Ci sono tre cose che Jai Gulati ama in particolare: le persone, i processi e la tecnologia. “In fin dei conti, se processi e tecnologia sono importanti è perché riguardano le persone”, afferma. “Vogliamo usare le tecnologie più avanzate e creare i processi migliori, ma il fine ultimo deve sempre essere quello di supportare le persone”.

Dopo anni di lavoro nel settore high tech, nei servizi finanziari e nelle telecomunicazioni, Gulati è entrato a far parte dell’innovativa azienda biotecnologica Regeneron, inizialmente come responsabile globale delle operazioni IT e ora come responsabile globale dei servizi applicativi e dell’automazione intelligente. Regeneron è considerata un’azienda pioniera in campo scientifico, grazie al suo impegno nella ricerca terapeutica e nello sviluppo di nuovi farmaci per condizioni mediche gravi come il cancro, le patologie che portano alla cecità e la malattia da virus Ebola. Negli ultimi anni l’azienda ha fatto notizia per il suo lavoro per la cura e la prevenzione del COVID-19.

“Apprezzo il fatto che tutte le persone che lavorano in Regeneron condividano la stessa passione: aiutare i pazienti, trovare cure per le malattie e fare la cosa giusta”, racconta Gulati. “Per questo non ho mai lasciato l’azienda in così tanto tempo”.

Standardizzazione con Adobe Acrobat Sign

Dopo aver supervisionato la trasformazione dell’infrastruttura IT, Gulati ha ricevuto l’incarico di riadattare le applicazioni. “Tecnologie e processi possono avere un impatto sui pazienti. Infatti, sono molti gli strumenti utilizzati lungo il percorso, dal momento in cui viene fatta una scoperta determinante al successivo studio del farmaco sperimentale, fino alla sua produzione e somministrazione alle persone che ne hanno bisogno”, spiega Gulati.

Gulati ha creato un team per i servizi applicativi il cui obiettivo era distribuire applicazioni e processi sostenibili, scalabili e affidabili in tutta l’azienda. Partendo da una base solida e agile, mirava a fornire servizi IT nell’arco di settimane anziché mesi. Analizzando le applicazioni in uso nell’azienda, il team dei servizi applicativi ha scoperto che diversi gruppi si affidavano ad Adobe Acrobat Sign per i flussi di lavoro con documenti digitali.

La documentazione è un aspetto fondamentale nel settore medico e farmaceutico, e in molti casi implica la richiesta di firme. Ad esempio, il reparto produzione deve conservare resoconti dettagliati della sua attività per essere conforme ai requisiti FDA e di altri enti normativi. Poi, come in tante altre aziende, le firme sono necessarie anche per documenti relativi a operazioni quotidiane, come contratti con nuovi fornitori, lettere di offerte di lavoro e autorizzazioni di accesso ai server.

Diversi team avevano adottato autonomamente Adobe Acrobat Sign per semplificare la gestione di firme e documentazione, ma Gulati ha notato che esistevano tanti altri casi d’uso potenziali nei vari reparti dell’azienda. Ed è così che il team dei servizi applicativi ha deciso di distribuire Adobe Acrobat Sign come servizio enterprise.

“Adottando un approccio enterprise ad Adobe Acrobat Sign, abbiamo potuto sfruttare funzionalità come il single sign-on e migliorare la privacy e la sicurezza dei dati con un’architettura standard”, spiega Gulati. “La fase di adozione è determinante per qualsiasi nuova tecnologia. Adobe Acrobat è molto usato in tutta l’azienda e sapevamo che scegliere la soluzione per le firme elettroniche di un fornitore conosciuto e affidabile avrebbe reso le persone più propense ad adottarla”.

La firma a distanza per affrontare la pandemia

Gulati ha inserito Adobe Acrobat Sign in un’iniziativa digitale più ampia, volta a favorire la flessibilità delle persone affinché potessero lavorare ovunque si trovassero. Appena due settimane dopo il lancio del programma pilota, la pandemia di COVID-19 ha costretto il personale a lavorare da casa e di conseguenza la domanda di Adobe Acrobat Sign è aumentata drasticamente in tutta l’azienda.

