Documentar o futuro dos serviços de saúde sustentáveis.
Roche Diagnostics fornece a médicos e pesquisadores ainda mais informação sobre documentação de produtos.
50%
de mais rapidez na produção de documentação em PDF
Objetivos
Adicionar elementos visuais à documentação para atender à demanda dos clientes
Automatizar a conversão de documentos em XML não estruturado em estruturado
Criar conteúdo que pode ser migrado com facilidade para um novo CMS componente
Resultados
Produção de documentação em PDF 50% mais rápida
Êxito na mudança de edição não estruturada para estruturada
Os clientes adoram o layout e o design visual
A estrutura XML personalizada simplifica a criação
“Automatizar a produção de documentos com o Adobe FrameMaker mudou o processo todo, o que nos permite um prazo para comercialização mais rápido.”
Thomas Risi
Líder de departamento da Roche Diagnostics
O poder do conhecimento
Os diagnósticos “in vitro” são conhecidos como os “campeões silenciosos” dos serviços de saúde. “In vitro” é o termo em latim para “no vidro.” Testes realizados fora do paciente, usando lâminas de vidro, placas de Petri, tubos de ensaio e outros meios, influenciam mais de 60% das tomadas de decisões clínicas e constituem somente 2% dos custos. O diagnóstico ajuda os laboratórios a capacitarem os médicos para tomarem as decisões certas, no momento certo, com confiança, e ajudarem os pacientes a ficarem informados sobre sua saúde e bem-estar.
A Roche Diagnostics, uma divisão da multinacional da área de saúde Roche Group, fornece aos clientes em todos os setores de serviços de saúde, de instituições de pesquisa, hospitais e laboratórios comerciais a médicos e pacientes, o poder do conhecimento. A Roche Diagnostics desenvolve e fabrica centenas de produtos e tecnologias complexos e altamente regulamentados, incluindo testes de triagem rápida de doenças e instrumentos de processamento automatizado em tubos de alto volume.
A documentação técnica de alta qualidade é essencial para a segurança dos pacientes, pois ajuda a garantir o uso adequado de suprimentos e dispositivos. No entanto, os departamentos de documentação técnica nas empresas, como a Roche Diagnostics, enfrentam desafios constantes para acompanhar as rápidas inovações tecnológicas, o crescimento do setor e uma clientela internacional em expansão, que fala dezenas de idiomas em países com requisitos regulatórios que variam amplamente.
Ampliar a estrutura e o apelo visual
Por mais de 25 anos, os especialistas em documentação da commatec, uma parceira da Roche Diagnostics, ajudaram a empresa a desenvolver a documentação técnica. Dependendo do dispositivo, um único manual do usuário pode ter até 1.500 páginas, com manuais de treinamento e de serviços adicionando mais 1.500. Além do desenvolvimento de conteúdo, a commatec também fornece serviços de consultoria para a criação e desenvolvimento de ferramentas.
Há alguns anos, a Roche Diagnostics determinou que a aparência de seus manuais precisava de uma atualização. Os clientes estavam pedindo mais imagens e menos texto, por isso a Roche Diagnostics desenvolveu um protótipo de manual de treinamento e recorreu à commatec para ajudar na transição dos documentos.
“Depois de mantermos o mesmo layout por muitos anos, queríamos entrar em uma era completamente nova”, afirma Thomas Risi, chefe de documentação do laboratório principal da Roche Diagnostics. “Esteticamente, isso envolvia um novo foco nas imagens. Também aproveitamos a oportunidade para mudar da edição não estruturada para a estruturada usando o Adobe FrameMaker como nosso editor de XML.”
A princípio, a Roche e a commatec consideraram usar a especificação Darwin Information Typing Architecture (DITA) como sua definição de tipo de documento (DTD), que é basicamente a “gramática” de um arquivo. A DTD para um arquivo Extensible Markup Language (XML) contém os elementos, atributos, entidades e notações usadas. No entanto, a DITA era muito complexa para o que a Roche Diagnostics almejava. Com a ajuda da commatec, ela criou automações para converter documentos não estruturados em uma estrutura XML personalizada.
“Nosso ponto de partida era um documento que fosse criativo e cheio de insights, mas que não tivesse regras para padronização”, diz Martin Schlicksupp, CEO da commatec. “Então, nós mesmos criamos a estrutura com a mistura certa de regras de conteúdo e flexibilidade de design usando o Adobe FrameMaker. O FrameMaker tem sido nossa ferramenta favorita por quase 20 anos porque, no FrameMaker, sempre encontramos uma solução para qualquer desafio de documentação que possa surgir.”
