En Texas se encuentra una de las mayores poblaciones que habita en casas prefabricadas, un tipo de vivienda asequible y conveniente. Dado que tantas personas viven en estas casas, el estado debe garantizar su seguridad, una tarea que recae en la División de Viviendas Prefabricadas, oficina independiente del Departamento de Vivienda y Asuntos Comunitarios de Texas.

Una de las responsabilidades principales del Departamento es otorgar licencias a vendedores, fabricantes, instaladores, minoristas y agentes inmobiliarios del sector. Para garantizar que los licenciatarios conocieran las leyes, los reglamentos y los códigos que les permitieran cumplir con las regulaciones del HUD, se brindaban capacitaciones presenciales de un día completo en la Universidad de Texas en Austin, con entre 80 y 300 participantes. Cada trimestre, los participantes incurrían en gastos de vuelos, alquiler de automóviles y hoteles para asistir a los cursos en Austin.

“La educación de quienes regulamos es clave para el éxito de nuestra agencia”, dice Jim R. Hicks, Director Ejecutivo de la División de Viviendas Prefabricadas. “Nuestra filosofía es educar a las partes para que regulen su cumplimiento. Como agencia de protección al consumidor, el primer paso de nuestra misión es educar al sector sobre lo que pueden y no pueden hacer”.

Cuando se eliminaron las capacitaciones presenciales debido a la pandemia de COVID-19, el Departamento necesitaba un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) en línea que fuera altamente escalable para la distribución de contenido. Solo de esta manera podía mantener activo el proceso de concesión de licencias. Además de la capacitación de los licenciatarios, el equipo también tuvo que impartir clases en línea al personal interno y a las personas responsables de trabajar con el público o de mantener la calidad de las viviendas prefabricadas.

Como usuarios experimentados de Adobe, el equipo comparó Adobe Learning Manager con otras opciones. Uno de los factores que más los impresionó fue la capacidad para ofrecer grandes cantidades de materiales en muchos formatos, desde unidades de aprendizaje breves hasta contenido multimedia. También les sorprendió la facilidad para compartir contenido sin conexión y a través de dispositivos móviles.

“Dada la amplitud de nuestros materiales de capacitación, necesitamos un partner de aprendizaje en línea que ofrezca flexibilidad con respecto a la forma en que creamos contenido y lo enviamos a miles de estudiantes de todo tipo”, dice Amanda J. Brueschke, Especialista en Multimedia y Aprendizaje Electrónico de la División de Viviendas Prefabricadas del Departamento de Vivienda y Asuntos Comunitarios de Texas.

Ofrecer capacitación creativa y rentable

Antes de incorporarse a la División de Viviendas Prefabricadas, Brueschke fue docente, lo que le permitió ver de primera mano que los estudiantes tienen más probabilidades de retener la información si se presenta en formatos dinámicos y fáciles de consumir.

Gracias a Adobe LMS, el equipo está rediseñando la estructura de los tres cursos que todo licenciatario debe completar para obtener la licencia del estado. En lugar de tener que completar todos los cursos de capacitación sobre leyes y normas en una sola sesión, los estudiantes pueden cursar módulos de media hora con contenido multimedia y funciones interactivas, que incluyen arrastrar y soltar, zonas interactivas de 360 grados y hacer clic para revelar interacciones. Dependiendo de la licencia, los cursos pueden durar entre 8 y 16 horas.

Para familiarizarse con el proceso de búsqueda de leyes, los estudiantes tienen acceso en sus pantallas a una copia del libro de reglamentos, disponible en el LMS, a medida que van avanzando por el contenido. Utilizando el comando Ctrl+F, pueden encontrar y resaltar fácilmente leyes y reglas específicas a las que se hace referencia en un módulo, desde las garantías que deben ofrecer hasta el énfasis en su responsabilidad ante los consumidores.

Con todos los módulos de capacitación en una sola ubicación accesible, los estudiantes pueden trabajar en sus laptops desde cualquier lugar y en cualquier momento. Dado que los estudiantes gozan de una mayor movilidad, el equipo utiliza la potente automatización de Adobe para inscribir a más licenciatarios (a veces hasta 22 personas por semana) durante todo el año.

