PMO.

Wenn ihr überlegt, ob ihr in eurem Unternehmen ein Projekt-Management-Büro (Project Management Office, PMO) benötigt, fragt euch: Arbeitet ihr in einem großen Unternehmen an umfangreichen Projekten, zu denen viele variable Aspekte gehören, die koordiniert werden müssen? Würdet ihr von einem standardisierten Prozess, verbesserter Effizienz, besserer Team-Arbeit, festgelegten Metriken zur Messung von Unterstützung und Erfolg sowie besser verwalteten Budgets profitieren?

Wenn eure Antwort „Ja“ oder „Vielleicht“ lautet, erfahrt ihr in diesem Beitrag, welche Vorteile ein gut organisiertes PMO bietet.

Produkttour starten

Was ist ein Projekt-Management-Büro?

Ein Projekt-Management-Büro (Project Management Office, PMO) ist meist eine interne Abteilung, die alle Projekt-Management-Aktivitäten überwacht und das Ziel hat, Prozesse zu standardisieren und die Effizienz im gesamten Unternehmen zu verbessern. Diese Aufgabe kann jedoch auch an eine externe Gruppe ausgelagert werden.

Die Geschichte von PMOs geht auf das 19. Jahrhundert zurück, als dieser Ansatz für die nationale Verwaltung der Agrarindustrie verwendet wurde. Im Laufe der Zeit veränderten sich die Aufgabenbereiche, bis sich Anfang bis Mitte des 20. Jahrhunderts die Bezeichnung „Projekt-Management-Büro“ etablierte und der verwaltete Bereich wuchs.

Heutige PMOs bieten Vorteile für Verantwortliche, Projekte und Programme in verschiedensten Branchen und Szenarien. PMOs sind für die Einrichtung und Kontrolle von Standards für das Projekt-Management in einem Unternehmen oder einer Organisation sowie für die Überwachung der Best Practices, des Projektstatus und anderer Faktoren verantwortlich.

PMOs werden zum Beispiel in diesen Branchen eingesetzt:

• Transport und Infrastruktur
• Informationstechnologie
• Produktentwicklung
• Hoch- und Tiefbau
• Finanzdienstleistungen
• Rechtswesen
• Professionelle Dienstleistungen
• Marketing
• Agenturen
• Gesundheitswesen
• Personalverwaltung
• Kreativität

Auch wenn es zahlreiche Projekttypen und Management-Praktiken gibt, gelten universelle Grundprinzipien. Dazu gehören:

• Was: Was bedeutet „abgeschlossen“ bzw. wie sieht das Ergebnis des Projekts aus?
• Warum: Warum führen wir dieses Projekt durch? Welche Vorteile erwarten wir?
• Wie: Wie wird das Projekt verwaltet? Welche Methode verwenden wir?

Datenblatt: Leitfaden für agiles Marketing

Zu den sechs häufigsten PMO-Methoden gehören:

• Agile: Dies ist ein beliebter iterativer bzw. von Veränderung geprägter Projekt-Management-Ansatz. Agile ermöglicht eine schnellere Projektabwicklung und umfasst integrierte Prozesse zur schnellen Anpassung der erforderlichen Änderungen oder Kurskorrekturen. Agile deckt die Methoden Kanban und Scrum ab.
• Kanban: Kanban ist ein kontinuierlicher Entwicklungsprozess, der gewährleistet, dass Aufgaben von der Aufgabenliste in die Übersicht der laufenden Aufgaben und schließlich in die Liste der abgeschlossenen Aufgaben übertragen werden, wobei alle Schritte in der zentralen Kanban-Übersicht nachverfolgt werden.
• Wasserfall: Diese traditionelle Work-Management-Methode verwendet einen sequenziellen Top-down-Ansatz für das Projekt-Management. Sie eignet sich am besten für Projekte mit klaren Anforderungen, die vorab eindeutig verstanden und geplant werden können. Für Projekte, die mit erheblichen Unsicherheiten verbunden sind, eignet sie sich nicht.
• Scrum: Dies ist ein weiteres Framework für Agilität, das Projekte in Benutzer-Storys aufteilt, die in Sprints oder fest definierten Zeiträumen abgearbeitet werden. Die Aufgaben der einzelnen Sprints werden dabei einem kontinuierlichen Aufgaben-Backlog entnommen.
• Six Sigma: Diese häufig eingesetzte Methode ist darauf ausgelegt, Prozessabweichungen zu reduzieren und die Prozesskontrolle zu verbessern. Das Ziel der Prozessverbesserung sind Produkte, die zu 99,99966 % mängelfrei sind.
• Hybride Ansätze: Nicht bei jedem Projekt oder jedem Unternehmen ist es sinnvoll, nur einen Ansatz zu verwenden. Daher kombinieren Projekt-Teams mitunter mehrere Methoden, die jeweils zu bestimmten Anforderungen passen. Sie können zum Beispiel die Agile- und die Wasserfall-Methode kombinieren oder Scrum und Kanban zu Scrumban werden lassen.

