Dräger macht Druck in der Digitalisierung

Dräger produziert Medizin- und Sicherheitstechnik, die auf der ganzen Welt das Leben von Menschen etwa im Krankenhaus, bei der Feuerwehr sowie in der Industrie schützt, unterstützt und sogar rettet. Beatmungsgeräte aus Lübeck gelten nicht erst seit der Covid-Pandemie als stark gefragte „Technik für das Leben“. Wegen der gängigen Atemschutzausrüstung „Made in Germany“ heißen Bergungskräfte im Minenwesen der USA seit langem „Drägermen“ oder „Drägerwomen“. Damit die Prozesse auf dem neusten Stand der Technik sind, beschleunigt Dräger diese mit digitalen Technologien wie etwa der elektronischen Unterschriftenlösung Adobe Acrobat Sign.

Mit elektronischen Unterschriften muss Compliance nicht mehr kompliziert sein

Als Hersteller für Medizin- und Sicherheitstechnik muss Dräger mit vielen Dokumenten nachweisen, dass die Entwicklung und Produktion seiner Geräte alle regulatorischen Anforderungen erfüllen. Doch praktisch nirgendwo steht, dass sämtliche Aufzeichnungen mit Papier und Stift zu erfolgen haben. Daher suchten Dräger-Beschäftigte eine digitale Alternative zur traditionellen handschriftlichen Unterschrift, die mit teils langen Wegen, lästiger Wartezeit, hohem Papierverbrauch und umständlichen Medienbrüchen einherging.

„Prozesse müssen compliant, aber brauchen nicht kompliziert zu sein. Elektronische Unterschriften mit Acrobat Sign ermöglichen uns genau das“, sagt Lasse Janz, Quality & IT Consultant bei Dräger. Er ist Teil eines abteilungsübergreifenden Teams aus Beschäftigen von IT, Legal und Qualitätsmanagement, das mit elektronischen Unterschriften die herkömmlichen Dokumentenprozesse bei Dräger erfolgreich durcheinandergewirbelt hat. Und zwar aus eigenem Antrieb. Im digitalen Zeitalter von Papier ausgebremst zu werden, wurmte die digitalisierungsbegeisterte Gruppe. Flexible Strukturen bei Dräger fördern Beschäftigte, die sich parallel zu ihren Hauptaufgaben zusammenfinden und eigenständig Change-Projekte vorantreiben.

Das selbst gesetzte Ziel motivierte das Projektteam besonders, die bestmögliche digitale Lösung zu finden. Gegen andere Angebote und für Acrobat Sign entschied es sich nicht nur, weil Adobe die für Dräger wichtigen Anforderungen der US-Behörde FDA abdeckt. Den Ausschlag gab die Möglichkeit, mit eingebauten Integrationen zu gängigen Anwendungen viele Unterschriftenprozesse zu digitalisieren. „Acrobat Sign ist ein Beispiel dafür, wie einfach sich digitale Prozesse realisieren lassen. Die integrierten Automatisierungsoptionen mit Microsoft Power Automate und SharePoint sind ein großer Pluspunkt“, betont Jan Lütgens, IT-Experte bei Dräger und ein weiteres Projektteammitglied.

Elektronische Unterschriften auf Knopfdruck meistern

Seit März 2019 bringt Acrobat Sign frischen Wind in die Unterschriftenpraxis von Dräger. Das erste Erfolgserlebnis des Projektteams markierte der Einsatz im Kalibrierlabor, einer wichtigen Schlüsselstelle für die vorschriftsgemäße Fertigung. Das Labor prüft und justiert die Messtechnik, mit der Dräger sicherstellt, dass die lebenswichtigen Medizin- und Sicherheitstechnikprodukte normgerecht funktionieren. Während des Prüfverfahrens sind die Messgeräte nicht in der Fabrikhalle einsetzbar.

