Digital näher dran an Kund*innen und Kolleg*innen

Galenica ist der führende vollständig integrierte Gesundheitsdienstleister in der Schweiz. Mit dem landesweit größten Apotheken-Netz, einer Vielzahl an Produkt-Eigenmarken sowie eigener Groß- und Einzelhandelslogistik gestaltet die Unternehmensgruppe die Wege für Kund*innen zu Gesundheit, Schönheit und Wohlbefinden so kurz wie möglich. Durch eine kontinuierliche Digitalisierung von bisherigen Papierprozessen will Galenica auch in Zukunft ganz nah dran bleiben am Marktgeschehen. Sie ermöglicht zum Beispiel eine agilere Zusammenarbeit intern und mit Partner*innen. E-Signaturen von Adobe Acrobat Sign unterstützen Galenica dabei.

Behandlungsbedarf für akute Papierineffizienz

Wenn die Beschäftigten von Alloga, einem der Logistik-Unternehmen innerhalb der Galenica-Gruppe, die flächendeckende Medikamentenversorgung sichern, überlassen sie nichts dem Zufall. Alle Prozessschritte dokumentieren und validieren sie am Computer. Nur, die Unterschriften setzten sie noch lange Zeit auf Papierausdrücke. Das bedeutete ein Medienbruch bei jedem Vorgang, der in Summe viel Zeit kostete. „Wir haben uns gefragt: Lassen sich die Freigabezertifikate nicht digital validieren? Immer wieder alles ausdrucken, versenden, signieren, scannen und weiterleiten. Das widerspricht unserem Ziel, stets effizienter zu werden“, erinnert sich Marc Wuergler, Head of IT Application Management bei Galenica.

Der IT-Fachmann begab sich im Januar 2021 auf die Suche nach einer E-Signaturlösung, die für die vorgeschriebene Computer-System-Validierung geeignet ist und sich einfach bedienen lässt. Das sind keinesfalls außergewöhnliche Wünsche, die dennoch längst nicht alle Angebote selbstverständlich erfüllen. Fündig wurde Marc Wuergler bei Adobe. Acrobat Sign deckte nicht nur alle Bedürfnisse ab, sondern war auch finanziell am attraktivsten.

Als Glücksfall erwies sich aus Sicht von Galenica zudem, dass sich die E-Signaturlösung von Adobe flexibel skalieren lässt. Denn als sich die Unternehmensgruppe im Mai 2021 für Acrobat Sign entschied, hatte der sprunghafte Wechsel vieler Beschäftigter ins Home-Office auch in anderen Bereichen den Digitalisierungsbedarf deutlich vor Augen geführt.

„Während der Corona-Lockdowns waren die Dokumentenprozesse vor allem für den Einkauf und die Finanzen noch schwieriger zu behandeln als ohnehin“, blickt Marc Wuergler zurück. „Wenn ein Team neue Software brauchte und der Beschaffungsantrag nicht vorankam, konnte niemand auf Anhieb wissen, bei welcher der vier bis fünf Validierungsstellen das Dokument lag. Die Nachverfolgung war mühsam und zeitraubend. Das passte nicht mehr zu einem Gesundheitsmarkt, auf dem es so schnell gehen musste, wie nie zuvor.“

Erfolgsrezept für Galenicas digitale Fitness

Seit Juni 2021 steht Acrobat Sign für aktuell rund 400 zeichnungsberechtigte Galenica-Entscheider*innen zur Verfügung. Sie stoßen pro Monat durchschnittlich rund 5.000 Signaturvorgänge etwa für Beschaffungsanträge, Rechnungen und interne Freigaben an. Die Lösung entwickelte sich aus dem Stand zu einem festen Teil des Tagesgeschäfts und ist nicht mehr wegzudenken. „Acrobat Sign war für uns ein Quick Win. Die Plattform war sofort verfügbar. Sie in Betrieb zu nehmen, war so einfach, dass wir die Professional Services von Adobe gar nicht benötigten“, berichtet IT-Fachmann Wuergler.

