Kampf gegen AIDS, Tuberkulose und Malaria.

Jedes Jahr schließen sich Regierungen, philanthropische Stiftungen und engagierte Privatpersonen auf der ganzen Welt zusammen, um durch den Globalen Fonds zur Bekämpfung von AIDS, Tuberkulose und Malaria Krankheiten zu bekämpfen. Der Globale Fonds bringt jährlich rund 4 Milliarden US-Dollar auf, um lebensrettende Medikamente und präventive Maßnahmen für Regionen zu finanzieren, die von diesen Infektionskrankheiten besonders betroffen sind.

Während sich einige gemeinnützige Organisationen auf die Entwicklung und Implementierung eigener Programme konzentrieren, verfolgt der Globale Fonds einen einfachen, aber grundlegend neuen Ansatz: Er setzt auf die Eigenverantwortung der Empfänger, denn das Gesundheitspersonal vor Ort weiß am besten, wie sich die Probleme lösen lassen. Es braucht lediglich Mittel, um die Bekämpfung zu finanzieren.

„Die Verantwortlichen vor Ort kennen die individuellen Bedürfnisse der Menschen und ihre Kultur wie niemand sonst, daher ist es sinnvoll, dass sie die Programme leiten, um in ihren Ländern Leben zu retten“, so Andrew Tatam, Business Partner Manager, IT Corporate Services beim Globalen Fonds. „Unsere Aufgabe ist es, lokale Organisationen zu unterstützen, indem wir Spendenmittel aufbringen.“

Mit den Spenden für den Globalen Fonds konnte schon viel erreicht werden. Beispielsweise wurden erfolgreich Mittel für die antiretrovirale HIV-/AIDS-Therapie zur Behandlung von 7,3 Millionen Menschen bereitgestellt, Tuberkulosetests und -behandlung für 12,3 Millionen Menschen unterstützt und die Verteilung von 450 Millionen von Insektizid-Netzen zum Schutz von Familien vor Malaria ermöglicht.

Förderung von Eigenverantwortlichkeit bei der Rettung von Menschenleben.

Da es um Menschenleben geht, standen für den Globalen Fonds lange die Ergebnisse und weniger die Prozesse im Vordergrund. CIO Paul Tuxford hat erkannt, dass es wenig sinnvoll ist, an überholten Strategien festzuhalten. Stattdessen würde die Entwicklung neuer Workflows im Zusammenhang mit Technologien für elektronische Signaturen dazu beitragen, die Bearbeitung von Dokumenten der Organisation effizienter zu gestalten und so letztlich die Bereitstellung von Mitteln zu beschleunigen.

„Adobe Sign hat all unsere Anforderungen im Hinblick auf Mobilität, Skalierbarkeit und Prüfbarkeit erfüllt“, so Tatam. „Mit Adobe Sign können wir PDF-Formulare zur Unterzeichnung an jeden Ort weltweit senden und erhalten binnen weniger Minuten eine Antwort. Durch die Vermeidung von Verzögerungen können wir die Mittel für Programme genau dann und dort bereitstellen, wo sie benötigt werden.“

Der Globale Fonds hält eine Vielzahl von Unterlagen für sämtliche Spenden und Mittelzuweisungen vor, häufig mit mehreren Überarbeitungen und Unterschriften für jedes einzelne Dokument. Vorher verwaltete die Organisation Unterschriften mithilfe von Unterschriftenmappen, in denen sich die zu unterzeichnenden Dokumente befanden – von internen Genehmigungen für die Beschaffung bis hin zu Vertragsentwürfen zur Bewilligung von Finanzhilfen. Assistenten mussten die Unterschriftenmappen den verschiedenen Entscheidern zur Überprüfung und Unterschrift vorlegen. Jedes Mal, wenn eine Unterschriftenmappe an einen anderen Unterzeichner übergeben wurde, musste der betreffende Assistent einen Registrator informieren, der festhielt, wo sich die Mappe befand, um eine rudimentäre Nachverfolgung zu ermöglichen.

Dieses Verfahren war nicht nur zeitaufwändig, sondern wurde zusätzlich durch die mobilen Mitarbeiter verkompliziert. Bis zu 20 % der Mitarbeiter sind jeweils unterwegs. „Für diese Programme müssen schnellstmöglich Mittel bereitgestellt werden, und wir wollen nicht, dass ein Dokument zur Bewilligung von Finanzhilfen wochenlang auf einem Schreibtisch liegen bleibt, weil ein Mitarbeiter gerade auf Reisen ist“, so Tatam. „Unsere Teams ließen sich schnell für dieses Verfahren gewinnen, nachdem sie erkannt hatten, wie viel schneller wir Mittelzuweisungen mit Adobe Sign bearbeiten können.“

Effizientere Anstellung von Mitarbeitern.

