Grundlage für den Erfolg von unabhängigen Amway-Distributoren.

Schon seit mehr als einem halben Jahrhundert ermöglicht Amway es Menschen weltweit, sich selbstständig zu machen und damit für sich selbst und ihre Familien ein besseres Leben aufzubauen. Das Unternehmen stellt unabhängigen Amway-Distributoren hochwertige Nahrungsergänzungsmittel sowie Haushaltsprodukte und Kosmetik- und Pflegeprodukte bereit, die diese an Kunden vor Ort verkaufen können. Eines der Grundprinzipien von Amway ist es, Menschen „wirtschaftliche Eigenständigkeit zu ermöglichen, sie dabei aber nicht allein zu lassen“ und ihnen die für den Erfolg erforderliche Schulung und Unterstützung zu bieten.

Eine der Herausforderungen war dabei in den letzten Jahren der komplexe Prozess der Vertragsunterzeichnung, den die neuen unabhängigen Distributoren in Europa durchlaufen mussten. Die Verträge wurden ausgedruckt, unterzeichnet und den angehenden Amway-Distributoren zur Prüfung und Unterzeichnung zugesandt. Anschließend mussten die Verträge wieder an Amway zurückgeschickt werden.

Allerdings wurden viele Verträge unvollständig, also mit fehlenden Informationen oder Unterschriften zurückgesandt, sodass Amway sie den Distributoren erneut zukommen lassen musste. Gelegentlich gingen Sendungen auf dem Postweg verloren, sodass der komplette Vorgang wieder von vorne beginnen musste. So dauerte der Registrierungsprozess häufig mehrere Wochen. Dies wiederum führte dazu, dass einige unabhängige Amway-Distributoren die Registrierung abbrachen. Gleichzeitig bedeutete der ganze Vorgang einen erheblichen Zeitaufwand für die internen Kundendienst-, Dateneingabe- und Faktenprüfungs-Teams. Aufgrund all dieser Herausforderungen überdachte das Unternehmen sein Konzept.

Umstellung auf Online-Registrierung.

Amway beschloss, in Europa auf einen digitalen Dokumenten-Workflow umzustellen und hierfür eine Lösung für elektronische Signaturen zu verwenden. Diese sollte den ganzen Prozess vereinfachen und beschleunigen und zudem die Unterzeichnung auf einem Mobilgerät bieten. Die Verbesserungen sollten die Gesamtzahl der unterzeichneten Verträge und damit auch den Umsatz steigern sowie den Verwaltungsaufwand durch die Beseitigung zahlreicher Workflow-Schritte und der manuellen Dateneingabe verringern.

Nach der Prüfung diverser Signaturlösungen entschied sich Amway dafür, in Europa die Adobe Document Cloud-Lösung Adobe Sign einzusetzen. „Adobe erfüllte all unsere Kriterien“, so Lovisa Terling, Business Opportunity Manager Europe, Amway. „In puncto Preis, Sicherheit, Zuverlässigkeit, Reputation und Support schnitt Adobe Sign ganz klar am besten ab.“ Darüber hinaus waren wir der Meinung, dass unsere unabhängigen Amway-Distributoren der Marke Adobe vertrauen und daher eher bereit wären, ihre Verträge elektronisch zu unterzeichnen.“

Nach den Gesprächen mit den europäischen Digital-, Beschaffungs- und Rechtsabteilungen von Amway entschloss sich das Projekt-Team, in Großbritannien, Irland und Polen eine Pilotphase durchzuführen. Die neuen unabhängigen Amway-Distributoren können sich nun im Rahmen eines rund um die Uhr verfügbaren Self-Service-Verfahrens zur Vertragsunterzeichnung auf der Amway-Website ihres Landes registrieren und so die Erstellung eines vier- bis siebenseitigen Vertrags initiieren. Die unabhängigen Amway-Distributoren greifen dann online auf den Vertrag zu, prüfen und unterzeichnen ihn mithilfe von Adobe Sign elektronisch. Dieser neue Prozess erfüllt die internen Audit-Anforderungen und lässt sich nahtlos in das europäische Dokumenten-Management-System von Amway integrieren.

Messbarer Erfolg.

Schon im ersten Jahr seit der Implementierung von Adobe Sign wurden damit fast 90.000 Verträge unterzeichnet. Verträge lassen sich nun im Handumdrehen abschließen – und die früheren Probleme mit unvollständigen und verloren gegangenen Verträgen sind so gut wie behoben. Der einfache, intuitive Prozess sorgt dafür, dass neue unabhängige Amway-Distributoren einen positiven ersten Eindruck erhalten. Außerdem entscheiden sich nun deutlich weniger potenzielle Distributoren und Anwärter während des Registrierungsprozesses um. „Die Schnelligkeit und Effizienz elektronischer Signaturen ermöglichen es uns, mehr unabhängige Amway-Distributoren zu registrieren und unseren Umsatz in diesen Märkten zu steigern“, so Lovisa Terling.

Mittlerweile werden in Europa mehr als 90 % der Verträge mit unabhängigen Amway-Distributoren mithilfe von Adobe Sign unterzeichnet. Darüber hinaus hat der digitale Dokumentations-Workflow den Aufwand für die Dateneingabe um mehr als 50 % verringert, sodass das europäische Kundendienst-Team von Amway nun mehr Zeit hat, sich auf die geschäftsfördernde Präsentation der Amway-Produkte und -Vorteile zu konzentrieren und die unabhängigen Distributoren zu unterstützen.

Zukünftige Rollouts.

Der Erfolg des Pilotprojekts hat Amway in Europa dazu motiviert, über weitere Rollouts in anderen Ländern nachzudenken. „Mit Adobe Sign konnten wir alle Ziele erreichen, die wir uns gesetzt haben. Wir konnten den Registrierungsprozess komplett transformieren“, fasst Lovisa Terling zusammen. „Das Potenzial der Lösung für die gesamte Organisation ist klar erkennbar.“

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