Jai Gulati tem uma forte paixão por três pilares: pessoas, processos e tecnologia. “No fim das contas, processos e tecnologia importam porque afetam diretamente as pessoas”, diz Gulati. “Buscamos adotar as melhores tecnologias e desenvolver processos eficazes, sempre com o foco em apoiar as pessoas.”

Após atuar por anos nos setores de alta tecnologia, serviços financeiros e telecomunicações, Gulati se juntou à inovadora empresa de biotecnologia Regeneron, inicialmente como chefe global de operações de TI, e atualmente ocupa o cargo de chefe global de serviços de aplicativos e automação inteligente. A Regeneron é reconhecida por sua atuação científica de ponta, conduzindo pesquisas terapêuticas e desenvolvendo medicamentos inovadores para tratar doenças graves como o câncer, enfermidades que causam cegueira e o vírus Ebola. Nos últimos anos, a empresa ganhou destaque na mídia por seu trabalho no tratamento e na prevenção da COVID-19.

“Gosto do fato de que todos os funcionários na Regeneron compartilham uma paixão genuína por ajudar pacientes, buscar tratamentos para doenças e agir com integridade”, afirma Gulati. “Essa é a razão pela qual continuo na empresa há tanto tempo.”

Padronização do uso do Adobe Acrobat Sign

Após liderar uma transformação na infraestrutura de TI, Gulati recebeu a missão de reavaliar os aplicativos utilizados pela empresa. “Tecnologia e processos têm impacto direto em cada paciente, já que diversas ferramentas são empregadas ao longo de toda a jornada, desde a descoberta crítica feita por um cientista até o estudo do medicamento experimental, sua produção e entrega às pessoas que precisam dele”, explica Gulati.

Para isso, ele formou uma equipe de serviços de aplicativos com foco em oferecer soluções sustentáveis, escaláveis e confiáveis para toda a organização. Com uma base tecnológica sólida e flexível, Gulati estabeleceu a meta de disponibilizar serviços de TI em semanas, e não mais em meses. Durante a análise dos aplicativos utilizados internamente, a equipe identificou que diversos departamentos já estavam usando o Adobe Acrobat Sign para gerenciar fluxos de trabalho com documentos digitais.

A documentação desempenha um papel essencial nas áreas médica e farmacêutica, especialmente quando há exigência de assinaturas. Um exemplo disso é o setor de fabricação, que precisa manter registros detalhados para atender às exigências da FDA e de outros órgãos reguladores. Além disso, a empresa também lida diariamente com necessidades comuns, como contratos com fornecedores, cartas de oferta de emprego e permissões de acesso a servidores, todas exigindo assinaturas.

Vários departamentos adotaram o Adobe Acrobat Sign por conta própria para agilizar esses processos de assinatura e documentação. No entanto, Gulati percebeu que havia muitos outros casos de uso possíveis dentro da organização. Diante disso, a equipe de serviços de aplicativos decidiu estabelecer o Adobe Acrobat Sign como uma solução corporativa.

“Ao adotar o Adobe Acrobat Sign com uma abordagem corporativa, conseguimos utilizar funcionalidades como o logon único e fortalecer a privacidade e a segurança dos dados por meio de uma arquitetura padronizada”, afirma Gulati. “A aceitação é essencial para o sucesso de qualquer nova tecnologia. Como o Adobe Acrobat já era amplamente utilizado na empresa, sabíamos que uma solução de assinatura eletrônica de um fornecedor reconhecido e confiável teria alta taxa de adoção.”

Adoção de assinaturas remotas durante a pandemia

Gulati integrou o Adobe Acrobat Sign a uma iniciativa digital mais ampla, voltada a promover uma força de trabalho ágil e permitir que os colaboradores atuassem de qualquer lugar. Apenas duas semanas após o início do programa-piloto, a pandemia de COVID-19 forçou a transição dos funcionários para o trabalho remoto. Com isso, a procura pelo Adobe Acrobat Sign cresceu em toda a organização.

“Leva apenas duas semanas para disponibilizar o Adobe Acrobat Sign a um novo grupo”, comenta Gulati. “Para uma implementação eficiente, é essencial alinhar bem as expectativas e colaborar com os parceiros certos. Nenhuma tecnologia funcionará exatamente conforme o planejado, mas bons fornecedores, como a Adobe, estão dispostos a inovar e colaborar para que você alcance suas metas. É igualmente importante manter a flexibilidade, pois, ao longo do processo, podem surgir novos casos de uso que você não havia previsto.”

Acelerando tratamentos com menos burocracia

Atualmente, o Adobe Acrobat Sign está em uso em toda a Regeneron. As equipes jurídica e de fabricação estão entre as que mais utilizam a ferramenta. O departamento jurídico emprega o Adobe Acrobat Sign para coletar assinaturas em diversos tipos de documentos legais, como acordos de confidencialidade, contratos de escopo de trabalho e contratos com consultorias jurídicas externas. Já a área de fabricação documenta cada etapa do processo de produção de medicamentos, garantindo o cumprimento das exigentes normas regulatórias.

A equipe de serviços de aplicativos colabora com outras equipes da Regeneron na criação de modelos e formulários Web no Adobe Acrobat Sign, digitalizando e automatizando os fluxos de trabalho relacionados à documentação. Com o Adobe Acrobat Sign, as equipes conseguem gerar documentos automaticamente, direcioná-los para as pessoas certas para assinatura e aprovação, e acompanhar em tempo real o status de cada assinatura. Ao eliminar a necessidade de imprimir e digitalizar documentos, o processo de assinatura se torna significativamente mais rápido e simples.

“O Adobe Acrobat Sign não só melhora nossa eficiência interna, como também transforma nossa maneira de interagir com os signatários, oferecendo uma solução rápida, fácil e sem contato para lidar com documentos”, afirma Anand Shah, gerente sênior de prestação de serviços da Regeneron.

“Estimamos que, ao migrar para um formulário Web automatizado com o Adobe Acrobat Sign, uma equipe específica conseguiu economizar US$ 633 mil e 4.608 horas por ano graças a processos mais eficientes. Além disso, ao reduzir o uso de papel, conseguimos economizar quase 9.600 litros de água”, acrescenta Shah.

Expansão do acesso com integrações e parcerias estratégicas

Ao priorizar integrações com parceiros tecnológicos dentro do ecossistema da Adobe, a equipe de serviços de aplicativos tem acelerado a expansão do Adobe Acrobat Sign em toda a organização, conectando-o a plataformas como Veeva, Microsoft 365 e Teams. A conexão com o iCertis permite que as equipes de RH e recrutamento gerem automaticamente propostas contratuais e as enviem para assinatura diretamente pela interface do iCertis. Essa automação reduziu em 96% o tempo necessário para processar contratos, diminuindo o tempo médio de 2 horas para apenas 4,8 minutos, um ganho significativo no processamento de milhares de contratos por ano.

A equipe de RH também se beneficia da integração com o Workday para gerenciar milhares de ofertas de emprego anualmente, tanto para candidatos internos quanto externos. Automatizando um processo antes manual, estima-se uma economia de cerca de US$ 3,2 milhões por ano, eliminando quase por completo os custos com papel e impressão, além de poupar 23 mil horas de trabalho.

“Com o avanço acelerado da tecnologia, é difícil prever onde estaremos em cinco anos”, observa Gulati. “Ainda estamos identificando novos processos em que o Adobe Acrobat Sign pode ser aplicado. Ao melhorar os fluxos internos, otimizar a produção e dar suporte à pesquisa, conseguimos avançar com mais eficiência em nossa missão de transformar ciência em medicina para beneficiar pacientes.”

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