L'avantage concurrentiel du digital.
Innogy utilise Adobe Sign pour améliorer la productivité et les expériences.
425
CONTRATS
traités chaque mois
Products:
Objectives
Améliorer les services auprès des clients internes et externes en numérisant les processus
Limiter les risques en réduisant les erreurs dues à la paperasse et les retards
Soutenir les initiatives écologiques en réduisant la consommation et les déchets de papier
Results
FINIS les coûts d’impression et d’affranchissement.
Documents signés en quelques MINUTES et non plus en quelques semaines.
EXPÉRIENCES optimisées pour les clients internes et externes.
425 CONTRATS traités chaque mois.
“Grâce à Adobe Sign, nous réduisons les coûts, nous dopons la productivité et, surtout, nous améliorons les expériences à tous les niveaux.”
Sam Marlow
Administrateur principal, Innogy
L’énergie du futur
Quand on pense à un fournisseur d’énergie bien établi, on imagine souvent une entreprise classique, peu dynamique. Innogy, filiale de RWE AG, est tout le contraire. Sentant tourner le vent du changement, elle s’est spécialisée dans les énergies inventives, vertes et renouvelables, capables d’alimenter un monde digital.
Cet état d’esprit avant-gardiste est manifeste à tous les niveaux de l’entreprise. L’équipe des ressources humaines au Royaume-Uni a identifié une opportunité d’offrir de meilleures expériences aux clients internes et externes en numérisant les processus.
« À l’ère digitale, les utilisateurs veulent des communications instantanées simples », remarque Sam Marlow, administrateur principal chez Innogy. « Pourtant, lorsqu’il fallait faire signer un document, c’était toujours sous forme imprimée. Cette procédure était non seulement lente, mais elle ne cadrait pas avec les valeurs de l’entreprise. Pour améliorer l’expérience tant du personnel administratif que des signataires, nous avons donc décidé de déployer une solution de signature électronique. »
Innogy a choisi Adobe en raison de sa réputation de leader dans le domaine de la documentation électronique. Grâce à Adobe Sign, la solution de signature électronique d’Adobe Document Cloud, l’équipe administrative des RH a pu gagner en efficacité et en ergonomie. L’adoption d’Adobe Sign a nécessité l’approbation de différents services au Royaume-Uni et en Allemagne, siège du groupe. Tous les collaborateurs concernés ont accueilli avec enthousiasme la mise en œuvre d’Adobe Sign en constatant son extrême simplicité.
Des contrats signés en cinq minutes
Le jeu de documents transmis aux nouveaux salariés pouvait atteindre une vingtaine de pages. Outre le contrat de travail de neuf pages, l’équipe des RH joignait une documentation d’accueil incluant des formulaires relatifs à la concurrence, la conformité et la déclaration de revenu, ainsi qu’une lettre de confirmation de la date d’embauche.
Auparavant, l’équipe imprimait deux copies du dossier qu’elle envoyait par courrier au postulant. Une fois l’accusé de réception signé, celui-ci devait remplir les différents documents, les signer et les renvoyer par courrier. Les retards pouvant rapidement s’accumuler, et il arrivait qu’il faille jusqu’à deux semaines à Innogy pour récupérer les documents signés.
« Avec Adobe Sign, les contrats arrivent directement dans la messagerie des postulants », précise Sam Houghton, gestionnaire RH chez Innogy. « Nous avons déjà reçu des documents complétés et signés en cinq petites minutes seulement. »
La concurrence pour recruter des collaborateurs spécialisés et expérimentés peut être féroce, mais Innogy bénéficie d’un atout avec Adobe Sign. Le workflow digital agile est plus représentatif de l’engagement d’Innogy en matière d’innovation. Il donne aux postulants une vision plus attrayante de l’entreprise. Les temps de réponse plus courts encouragent en outre ceux-ci à donner plus rapidement leur réponse, au lieu de poursuivre les entretiens avec d’autres entreprises.
“Grâce à Adobe Sign, nous avons éliminé les coûts d’impression et d’envoi, et cela s’est traduit par un solide retour sur investissement. Adobe Sign est plus que rentable.”