Die Zusammensetzung und Interaktionen eines PMO-Teams hängen von der verwendeten Methode ab. Um bei eng getakteten Zeitplänen die erwarteten Vorteile zu erzielen, muss das Team jedoch Best Practices einhalten. Dazu kann das Definieren eines Projektlebenszyklus und der Fertigstellungskriterien, das Festlegen des Umfangs und der Anforderungen, das Strukturieren der Teams, das Implementieren eines Qualitäts-Management-Prozesses, das Aufbauen eines Projektplans und das Festlegen von Korrekturmaßnahmen gehören.

PMO: Ziele und Vorteile.

Ein gut organisiertes PMO kann Unternehmen und Projekt-Teams wichtige Vorteile bieten. Dazu gehören:

Kontinuierlicher Support:

Ein PMO bietet einen Überblick über die im Unternehmen laufenden Projekte und den Status jedes Projekts und ist dadurch hervorragend geeignet, hochrangige Management-Teams während des gesamten Lebenszyklus von Projekten zu unterstützen, zum Beispiel bei der Planung und Kontrolle. Dadurch können sie Bereiche verbessern, bei denen es um Genauigkeit, Kosteneinsparungen, Standardisierung und Qualitätssicherung geht.

Das PMO hilft Projekt-Teams, ihre Arbeit zu erledigen, indem die Bürokratie reduziert wird und bei Bedarf Training, Coaching und Mentoring bereitgestellt werden.

Mehr Transparenz:

Durch ihre Einblicke in die Geschäftsaktivitäten können PMO-Teams die Risiken für Projektergebnisse bewerten und mithilfe dieser Realitäts-Checks alle Beteiligten auf die vereinbarten Fakten und Ziele abstimmen. Allzu häufig sind sich Projektleitende drohender Probleme und Hemmnisse für das Erreichen von Projektmeilensteinen bewusst. Gleichzeitig fehlen die Möglichkeiten oder Anweisungen, die relevanten Personen zu benachrichtigen, um rechtzeitig handeln zu können.

Durch mehr Transparenz und Sichtbarkeit ist gewährleistet, dass alle in Bezug auf den Status und die zu erwartenden Herausforderungen auf dem gleichen Stand sind, sodass Entscheidungen basierend auf bekannten Fakten statt nach Bauchgefühl und Intuition getroffen werden können. Wenn Projekte in einem zentralen „System of Record“ erfasst werden, erhalten Verantwortliche ein vollständiges Bild der Geschäftsaktivitäten.

Tracking hilfreicher Metriken.

Durch das genaue Nachverfolgen relevanter Metriken können PMOs die Team-Performance verbessern. Metriken unterstützen faktenbasierte Projektauswahlen und Entscheidungen und tragen dazu bei, dass das Management die Möglichkeiten von Teams richtig einschätzt. Dadurch können bessere Pläne für die Produktion, Service-Bereitstellung oder Produktentwicklung erstellt werden. Außerdem vereinfachen Metriken die Qualitätssicherung, Kostenkontrolle und Identifizierung wichtiger Branchen-Trends.

Mit den richtigen Metriken können Unternehmen die Erfolgsparameter für jedes Projekt bestimmen und Projektleitende den Status eines Projekts nachverfolgen (einschließlich Team-Produktivität und zu erwartenden Risiken) und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.

Dokumentation und Standardisierung von Informationen.

Das PMO ermöglicht den Austausch von Informationen, indem Prozesse dokumentiert und standardisiert werden, um Best Practices zu entwickeln. Dadurch muss nicht jedes Projekt-Team das Rad neu erfinden. Stattdessen kann das PMO als zentrale Referenz für bereits gewonnene Erkenntnisse, Vorlagen und empfohlene Arbeitsweisen genutzt werden.