Die stolze Bilanz: „Die Bearbeitungszeit pro Unterschriftenvorgang wurde deutlich reduziert. Die Messgeräte sind nun schneller wieder verfügbar – ein Mehrwert für unsere Kundinnen und Kunden“, erklärt Jan Lütgens. „Und neben der Tatsache, dass sich Dokumente in einem digitalen Archiv leichter auffinden und durchsuchen lassen, sanken auch Lager-, Papier- und Druckkosten. Angestiegen hingegen ist die Zufriedenheit bei den Kollegen im Kalibrierlabor. Diese erhalten jetzt innerhalb weniger Stunden Feedback und Freigaben.“ Der Grund: Die Bearbeitungsdauer hängt nicht mehr davon ab, an welchem Standort die Laborleitung sich für die Freigabe befindet.

Wegen dieser guten Erfahrungen im Kalibrierlabor wurde Acrobat Sign schnell in weitere Bereiche bei Dräger eingeführt. Einen großen Vorteil beim Roll-out bieten die Integrationen etwa für SharePoint Online und Power Automate. Als Ergebnis kann Dräger mit sehr wenig Aufwand jede handschriftliche Unterschrift vollständig durch eine elektronische Unterschrift ersetzen. Zusätzlich praktisch: Nach dem Unterschriftendurchlauf erfolgt automatisch die digitale Archivierung beispielsweise in SharePoint Online.

Viel Zeit und Geld gespart, niemand muss sich umgewöhnen

Der Einsatz von Acrobat Sign hat die Unterschriftenprozesse von Dräger mit messbarem Erfolg digitalisiert. Inzwischen gibt es mehr als 1000 involvierte Beschäftigte quer durch fast alle Abteilungen. Jährlich 60.000 Dokumente erhalten nun ihre Unterschriften elektronisch statt wie zuvor auf Papier.

„Durch den Einsatz von Acrobat Sign werden wir dieses Jahr 360000 Blätter Papier einsparen und die Dauer eines Unterschriftenvorgangs um bis zu 80 Prozent verkürzen“, erläutert David Wagner, der bei Dräger das Unterschriften-Projektteam als Application Manager im Bereich Automatisierung unterstützt. Allein die Kalibrierscheinfreigabe dauert dank elektronischer Unterschriften im Schnitt statt 24 Stunden nur noch drei Stunden.

Bei den Beschäftigten stieß Acrobat Sign von Beginn an auf hohe Akzeptanz, weil sie ihre gewohnten Workflows weiterverwenden können. Denn die meisten elektronischen Unterschriftenvorgänge können sie dank der nahtlosen Integration direkt aus den ihnen vertrauten Microsoft-Anwendungen starten, was die neue Unterschriftenlösung ohne nennenswerte Einarbeitung intuitiv zugänglich macht.

Insbesondere in der Corona-Pandemie erwies sich die weitsichtige Digitalisierungsmaßnahme als Vorteil. „Mail öffnen, Button klicken, unterschreiben. ‚War es das schon?!‘, fragen sich viele überrascht und sind begeistert, dass mit Acrobat Sign alles so schnell geht“, berichtet David Wagner.

Da steckt noch viel mehr Effizienzpotenzial drin

„Acrobat Sign ist ein starkes Tool, das sich schon in dieser kurzen Zeit als sehr wertvoll erwiesen hat“, resümiert David Wagner. Dennoch sieht er für Dräger noch mehr Potenzial. Derzeit implementiert der Hersteller für Medizin- und Sicherheitstechnik mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) eine Unterschriftenvariante, die zusätzliche Anforderungen an die Identifikation des Unterzeichners stellt. Durch die damit verbundene höhere rechtliche Akzeptanz eignet sie sich auch für formbedürftige oder besonders sensible Dokumente. So könnte die digitale Lösung Drägers Unterschriftenprozesse in weiteren Bereichen in neue Effizienzhöhen aufsteigen lassen.

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