Sam Marlow
Administrateur principal, Innogy
Des rendements élevés
Outre les contrats et l’accueil des nouveaux collaborateurs, l’équipe administrative des RH gère les promotions et autres contrats de nouvelle affectation en interne. Auparavant, les salariés imprimaient, signaient et numérisaient les contrats qu’ils recevaient par e-mail. À présent, il suffit de quelques clics dans Adobe Sign pour renvoyer les documents, ce qui fait gagner du temps et économiser des ressources.
L’équipe administrative des RH étudie actuellement MegaSign, une fonctionnalité d’Adobe Sign qui permet de gérer les signatures par lots. Comme certains contrats peuvent concerner jusqu’à 24 salariés à la fois chez Innogy, MegaSign limitera les tâches répétitives et dopera encore plus la productivité.
Contrats internes et externes confondus, l’équipe administrative des RH traite 425 contrats par mois. En s’affranchissant des impressions, l’entreprise économise d’importantes quantités de papier et confirme son engagement vis-à-vis du développement durable. « Grâce à Adobe Sign, nous avons éliminé les coûts d’impression et d’envoi, et cela s’est traduit par un solide retour sur investissement », constate Sam Marlow. « En numérisant les contrats avec Adobe Sign, nous économisons en plus chaque mois pas moins de 10 600 litres d’eau, 105 kilos de déchets et 415 kilos de bois nécessaires à la production et à l’élimination des déchets de papier.* Grâce à Adobe Sign, nous avons considérablement amélioré notre impact sur l’environnement. Cet outil contribue à faire d’Innogy une marque impliquée dans le développement durable. »
« Nous économisons en outre environ 10 % du temps qui était auparavant nécessaire à la préparation des documents au quotidien, ce qui nous permet d’être plus productifs. Adobe Sign est plus que rentable », conclut Max Marlow.
Précision et productivité accrues
Depuis qu’elle utilise Adobe Sign, l’équipe administrative des RH a observé d’énormes améliorations du workflow. Créés dans Microsoft Word, les formulaires sont stockés dans une bibliothèque centralisée qui simplifie leur ajout dans chaque e-mail, sans risque d’erreur. Les champs obligatoires évitent que les documents renvoyés soient incomplets, ce qui pourrait retarder les étapes suivantes.
« Il est inutile de numériser les documents », précise Sam Houghton. « Les formulaires remplis peuvent être téléchargés et transmis directement à l’équipe chargée de gérer la paie. En éliminant les retards, nous raccourcissons les délais d’embauche. »
Adobe Sign inclut également une fonction essentielle de suivi des contrats. Par le passé, une fois le courrier déposé au bureau de poste, Innogy ne savait pas où se trouvaient les documents, ni si le destinataire en avait pris connaissance. Grâce au tableau de bord d’Adobe Sign, l’équipe des RH sait désormais si le nouveau collaborateur a reçu et parcouru les documents.
Les améliorations en termes de gestion et de visibilité ont permis aux membres de l’équipe administrative des RH de trouver un meilleur équilibre entre leur vie personnelle et leur vie professionnelle. En effet, la gestion des documents physiques étant devenue inutile, ils peuvent désormais travailler chez eux une fois par semaine. « Le temps économisé sur les tâches administratives avec Adobe Sign peut être consacré à perfectionner les processus et à proposer de meilleurs services », renchérit Sam Houghton.
Jouer les fers de lance de l’entreprise
La réussite de l’équipe administrative des RH avec Adobe Sign gagne toute la société Innogy et le groupe RWE. L’équipe chargée de la paie a commencé à utiliser Adobe Sign pour faire signer des documents, tandis que l’équipe des ventes en étudie l’utilisation pour les contrats commerciaux. D’autres branches internationales d’Innogy sont également intéressées. Le siège de l’entreprise en Allemagne se tourne vers les services RH au Royaume-Uni pour définir de bonnes pratiques qui pourraient conduire à généraliser l’adoption d’Adobe Sign.
« La technologie progresse vite, tout comme notre activité », remarque Mark Bass, responsable du centre de contact des opérations RH chez Innogy. « Avec Adobe Sign, nous gagnons en agilité et cela nous permet d’attirer les talents nécessaires pour accompagner la croissance de l’entreprise aujourd’hui et demain. »
* Gains pour l’environnement évalués à l’aide du Calculateur des ressources économisées d’Adobe Document Cloud.
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