Bei der Wasserfallmethode gewährleistet die Vorab-Erfassung aller Eigenschaften, Funktionen und Aufgaben eines Projekts zudem, dass alle Teams die Projektziele erreichen. Die Projektanforderungen sollten bereits in der Konzeptionsphase erfasst werden und Fragen beantworten wie „Was müssen wir tun?“, „Wie können wir die Arbeit durchführen?“ und „Welche Leistungsstandard gibt es?”.

Aufbrechen von Silos.

Ein PMO bietet eine Möglichkeit, innerhalb des Unternehmens Silos aufzubrechen. Projekte bringen häufig Mitarbeitende aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen, die jeweils eigene Prioritäten und Vorgesetzte haben. Damit Projekte erfolgreich sein können, müssen alle mit derselben Vision auf dieselben Ziele hinarbeiten.

Durch die Gewährleistung harmonischer, abteilungsübergreifender Arbeitsbeziehungen innerhalb von Projekt-Teams können PMOs Silos aufbrechen, die Kommunikation und die Zusammenarbeit blockieren, und die allgemeine Arbeitskultur innerhalb des Unternehmens verbessern.

Ein Wegweiser für Entscheidungen.

Mit dem Feedback von PMOs können Führungskräfte strategische Entscheidungen darüber treffen, in welche Projekte weiterhin investiert werden soll. Ein PMO kann einen Beitrag zu den strategischen Unternehmenszielen leisten. Gleichzeitig muss das Unternehmen jedoch auch sicherstellen, dass das PMO sich auf Aufgaben konzentriert, die auf die allgemeinen strategischen Ziele und Vorgaben des Unternehmens abgestimmt sind. Dies sollte auch in die von den Teams erstellten Pläne einfließen.

Das PMO vereinfacht zudem die Governance, da Mitarbeitende ihre Entscheidungen auf die richtigen Informationen stützen. Governance kann auch die Durchführung von Audits und Bewertungen durch Kolleginnen und Kollegen, die Entwicklung von Projekt- und Programmstrukturen und die Gewährleistung von Verantwortung auf allen Ebenen umfassen.

Wichtige Wettbewerbsvorteile.

Da PMOs dazu beitragen, dass Projekt-Teams effektiver und strategischer arbeiten können, helfen sie Unternehmen bei der Bereitstellung von Produkten und Services zu geringeren Kosten und bei der Implementierung von Arbeit mit echtem Wert. Dadurch können sich Unternehmen von den Mitbewerberangeboten abheben und einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Whitepaper: So wird eure Agentur agil.
Whitepaper: Der vollständige Leitfaden zu Agilität für Kreativ-Teams.

PMO-Struktur.

Es gibt drei grundlegende Typen von PMO-Teams – mit Unterschieden bei den Kontrollmöglichkeiten und beim Einfluss auf Projekte. Zu den Typen gehören:

• Unterstützendes PMO: Dieses PMO agiert als Repository für die Projekte eines Unternehmens. Es stellt Vorlagen, Best Practices und Training zur Verfügung und erfasst die gewonnenen Erkenntnisse. Ein unterstützendes PMO hat meist wenig Kontrolle über Projekte.
• Kontrollierendes PMO: Dieses PMO agiert als Prüfinstanz und kontrolliert Aktivitäten, Prozesse, Vorgehensweisen und die Dokumentation. Dabei bietet es Unterstützung und setzt voraus, dass die Teams diese Unterstützung annehmen. Dieser PMO-Typ hat moderate Kontrolle über Teams.
• Lenkendes PMO: Dieses PMO bietet nicht nur Kontrolle, sondern auch Leitlinien, indem es Projektleitenden Ressourcen und Anleitungen zur Verfügung stellt, damit sie effektiv arbeiten und die Verantwortung für Projekte übernehmen können.

Optimiert das Projekt-Management in eurem Unternehmen.

Ein effektives PMO hilft euch, die nächste Stufe des Projekt-Managements zu erreichen. Ihr könnt Best Practices in einem Team identifizieren und etablieren und diese dann für andere Teams wiederholen, die an anderen Projekten arbeiten. Dieser zentrale Fokus eines gut geführten PMO unterstützt eure Projekt-Management-Teams bei der Leistungssteigerung und Organisation von Projekten im gesamten Unternehmen und revolutioniert den Ansatz für Geschäftsabläufe und die Messung von Erfolg.