Durante más de 80 años, Seiko Epson Corporation (Epson) ha sido referente de innovación. La compañía comenzó fabricando componentes de relojería de alta precisión y actualmente es uno de los principales referentes en robótica, proyectores, semiconductores y sensores. Epson es reconocida por muchos consumidores y empleados de oficina como una marca confiable en impresoras y copiadoras para el sector comercial e industrial. La EP-101 fue la primera mini impresora del mundo, y los equipos Epson se utilizan en hogares y oficinas de todo el mundo.

Recientemente, Epson comenzó a expandir sus servicios a los empleados que trabajan en oficinas satélite. Los empleados pueden alquilar un espacio de oficina durante minutos u horas para realizar una videollamada, conectarse al wifi o tener una reunión breve.

Algunas de estas oficinas satélite ahora cuentan con impresoras Epson equipadas con Epson Print Admin, lo cual permite que los empleados impriman documentos de forma más segura mientras se dirigen a una reunión. Y gracias a la API de Adobe PDF Services, parte de Adobe Acrobat Services, Epson permite que los empleados impriman archivos de Microsoft Office de forma rápida, sencilla y precisa.

“En esta nueva etapa donde el trabajo remoto y los espacios de oficina distribuidos son cada vez más habituales, los empleados requieren espacios de trabajo confiables y seguros en cualquier lugar”, afirma el Sr. Tatsuya Mine, Representante Técnico de Epson. “Gracias a la API de Adobe PDF Services, hemos optimizado la impresión y logrado que las oficinas satélite compartidas sean tan seguras y eficientes como cualquier otra oficina”.

Impresión más segura y sencilla

Epson Print Admin adopta un nuevo enfoque altamente seguro para la impresión empresarial. Únicamente los usuarios registrados pueden imprimir, copiar o escanear documentos, y los trabajos de impresión solo se envían a imprimir cuando el usuario inicia sesión en la impresora. El inicio de sesión puede requerir ingresar un nombre de usuario y una contraseña o acercar una tarjeta de identificación al lector. Las oficinas satélite requerían una solución aún más universal para que cualquier usuario registrado pudiera imprimir sin recordar contraseñas o portar tarjetas.

Epson incorporó a Epson Print Admin un sistema de reconocimiento facial creado por Panasonic System Solutions Japan para ciertas oficinas satélite de Japón. Los usuarios registrados simplemente se colocan frente a una tableta, y el reconocimiento facial los identifica automáticamente.

“La seguridad es fundamental, especialmente cuando los empleados de distintas compañías comparten un mismo espacio de oficina”, afirma el Sr. Hiroshi Matsumoto, Jefe de Equipo de Epson. “El reconocimiento facial garantiza la privacidad de los documentos impresos, con mayor facilidad y seguridad que una contraseña o una tarjeta de identificación. “Aún estamos en la fase de pruebas, pero pronto el reconocimiento facial podría implementarse en más oficinas satélite de Japón”.

Las oficinas satélite también requerían una versión sin controladores de Epson Print Admin, ya que disminuye las actualizaciones y los riesgos de seguridad asociados con la instalación de controladores y software. Sin embargo, esta versión sin controladores solo podía imprimir documentos PDF, no los archivos de Microsoft Office tan populares entre los usuarios empresariales. Los usuarios debían convertir los documentos de Microsoft Office en sus dispositivos personales antes de subir el documento PDF a la nube para su impresión. Para mejorar la eficiencia y la comodidad de las personas, Epson se propuso convertir automáticamente los documentos de Microsoft Office.

“Cuando le comentamos a Microsoft que necesitábamos convertir documentos a PDF de forma rápida y precisa, Microsoft nos recomendó la API de Adobe PDF Services”, afirma el Sr. Koki Togashi, Gerente de Epson.

Gracias a la función para crear PDF, los usuarios ahora pueden seleccionar cualquier archivo de Microsoft Office en la interfaz de Epson Print Admin. El documento se convierte automáticamente en un archivo PDF de alta fidelidad, lo que elimina la mayoría de los errores de conversión que los usuarios pueden encontrar en otras herramientas. Los usuarios solo tienen que seleccionar las opciones de impresión y hacer clic en el botón de imprimir.

“Con la integración de la API de Adobe PDF Services, imprimir es mucho más fácil para los usuarios, porque ya no tienen que convertir los documentos de forma manual”, afirma el Sr. Togashi. “Sin los pasos manuales, pueden imprimir en la mitad del tiempo. Ahora, los empleados en las oficinas satélite pasan menos tiempo esperando los documentos físicos y más tiempo dedicándose a sus tareas”.

Transformación de los servicios de impresión para las oficinas modernas

Tras la incorporación de la API de Adobe PDF Services, las estaciones de Epson Print Admin han registrado un aumento en las transacciones de los usuarios recurrentes. Esto indica que el personal distribuido hace un uso frecuente del servicio. Hoy en día, Epson solo crea documentos PDF, pero las API de Adobe podrían permitir la incorporación de otros servicios en el futuro, desde la edición de documentos PDF hasta el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

“El uso de la API de Adobe PDF Services fue muy sencillo, con documentación clara y referencias que nos permitieron incorporar rápidamente la función para crear PDF en nuestro flujo de trabajo”, afirma el Sr. Takeshi Yamada, Jefe de Ingeniería de Seiko Epson Corporation. “Con el apoyo de Adobe, estamos innovando en la gestión de las necesidades empresariales digitales y de impresión para el personal distribuido”.

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