Für Galenica bedeutet der Wechsel zu E-Signaturen eine „gewaltige Differenz“, so Marc Wuergler. Statt punktuell immer wieder viel Aufwand und Geduld zu investieren, um Dokumentenstaus zu beseitigen, erledigen die Beschäftigten jetzt viel mehr administrative Aufgaben in weniger Zeit und können sich Produktiverem widmen.

„Alle arbeiten woanders. Wenn es hakte, wussten wir oft nicht so genau, wo“, so Marc Wuergler. „Jetzt ermöglicht die digitale Nachverfolgung des Prozessstatus vollständige Transparenz. Falls eine Bestellung wegen eines befristeten Rabattangebots drängt, kann man gezielt bei dem oder der jeweiligen Beteiligten nachfragen“, beschreibt der IT-Fachmann die viel effizientere Prozesskultur bei Galenica.

Fast täglich profitiert Marc Wuergler selbst von den Vorteilen der Lösung. „Für mich als Kostenstellenleiter macht Acrobat Sign einen großen Unterschied. Ich kann alles digital erfassen und den Finanzteam auch so weiterleiten. Seit dem Start der Lösung habe ich keine Hauspost mehr. Es ist alles so viel einfacher jetzt.“

Klarer Befund: Acrobat Sign wirkt

Der Effizienzgewinn durch Acrobat Sign ist ein „Riesen-Mehrwert“, so Marc Wuergler. „Vor der Einführung der Lösung dauerte es häufig zwei Wochen und in Extremfällen zwei Monate, bis ein Vorgang komplett abgeschlossen war. Jetzt hat sich die Dauer auf zwei bis fünf Tage beschleunigt. Da haben wir viel gewonnen.“

Ebenso vorteilhaft wie die Zeitersparnis durch den Wegfall von Postversand und Wartezeit an sich bewertet IT-Experte Wuergler den viel reibungsloseren Informationsfluss. „Die Qualität der Dokumentation ist durch Acrobat Sign deutlich höher. Alle wissen, wo ein Vorgang gerade liegt. Am Schluss bekommen alle Beteiligten automatisch eine digitale Kopie. Kein Dokument geht verloren, jedes lässt sich per Suchmaske aufrufen. Das ist einfach eine perfekte Welt.“

Das einfache Bedienkonzept der digitalen Lösung steigert zudem die Produktivität. Marc Wuerglers Analyse zufolge spart Acrobat Sign für jedem und jeder Beschäftigten pro Dokument fünf Minuten Bearbeitungszeit. Das ergibt derzeit hochgerechnet 4500 Arbeitsstunden pro Jahr, die sie für wertvollere Tätigkeiten verwenden können. Das Feedback der Beschäftigten ist einstimmig. „Alle sind von Acrobat Sign begeistert, weil man die Unterschriften so schnell zusammen hat. Wir können uns gar nicht mehr vorstellen, wie es ohne gehen soll“, betont Marc Wuergler.

Nicht zuletzt gewinnt auch die Umwelt. Monatlich reduziert Galenica den Papierverbrauch um rund 20000 Ausdrücke durch den Einsatz von Acrobat Sign. Der eingesparte CO2-Verbrauch entspricht dem Strombedarf, den rund 14000 Betriebstage eines Kühlschranks erfordern. Diese Energie lässt sich jetzt mit noch einem viel besseren Gewissen für die kühle Lagerung von lebenswichtigen Medikamenten aufwenden.

Noch mehr Prophylaxepotenzial gegen Signaturstau

Für Galenica ist das erst der Anfang. Aufgrund der guten Erfahrungen zeigen immer mehr Fachbereiche Interesse an der E-Signaturlösung. Zudem steht die Integration von Sign an das hauseigene Archivsystem und in Microsoft 365 auf der To-Do-Liste. Dank eingebauter Schnittstellstellen ist das ein Leichtes. „Dank des Potenzials von Acrobat Sign werden wir in naher Zukunft kontinuierlich noch viel mehr alte Papierprozesse durch neue digitale ablösen können“, so IT-Experte Wuergler.

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