“Gracias a Adobe Learning Manager podemos capacitar a más de 1,100 estudiantes al año, mejorar la calidad de nuestro contenido y reducir los costos en general”, afirma Brueschke. “El aprendizaje remoto permite que las personas inscritas en nuestro curso principal ahorren casi $1,800 al año, mientras que los profesionales del sector que requieren varios tipos de licencias pueden ahorrar más de $2,500”.

Captar a los estudiantes con contenido atractivo

Si bien el equipo facilita el acceso al aprendizaje en línea, quiere conservar los aspectos más atractivos de la capacitación presencial.

Por ello, el equipo se apoya en Adobe Captivate para crear videos con personajes semianimados que cambian de pose cada pocos segundos. Las integraciones con software de voz en off de inteligencia artificial (IA) permiten dar voz a múltiples personajes que captan la atención de los estudiantes mejor de lo que lograría un video en el que alguien habla constantemente.

Si las leyes cambian o se necesita material que describa un nuevo reglamento, el equipo puede agregar contenido fácilmente con la función para publicar con un solo botón en el LMS.

“Nuestra capacitación en Adobe Learning Manager fomenta la retención y el entusiasmo de los estudiantes, de los cuales entre 15 y 20 están activos en los cursos diariamente. Esto suma 200 horas de aprendizaje”, afirma Brueschke. “Como los licenciatarios son más eficaces en el campo, disminuye la cantidad de quejas de los consumidores”.

Seguimiento y productividad mejorados

Con menos quejas por parte de los consumidores, la División de Viviendas Prefabricadas reconoce el valor de las mejoras en su método de capacitación. Al mismo tiempo, el seguimiento automatizado en Adobe permite que el equipo mida la participación de los estudiantes con más detalle.

Un gerente de aprendizaje puede determinar cuánto tiempo dedica cada estudiante a un módulo, lo que garantiza que todos los estudiantes logren el mínimo de ocho horas de capacitación necesarias para obtener licencias estatales. Si un estudiante debe volver a un módulo más adelante, el LMS le permite retomarlo donde lo dejó.

Una vez que los estudiantes completan las evaluaciones finales, el LMS calcula automáticamente sus calificaciones. Antes de la estandarización en Adobe, los administradores debían acompañar a los estudiantes para que resolvieran exámenes sin límite de tiempo (a menudo durante horas) y luego importar manualmente las hojas a un Scan-tron o calificarlas a mano.

“Las capacidades de seguimiento y automatización del entorno de Adobe nos han ayudado a ganar horas de productividad. El tiempo dedicado a calificar exámenes e inscribir a nuevos estudiantes ahora se puede dedicar a crear contenido de capacitación más abarcador”, afirma Brueschke.

Llevar la capacitación al personal

Los minoristas y sus licenciatarios no son las únicas personas en el sector de viviendas prefabricadas que requieren capacitación: los equipos internos de la División de Viviendas Prefabricadas, desde los representantes del servicio de atención al cliente hasta los inspectores, también son esenciales para que las viviendas cumplan con las leyes vigentes.

Por otra parte, el equipo está desarrollando módulos de capacitación en el LMS para ayudar a sus pares a tener éxito en sus roles o pasar a otros nuevos. El equipo aprovecha la velocidad y la facilidad de publicación de cursos para ofrecer módulos especiales de capacitación cruzada diseñados para los empleados del Departamento que deseen convertirse en procesadores e inspectores.

También tienen planes para sacar el mayor provecho de la accesibilidad del LMS para ofrecer una capacitación general sobre cumplimiento a toda la agencia.

“Con Adobe Learning Manager, podemos desarrollar materiales altamente técnicos de forma creativa. Esto estimula la participación de los estudiantes y hace que las personas mejoren en sus trabajos. Adobe apoya nuestro crecimiento a medida que satisfacemos la creciente demanda del sector de viviendas prefabricadas”, declara Brueschke.

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