Jai Gulati tiene especial interés en tres áreas: las personas, los procesos y la tecnología. “En definitiva, los procesos y la tecnología son importantes porque repercuten en las personas”, afirma Gulati. “Queremos utilizar las mejores tecnologías y crear los mejores procesos, siempre con el objetivo de brindar apoyo a las personas”.

Tras años de experiencia en los sectores de alta tecnología, servicios financieros y telecomunicaciones, Gulati se incorporó a la innovadora compañía de biotecnología Regeneron, primero como Director Global de Operaciones de TI y ahora como Director Global de Servicios de Aplicaciones y Automatización Inteligente. Regeneron es reconocida por su innovación científica en la investigación de terapias y el desarrollo de nuevos medicamentos para enfermedades graves como el cáncer, la ceguera y el virus del Ébola. En los últimos años, la compañía se ha destacado por su labor en el tratamiento y la prevención del COVID-19.

“Lo que más valoro de Regeneron es que las personas trabajan con un verdadero compromiso por los pacientes, por encontrar nuevos tratamiento y por hacer siempre lo correcto”, afirma Gulati. “Por eso sigo comprometido con esta compañía después de tantos años”.

Estandarización con Adobe Acrobat Sign

Una vez concluida la transformación de la infraestructura de TI, Gulati se encargó de rediseñar las aplicaciones. “La tecnología y los procesos afectan a los pacientes, ya que se utilizan varias herramientas en todo el recorrido: desde el descubrimiento importante de un científico y el análisis del medicamento en investigación, hasta su fabricación y distribución a las personas que lo necesitan”, comenta Gulati.

Gulati creó un equipo de servicios de aplicaciones enfocado en ofrecer aplicaciones y procesos sostenibles, ampliables y confiables en toda la compañía. Con una estructura sólida y flexible, Gulati se propuso ofrecer servicios de TI en semanas en lugar de meses. Al investigar las aplicaciones utilizadas en la compañía, el equipo de servicios de aplicaciones descubrió que varios grupos usaban Adobe Acrobat Sign para los flujos de trabajo con documentos digitales.

La documentación es fundamental en los sectores de farmacéutica y medicina, y muchos de estos documentos requieren firmas. Por ejemplo, los equipos de fabricación deben conservar registros detallados para cumplir con las normativas de la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA) de EE. UU. y otros organismos reguladores. Al igual que en muchas compañías, también se presentan las necesidades cotidianas de firmar, por ejemplo, contratos con nuevos proveedores, cartas de ofertas de empleo y autorizaciones de acceso a servidores.

Muchos equipos adoptaron Adobe Acrobat Sign por iniciativa propia para simplificar los procesos de firma y documentación. Sin embargo, Gulati identificó muchas más oportunidades de uso en distintas áreas de la compañía. El equipo de servicios de aplicaciones decidió implementar Adobe Acrobat Sign como un servicio empresarial.

“Al adoptar Adobe Acrobat Sign a nivel empresarial, logramos beneficiarnos de funciones como el inicio de sesión único y fortalecimos la privacidad y la seguridad de los datos con una arquitectura estándar”, afirma Gulati. “La adopción es fundamental para cualquier tecnología nueva. Dado que toda la compañía ya utilizaba Adobe Acrobat, sabíamos que los equipos adoptarían con mayor facilidad una solución de firma electrónica de un proveedor confiable y conocido”.

La firma remota como respuesta a la pandemia

Gulati incorporó Adobe Acrobat Sign a una iniciativa digital más amplia que buscaba promover una fuerza laboral flexible y compatible con el trabajo remoto. Tan solo dos semanas después de iniciar el programa piloto, la pandemia de COVID-19 obligó a los empleados a trabajar desde casa. El interés por Adobe Acrobat Sign aumentó considerablemente en toda la compañía.

“Solo toma dos semanas implementar Adobe Acrobat Sign en un nuevo equipo”, afirma Gulati. “Una implementación rápida requiere establecer las expectativas correctas y trabajar con los partners adecuados. Ninguna tecnología funciona exactamente como se tiene previsto, pero los proveedores confiables como Adobe introducen innovaciones y se ponen de acuerdo contigo para ayudarte a alcanzar tus metas. También es fundamental ser flexible, porque durante el proceso podrías encontrar nuevos usos que antes no habías contemplado”.

Optimización del tratamiento mediante procesos rápidos

Adobe Acrobat Sign ya se utiliza en todo Regeneron, y los equipos del área legal y de fabricación están entre los usuarios más frecuentes. El área legal utiliza Adobe Acrobat Sign para firmar todo tipo de documentos legales, como acuerdos de confidencialidad, declaraciones de trabajo y convenios con asesores externos. El área de fabricación registra cada fase del desarrollo de medicamentos para garantizar el cumplimiento de los reglamentos estrictos.

El equipo de servicios de aplicaciones colabora con los distintos equipos de Regeneron para crear plantillas de Adobe Acrobat Sign y formularios web que digitalizan y automatizan los flujos de trabajo de documentación. Gracias a Adobe Acrobat Sign, los equipos pueden crear documentos automáticamente, enviarlos a las personas indicadas para su firma y aprobación y monitorear el estado de cada documento firmado. Ya que los firmantes no necesitan imprimir ni escanear los documentos, el proceso de firma es más veloz y sencillo.

“Adobe Acrobat Sign aumenta la eficiencia interna y nos permite optimizar la interacción con los firmantes al ofrecerles un método rápido, sencillo y sin contacto para la gestión de documentos”, afirma Anand Shah, Gerente Senior de Prestación de Servicios de Regeneron.

“Según nuestros cálculos, uno de nuestros equipos logró ahorrar $633,000 y 4,608 horas al año gracias a una mayor eficiencia en los procesos después de implementar un formulario web automatizado de Adobe Acrobat Sign. Asimismo, al reducir el uso de papel, evitamos el consumo de aproximadamente 2,600 galones de agua”, señala Shah.

Ampliación del acceso a través de partners e integraciones

Al priorizar las integraciones con los partners tecnológicos del ecosistema de Adobe, el equipo de servicios de aplicaciones está implementando rápidamente Adobe Acrobat Sign en toda la empresa y en aplicaciones como Veeva, Microsoft 365 y Teams. Gracias a la integración con iCertis, el equipo de RR. HH. y los reclutadores pueden crear automáticamente ofertas de contrato y enviarlas para su firma desde la interfaz de iCertis. La automatización de este proceso agiliza los plazos de gestión de los contratos de 2 horas a 4.8 minutos, una reducción del 96%. En una compañía que gestiona miles de contratos al año, esto representa una optimización significativa.

El equipo de RR. HH. también utiliza las integraciones con Workday para gestionar miles de ofertas de empleo al año, tanto para candidatos internos como externos. La automatización del proceso manual permitirá ahorrar alrededor de $3.2 millones cada año, prácticamente eliminando los costos de impresión y papel, además de ahorrar 23,000 horas en procesos.

“La tecnología avanza tan rápido que es difícil prever dónde estaremos en cinco años”, señala Gulati. “Seguimos identificando nuevos procesos donde podemos implementar Adobe Acrobat Sign. Al optimizar los procesos internos, simplificar la fabricación y fomentar la investigación, avanzamos con mayor eficiencia hacia nuestra meta de transformar la ciencia en medicina para los pacientes”.

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