“O Adobe FrameMaker Publishing Server e o Miramo capacitam nossas equipes globais para publicarem conteúdo em vários formatos, incluindo PDF, CHM, HTML, HTML5 e XML, por meio de nosso sistema de gerenciamento de conteúdo, o TCToolbox.”
Silke Köhler
Gerente de processos do departamento de publicações técnicas e tradução da Schneider Electric Automation GmbH.
Personalizações e automações
A solução XML personalizada que a commatec criou com a Roche Diagnostics conta com as automações do FrameMaker criadas com o FrameScript, uma ferramenta de automação e personalização de scripts orientada a objetos. Ao ser iniciado, o FrameMaker carrega os scripts que estendem a funcionalidade do FrameMaker.
“Nossa equipe ficou muito habilidosa no ambiente de criação WYSIWYG”, afirma Thomas Risi, chefe de documentação do laboratório principal da Roche Diagnostics. “É por isso que mantivemos a mesma DTD e o Adobe FrameMaker ainda é nosso editor de XML. Queremos facilitar o máximo possível para nossos criadores.”
A criação de scripts ajudou a automatizar a conversão dos documentos existentes em XMLs estruturados, mas a equipe também tinha que modificar a DTD. As mudanças editoriais e de layout foram uma compensação iterativa entre a adição de imagens e a remoção de texto, seguida por atualizações à DTD para oferecer suporte aos documentos futuros. A DTD, criada com a ajuda da commatec, tornou-se o padrão usado pela equipe de documentação, com 80 membros da Roche Diagnostics, e por três outros fornecedores terceirizados de suporte à documentação da Roche.
Aprovação dos clientes e da crítica
Os manuais atualizados da Roche Diagnostics receberam avaliações positivas dos clientes, que gostaram imediatamente da nova ênfase nos elementos visuais. Os manuais também chamaram a atenção da European Association for Technical Communication (tekom)
Todos os anos, a tekom premia as empresas que produzem documentações técnicas excepcionais. Um júri de especialistas em comunicação técnica avalia os participantes nos quesitos de estrutura, qualidade do texto, layout e design. O PDF e as versões eletrônicas dos manuais atualizados da Roche Diagnostics receberam o prestigioso Dokupreis da tekom em outubro de 2016. O formato de ajuda online de propriedade dos sistemas Roche, chamado User Assistance, que é gerado a partir da mesma estrutura no FrameMaker, ganhou o prêmio Dokupreis da tekom para documentação eletrônica, criado recentemente.
“Fomos muito metódicos em relação aos aprimoramentos que fizemos usando o Adobe FrameMaker”, diz Risi. “Estamos muito orgulhosos por termos deixado nossos clientes felizes e nossos colegas impressionados.”
Economia de tópicos e de tempo
O próximo avanço para a equipe de documentação da Roche Diagnostics é a implementação de um novo componente de SCHEMA do sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS). O CMS permitirá que a Roche Diagnostics mude da edição baseada em arquivo para a edição baseada em tópico.
“Hoje, nosso banco de dados da DTD contém tópicos, mas estão todos incluídos em arquivos”, diz Risi. “Quando tivermos o CMS, a edição será estritamente baseada em tópicos no Adobe FrameMaker, o que significa que não teremos que gerenciar capítulos inteiros em um só arquivo.”
Usando o conteúdo editado no FrameMaker, a Roche Diagnostics poderá gerenciar variantes e traduções no SCHEMA e, então, publicar e distribuir documentos. Os planos futuros incluem a otimização para dispositivos móveis, o que vai melhorar as experiências do cliente com a adição da conveniência da mobilidade.
Desde a conversão em XMLs estruturados, a Roche Diagnostics estima que o tempo para produzir um PDF diminuiu pela metade. Assim que o conteúdo for carregado no CMS, a empresa estima que poderá diminuir os tempos de tradução pela metade também.
“Automatizar a produção de documentos com o Adobe FrameMaker mudou o processo todo, o que nos permite um tempo mais rápido de lançamento no mercado”, diz Risi. “Mas as economias são só uma parte da história. Os documentos estão muito mais sofisticados. Aprimoramos muito mais do que somente a tecnologia por trás da produção, aprimoramos a experiência do usuário final.”
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