Bechtle hat die Zukunft auf dem Schirm.
Das IT-Systemhaus Bechtle zeichnet Arbeitsverträge mit Adobe Acrobat Sign statt auf Papier am Bildschirm.
Unter zwei Tage
dauert eine Vertragszeichnung im Schnitt nur noch
Produkte:
Ziele
Signaturvorgänge für eine schnellere und ortsunabhängige Zeichnung digitalisieren.
Zeichnungsstatus durch digitale Dokumentenverfolgung transparent gestalten.
Standortübergreifende Prozesse in einer dezentralen Organisation beschleunigen.
Ergebnisse
Die Zeichnungsdauer auf durchschnittlich unter zwei Tage verkürzt.
Vollständige Transparenz des Zeichnungsstatus erreicht.
Beitrag zum Modern Workplace als gelebte Unternehmenskultur geleistet.
Digital denken, menschlich handeln
Geschäftsprozesse digital erledigen zu können, ist derzeit wichtiger denn je. Als Deutschlands größtes IT-Systemhaus ist die Bechtle AG daher momentan besonders gefragt, Mittelstand, Konzerne und öffentliche Auftraggeber bei der digitalen Transformation zu unterstützen.
Dafür zeigen jeden Tag über 12.000 Beschäftigte in Deutschland und 14 weiteren europäischen Ländern vollen Einsatz – auch von zuhause aus. Nicht erst seit der Corona-Pandemie gehören Zusammenarbeit in der Cloud und das Konzept des Modern Workplace zur Unternehmenskultur. Sichtbar wird das zum Beispiel an der Art, wie Beschäftigte Arbeitsverträge schließen. Statt auf Papier geschieht das inzwischen per Mausklick am Computer oder per Fingertipp und Wisch am Mobilgerät mit Adobe Acrobat Sign.
Jetzt sind oft schon am Folgetag alle Unterschriften da
Aufgrund einer dezentralen Unternehmensorganisation mit rechtlich selbständigen 75 Standorten in der DACH-Region erforderte der Abschluss oder die Änderung eines Personalvertrags früher viele Medienbrüche sowie einen langwierigen Postversand. Das ist Vergangenheit.
Im September 2019 begann die zentrale HR-Abteilung am Hauptsitz in Neckarsulm Arbeitsverträge mit Acrobat Sign zu versenden. Schon damals stand für den Vorstand der Bechtle AG als strategisches Ziel fest, dass alle von der HR-Zentrale betreuten Standorte ebenfalls möglichst zeitnah an der digitalen Unterschrift teilhaben sollen.
Ein neu gegründetes HR Service Center half als zentraler Ansprechpartner dabei, den Prozess zu digitalisieren. Dass die Vorteile der elektronischen Signaturen während der Covid-19-Pandemie besonders deutlich zu Tage traten, erhöhte die Akzeptanz und trieb den Roll-out zusätzlich voran – nicht nur in Deutschland. Auch die Schweizer HR-Abteilung ist von der digitalen Unterschrift längst überzeugt. Aus gutem Grund.
„Dauerte der ganze Vorgang mit Papier und Kugelschreiber noch ein bis zwei Wochen, beträgt die Zeichnungsdauer mit Acrobat Sign im Schnitt nunmehr unter zwei Tage. Es ist völlig unrealistisch, dies auch auf analogem Weg zu erreichen“, erklärt Matthias Schlestein, Teamleiter HR Betreuung & HR Service Center bei Bechtle in Neckarsulm. Wenn also die zentrale HR-Abteilung einen Signaturprozess morgens anstößt, kann sie davon ausgehen, dass der Vertrag schon am Folgetag gezeichnet ist.
„Dauerte der ganze Vorgang mit Papier und Kugelschreiber noch zwischen ein bis zwei Wochen, beträgt die Zeichnungsdauer mit Acrobat Sign im Schnitt nunmehr unter zwei Tage. Es ist völlig unrealistisch, dies auch auf analogem Weg zu erreichen.“
Matthias Schlestein
Teamleiter HR Betreuung & HR Service Center, Bechtle AG
Besonders die Nachvollziehbarkeit des Signaturvorgangs überzeugte Bechtles Personaler. Denn sollte ein Vorgang doch unerwartet länger dauern, können sie in der Statusübersicht von Acrobat Sign prüfen, wo das Dokument auf eine Unterschrift wartet. Das erweist sich besonders in Corona-Zeiten als Vorteil, in denen man nicht mal eben persönlich im Nachbarbüro nachfragen kann.
Warum Bechtle sich für Adobe Acrobat Sign entschieden hat
Dass die Lösung komplexe Vertragsvorgänge so elegant vereinfacht und sich dabei noch leicht integrieren und bedienen lässt, gab bei Bechtle den Ausschlag für Acrobat Sign. „Als breit aufgestellter IT-Dienstleister verfügen wir zwar grundsätzlich über das Know-how, Geschäftsprozesse mit Anwendungssoftware aus eigenem Hause abzubilden. Aber eine mit dem Funktionsumfang und der Rechtssicherheit von Acrobat Sign vergleichbare Lösung könnten wir nicht in angemessener Zeit selbst entwickeln“, berichtet Joachim Britsch, Portfolio- und Demandmanager in der Konzern-IT bei Bechtle
Arbeitsverträge waren nur der Anfang
Inzwischen sind Arbeitsverträge nicht mehr die einzigen Dokumente, die die Bechtle AG digital unterzeichnet. Acrobat Sign bietet für den Systemhausverbund noch deutlich mehr Digitalisierungspotenzial. Nach den guten Erfahrungen im Personalwesen arbeitet die Konzern-IT bereits gemeinsam mit anderen Funktionsabteilungen am Einsatz elektronischer Vertragszeichnungen. „Wir gehen davon aus, dass die Zeichnung mit Acrobat Sign uns bei vielen Vertragskategorien deutlich mehr Zeit sparen wird. Das ist Digitalisierung, so wie sie sein sollte“, lautet das Fazit von Joachim Britsch.
„Wir gehen davon aus, dass die Zeichnung mit Acrobat Sign uns bei vielen Vertragskategorien deutlich mehr Zeit sparen wird. Das ist Digitalisierung, so wie sie sein sollte.“
Joachim Britsch
Portfolio- und Demandmanager, Bechtle AG
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