Pioniere der optischen Vernetzung.

Als Ciena-Ingenieure 1992 herausfanden, wie man Lichtsignale, die durch Glasfaserleitungen laufen, aufteilen und die Übertragungskapazität der Leitungen drastisch erhöhen kann, zeigten einige der weltweit führenden Telekommunikationsunternehmen wegen der revolutionären Technologien sofort Interesse. Im Lauf des letzten Vierteljahrhunderts hat Ciena immer wieder Innovationen hervorgebracht, zunächst bei der Hardware, dann bei der Software.

Heute sind die agilen, intelligenten Lösungen von Ciena Schlüsselkomponenten in den offenen, herstellerübergreifenden, Software-definierten Netzwerken von mehr als 1.300 Unternehmen – darunter 80 % der weltweit größten Anbieter von Daten- und Kommunikationsnetzwerken. Ciena unterstützt diese Kunden mit einer Vielzahl von Benutzerdokumentationen, darunter Benutzerhandbücher, Installationshandbücher, konzeptionelle Anleitungen und Schnellstartanleitungen, die mit Adobe FrameMaker erstellt werden.

Das Dokumenten-Team von Ciena verwaltet derzeit mehr als 25.000 Seiten an Content. Nachdem Ciena jedoch Kunden-Feedback zur Verbesserung der Benutzerdokumentation eingeholt hatte, stellte sich heraus, dass einige Anwender entweder die benötigten Ressourcen in den Bibliotheken nicht finden konnten oder nicht wussten, welchen Content sie verwenden sollten.

„Kundenbefragungen haben gezeigt, dass wir eine noch größere Vielfalt an Content in diversen Ausgabeformaten erstellen müssen“, sagt Susanna Carlisi, Content Strategist & Tools Specialist bei Ciena. „Wir erstellen mehrere Formate für unsere Dokumentation unter Verwendung des vorhandenen Contents, indem wir auf die neueste Version von Adobe FrameMaker für DITA-Authoring umsteigen.“

Zwei Arten von Kunden.

Einige Ciena-Kunden wünschen komplette Bibliotheken, die detaillierte Informationen zu allen Funktionen eines Produkts enthalten, einschließlich Verfahren und Referenzinformationen. Andere wiederum bevorzugen knappe, maßgeschneiderte Dokumente, die sich auf Schnellstartaktivitäten konzentrieren oder eine bestimmte Aufgabe oder ein Problem behandeln. Um eine Dokumentation zu erstellen, die den Anforderungen der immer vielfältigeren Zielgruppen und ihren Vorlieben für Web, Mobile, Desktop und Print gerecht wird, beschloss Ciena, seine Technologie zu erneuern.

Zuvor hatte Ciena die Benutzerdokumentation mit unstrukturiertem FrameMaker erstellt, was eine schnelle Neuformatierung oder einfache Anpassung der Publikationen nicht zuließ. Ohne themenbasiertes Authoring gab es keine Möglichkeit, den Content an die Kundenwünsche anzupassen.

Die neueste Version von Adobe FrameMaker unterstützt unstrukturierten und strukturierten Content innerhalb desselben Dokuments. Für Unternehmen wie Ciena, die von unstrukturiertem zu strukturiertem Content übergehen wollen, ist dies die einzige Lösung für die Evaluierung, die die Geschäftskontinuität nicht unterbricht. Darüber hinaus ermöglicht die neueste Version von Adobe FrameMaker Ciena die Implementierung von themenbasiertem DITA-Authoring und die Umstellung auf XML-Publishing, ohne dass eine teure eigene XML-Infrastruktur erforderlich wäre.

„Angesichts der großen Mengen an Legacy-Content bei Ciena erwies sich Adobe FrameMaker als die beste Lösung, die wir evaluieren konnten“, sagt Carlisi. „Die meisten unserer Redakteure arbeiten seit mehr als 10 Jahren für uns, sodass uns die Verwendung eines vertrauten Tools den Übergang zu einer XML/DITA-Lösung erleichtert.

Durchsetzung der Konsistenz durch automatische Anleitung.

Der Übergang sollte praktisch nahtlos sein, da die Redakteure weiterhin FrameMaker verwenden können, wie sie es schon immer getan haben, um bestehende unstrukturierte Dokumentation zu pflegen. Die Umstellung auf themenbasiertes Authoring ermöglicht es Ciena, flexible Content-Blöcke für die Ausgabe an mehrere Quellen zu erstellen, und strukturiertes Authoring sorgt für Konsistenz bei diesen Ausgaben. Letztlich unterstützt die Umstellung die strategische Ausrichtung von Ciena im Bereich des Contents und macht die Redakteure für das Unternehmen noch wertvoller.

Adobe FrameMaker enthält auch Ressourcen, die den Benutzern helfen, noch ungewohnte Prozesse zu erlernen. Die strukturierte FrameMaker-Oberfläche leitet die Redakteure bei der Erstellung von Content an, die mit den Vorlagen von Ciena übereinstimmen, und hilft zugleich, Probleme bei der Verarbeitung von Dateien für unterschiedliche Verwendungszwecke und Ausgabearten zu vermeiden.

„Bei Quellen mit nicht-strukturiertem Content kann das Dokumenten-Team von Ciena einen ganzen Tag verlieren, wenn es darum geht, auf 200 Seiten Formatierungsfehler manuell zu beheben“, meint Carlisi. „Diese Probleme treten jetzt nicht mehr auf, da wir mit der neuen Version von Adobe FrameMaker auf DITA-Authoring setzen.“

Das Update unterstützt eine geplante dreistufige Übergangsphase, die mit der Konvertierung vorhandener Dokumente von unstrukturiertem zu strukturiertem FrameMaker mit DITA beginnt. In Phase zwei werden strategische DITA-Elemente, wie die Kurzbeschreibung, und Metadaten hinzugefügt. In der letzten Phase plant Ciena die Wiederverwendung von Content, einschließlich eines Component-Content-Management-Systems (CCMS).

„Der Einsatz eines anderen Authoring-Werkzeugs als Adobe FrameMaker würde bedeuten, dass Ciena entweder alles auf einmal umstellen müsste, was unser Budget und unsere Ressourcen nicht zulassen, oder dass die angewandten Bedingungen und Variablen verloren gingen, was nicht akzeptabel ist“, erklärt Carlisi.

Adobe FrameMaker wird voraussichtlich nur minimale Auswirkungen auf das vorhandene Personal und die Budgets haben. Die Umstellung von 155 Absatz-Tags, 16 Variablen, 21 Querverweisformaten, 31 Tabellenformaten und bis zu 15 bedingten Tags in den unstrukturierten Vorlagen kann von einem Vollzeitäquivalent und einem Berater bewältigt werden.

„Mit Structured Adobe FrameMaker kann Ciena auf seinen bestehenden FrameMaker-Investitionen aufbauen und erhält zugleich leistungsstarke neue Publishing-Tools für die Konvertierung von XML-Komponenten zur Verwendung in PDF-, HTML- und eBook-Formaten“, so Carlisi. „Die Möglichkeit, gemeinsamen Content wiederzuverwenden und schnell in verschiedenen Formaten zu veröffentlichen, ist für uns ebenso spannend wie für unsere Kunden.“

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