Ereignisse zu einem Erlebnis machen.
D&D London vereinfacht die Planung von Veranstaltungen für Kunden mithilfe von Salesforce CRM und Adobe Sign.
Ziele
Verbesserung des Kundenerlebnisses bei der Veranstaltungsplanung.
Verringerung des Zeitaufwands für die Vertriebsmitarbeiter bei Vertragsprozessen.
Zukunftssichere Prozesse für die weitere Optimierung der Kundenerlebnisse.
Ergebnisse
Vertragsabschluss in weniger als 30 Minuten.
Verbesserte Genauigkeit durch die Integration von Adobe Sign und Salesforce.
Mehr Effizienz durch papierlose Vertrags-Workflows.
Erhebliche Zeiteinsparungen für das Vertriebs-Team durch Digitalisierung.
Ein Hauch von Luxus.
Ein gemeinsames Essen ist für viele eine wichtige gesellschaftliche Aktivität. Menschen treffen sich in ihren Lieblingsrestaurants, um Geburtstage und Jubiläen zu feiern, um Geschäfte zu besiegeln und um mit Verwandten und Freunden eine schöne Zeit zu verbringen. Seit 2006 besitzt und betreibt D&D London Luxusrestaurants, -bars und -hotels in London und weltweit. Zu den bekannten Restaurants des Unternehmens zählen Quaglino’s, Le Pont de la Tour und das berühmte Bluebird in Chelsea.
Viele entscheiden sich auch bei Betriebsfeiern, Empfängen, Wohltätigkeitsveranstaltungen, Bar Mitzwas und anderen Veranstaltungen für die Restaurants von D&D London, da diese für außergewöhnliche kulinarische Erlebnisse bekannt sind. Mitarbeiter der Vertriebsabteilung arbeiten mit Kunden zusammen, damit jede Veranstaltung reibungslos abläuft. Das Unternehmen sucht stets nach Möglichkeiten zur Verbesserung des Service, um Kunden die Organisation von Veranstaltungen noch leichter zu machen. Die Vertriebsmitarbeiter des Unternehmens haben einen Bereich mit Verbesserungspotenzial identifiziert: den zeitaufwändigen Prozess der Veranstaltungsplanung.
„Kunden sind es gewöhnt, sofort eine Antwort zu erhalten, wenn sie online einen Tisch reservieren oder eine Reihe von anderen Aktivitäten durchführen – doch die Organisation einer Veranstaltung ist nach wie vor ein Prozess, der einen hohen manuellen Aufwand erfordert“, so Carlotta Albanese, Head of Sales, D&D London. „Die Vertriebsmitarbeiter verschickten Dokumente als E-Mail-Anhänge – darunter die Geschäftsbedingungen und der Service-Vertrag zur Veranstaltung. Die Kunden druckten diese dann aus, unterzeichneten sie, scannten die Dokumente und schickten sie per E-Mail zurück. Die Mitarbeiter mussten die Dokumente ausdrucken und bearbeiten, bevor mit der finalen Planung einer Veranstaltung begonnen werden konnte.“
D&D London hat sich entschieden, seinen Prozess im Zusammenhang mit Veranstaltungsverträgen zu verschlanken und den Aufwand für alle Beteiligten zu verringern. Das Unternehmen hat Salesforce CRM implementiert, um das Kunden-Management im Vertrieb zu verbessern und dann das digitale Backend durch elektronische Signaturen mit der Adobe Document Cloud-Lösung Adobe Sign zu erweitern.
„Durch die Umstellung auf eine papierlose, digitale Lösung mit Adobe und Salesforce läuft die Veranstaltungsplanung für unsere Kunden nun erheblich schneller und einfacher ab.“
Carlotta Albanese
Head of Sales, D&D London
Vertragsabschlüsse binnen Minuten.
Die Integration von Adobe Sign und Salesforce ermöglicht D&D London einen reibungslosen, rein digitalen Abschluss von Verträgen. Nun können Mitarbeiter Kundendetails im Handumdrehen den Salesforce-Daten entnehmen und die Daten direkt in einem Vertrag zusammenführen. Dies wiederum sorgt für konsistentere, genauere Dokumente.
Kunden erhalten eine einzige E-Mail, die sowohl die Geschäftsbedingungen als auch den Vertrag enthält. Kunden können die Dokumente auf jedem Gerät mit nur wenigen Klicks anzeigen und elektronisch unterzeichnen. Ausdrucken und Scannen entfallen komplett. Sobald der Vertrag unterzeichnet und zurückgesandt wurde, werden sämtliche zusätzlichen Informationen zum Kunden automatisch in Salesforce eingetragen, und beide Parteien werden benachrichtigt, dass der Vertrag erfolgreich abgeschlossen wurde.
„Dank des integrierten Workflows mit Salesforce und Adobe Sign bieten wir Kunden die Schnelligkeit und den Komfort, den sie erwarten. Verträge können nun innerhalb von nur 30 Minuten abgeschlossen werden.“
Carlotta Albanese
Head of Sales, D&D London
„Mit unseren vorherigen manuellen Prozessen dauerte es mindestens einen halben Tag, bis die Verträge zurückkamen“, so Albanese. „Dank des integrierten Workflows mit Salesforce und Adobe Sign bieten wir Kunden die Schnelligkeit und den Komfort, den sie erwarten. Verträge können nun innerhalb von nur 30 Minuten abgeschlossen werden.“
Verbesserte interne Produktivität.
Die Vertriebsmitarbeiter schließen aktuell durchschnittlich 500 Verträge pro Monat mit Kunden ab. Während automatisierte Workflows die für die Bearbeitung von Verträgen benötigte Zeit verkürzen, bietet das Tracking weitere Vorteile, da Prozesse zusätzlich beschleunigt und sicherer werden. Mithilfe der Tracking-Funktion in Adobe Sign können Vertriebsmitarbeiter genau erkennen, wo sich Dokumente befinden – ob sie empfangen wurden, wann und wo sie unterzeichnet wurden und welche Informationen hinzugefügt wurden.
„Früher benötigten Vertriebsmitarbeiter etwa 30 Minuten für die Prüfung und Nachbearbeitung jedes Vertrags“, so Albanese. „Mit Adobe Sign lässt sich die Nachbearbeitung binnen fünf Minuten erledigen. Außerdem wissen wir immer genau, wo der Vertrag gerade ist. Diese Zeitersparnis ist bedeutend. Unsere Vertriebsmitarbeiter haben nun mehr Zeit für den direkten Kundenkontakt. Sie können die Kundenbeziehungen vertiefen und den Umsatz steigern.“
D&D London möchte den Einsatz von Adobe Sign und Salesforce CRM ausweiten, um Wartezeiten noch mehr zu verkürzen und die Akzeptanz zu steigern. „Durch die Umstellung auf eine papierlose, digitale Lösung mit Adobe und Salesforce läuft die Veranstaltungsplanung für unsere Kunden nun erheblich schneller und einfacher ab“, so Albanese.
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