“Bastano due settimane per estendere Adobe Acrobat Sign a un nuovo gruppo”, afferma Gulati. “Perché l’implementazione sia rapida, è necessario definire aspettative adeguate e collaborare con i partner giusti. Infatti, nessuna tecnologia funzionerà subito come previsto, ma se un fornitore è davvero valido, come lo è Adobe, saprà collaborare con te per innovare e aiutarti a raggiungere comunque i tuoi obiettivi. È importante anche mantenere un approccio agile, perché lungo il percorso potrebbero emergere nuovi casi d’uso di cui inizialmente non si era tenuto conto”.

Tempi di cura ridotti grazie a una burocrazia rapida

Ora Adobe Acrobat Sign è utilizzato in tutta Regeneron. Il team legale e quello di produzione sono tra gli utenti più assidui. L’ufficio legale utilizza Adobe Acrobat Sign per firmare documenti di ogni tipo, tra cui accordi di riservatezza, statement of work e contratti con consulenti esterni. Il reparto produzione, invece, documenta ogni fase del processo di creazione dei farmaci per attenersi a severe norme di conformità.

Il team dei servizi applicativi collabora con gli altri team di Regeneron per creare modelli e moduli web di Adobe Acrobat Sign che digitalizzino e automatizzino i flussi di lavoro con documenti. Con questa soluzione, i team possono creare documenti in automatico, trasmetterli alle persone che devono firmarli e approvarli, e monitorarne l’avanzamento. Poiché chi deve firmare non ha più bisogno di stampare e scansionare i documenti, il processo di firma è molto più facile e veloce.

“Adobe Acrobat Sign migliora non solo l’efficienza interna, ma anche l’interazione con chi deve firmare, in quanto offre a queste persone la possibilità di elaborare i documenti in modo rapido, semplice e senza contatto”, afferma Anand Shah, responsabile senior della distribuzione dei servizi presso Regeneron.

“Secondo le nostre stime, dopo essere passato a un modulo web automatizzato di Adobe Acrobat Sign, un team in particolare è riuscito a risparmiare 633.000 dollari e 4.608 ore all’anno grazie alla maggiore efficienza dei processi. Inoltre, l’eliminazione dei rifiuti cartacei ci ha permesso di risparmiare circa 9.800 litri d’acqua”, aggiunge Shah.

Accesso esteso tramite partner e integrazioni

Dando priorità alle integrazioni con i partner tecnologici dell’ecosistema Adobe, il team dei servizi applicativi sta rapidamente estendendo Adobe Acrobat Sign a tutti i reparti dell’azienda all’interno di applicazioni come Veeva, Microsoft 365 e Teams. L’integrazione con iCertis consente a risorse umane e recruiter di generare offerte contrattuali in automatico e di richiederne la firma attraverso l’interfaccia del software. L’automazione di questo processo riduce i tempi di elaborazione dei contratti del 96%, portandoli da 2 ore a 4,8 minuti: un risparmio enorme quando i contratti da elaborare ogni anno sono migliaia.

Il team delle risorse umane usa anche le integrazioni con Workday per gestire migliaia di offerte di lavoro inviate ogni anno a candidati interni ed esterni. Secondo le stime, l’automazione del processo manuale consentirà di risparmiare 3,2 milioni di dollari l’anno e 23.000 ore di elaborazione, nonché di eliminare quasi del tutto i costi legati a stampa e carta.

“La tecnologia sta cambiando così in fretta che è difficile prevedere dove saremo tra cinque anni”, aggiunge Gulati. “Continuiamo a scoprire ambiti sempre nuovi in cui integrare Adobe Acrobat Sign. Migliorando i processi interni, ottimizzando la produzione e sostenendo la ricerca, avanziamo in modo più efficiente verso la realizzazione della nostra missione, ovvero trasformare la scienza in farmaci per i pazienti”.

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