Vor der Einführung elektronischer Signaturen prüfte der Globale Fonds den Nutzen von Adobe Sign, einer Adobe Document Cloud-Lösung, zunächst durch den internen Einsatz. Die Organisation setzte die Lösung zunächst bei der Personalanwerbung ein. Jedes Jahr stellt der Globale Fonds 80 bis 100 Mitarbeiter ein, die in Bewerbungsgesprächen von Gremien mit drei bis vier Personen befragt werden. Jedes Gremiumsmitglied gibt Kommentare zu einer Beurteilung ab, die von bis zu sechs Personen unterzeichnet werden muss.

„Durch die Integration von Adobe Sign in die Personalbeschaffung konnten wir den Zeitaufwand für die Unterzeichnung von Gremiumsbeurteilungen von fünf Tagen auf weniger als einen Tag verringern“, so Tatam. Assistenten müssen nicht länger von Büro zu Büro laufen, um die erforderlichen Unterschriften einzuholen. Und dank des automatisierten Trackings von Adobe Sign werden sehr viel genauere Audit-Protokolle erstellt. „Das Feedback unserer Manager war bisher durchweg positiv, da sie Stellen rascher besetzen und die benötigten qualifizierten Mitarbeiter einstellen können, um kritische Probleme bei der Bewilligung von Finanzhilfen schneller zu bewältigen.“

Mit Unterstützung von Adobe konnte der Globale Fonds innerhalb von sechs Wochen Adobe Sign mit Oracle E-Business Suite Human Capital Management integrieren. Durch die Integration lassen sich signierte Dokumente in die Akte eines Bewerbers importieren, sodass Papierdokumente automatisch in einem umfassenden Bewerbungsdatensatz zusammengefasst werden, der bei Bedarf im Rahmen von Audits vorgelegt werden kann.

In einem nächsten internen Schritt integriert der Globale Fonds Adobe Sign mit Oracle E-Business Suite Financial Management, um Beschaffungsverfahren zu straffen. Nach Abschluss der Implementierung können Führungskräfte Vorlagen für Adobe Sign verwenden, um mit deutlich geringerem Aufwand Anträge für neue Parkplätze, Verlängerungen von Software-Lizenzen und andere Zwecke zu erstellen, zu bearbeiten und zu versenden. Mithilfe effizienterer Beschaffungs-Workflows lassen sich die Ressourcen beziehen, die Teams benötigen, um schneller mit Geldgebern zu kommunizieren, Ergebnisse zu analysieren und Programme zu finanzieren.

Schnellere Bereitstellung von Mitteln.

Nach dem erfolgreichen internen Einsatz von Adobe Sign kann der Globale Fonds elektronische Signaturen nun auch für seinen größten und wichtigsten Bereich einführen: die Finanzhilfeverwaltung. Von der Integration von Adobe Sign mit Salesforce CRM erhofft sich die Organisation eine stärkere Automatisierung, sodass ihre Mitarbeiter Dokumente zur Bewilligung von Finanzhilfen schneller und mit weniger Fehlern entwerfen können.

„Wir gehen davon aus, dass für Finanzhilfen auch weiterhin noch einige händische Unterschriften erforderlich sein werden“, so Tatam. „Wenn wir Mittel in Höhe von 50 Millionen US-Dollar für das Gesundheitsministerium in Äthiopien bereitstellen, wird der Gesundheitsminister dies wahrscheinlich im Rahmen eines offiziellen Akts besiegeln, indem er die Bewilligung in Papierform unterzeichnet. Doch der Großteil der Unterschriften, die für alle übrigen Schritte des Bewilligungs- und Planungsprozesses erforderlich sind, erfolgt intern und lässt sich mithilfe elektronischer Signaturen beschleunigen, wodurch sich die Bearbeitungszeit für Finanzhilfen insgesamt verkürzt.“

Für eine Bewilligung von Finanzhilfen sind Budgets, Pläne und Prognosen erforderlich, für die oft Beiträge von Dutzenden von Mitarbeitern benötigt werden. So können für eine Vereinbarung bis zu 40 Unterschriften erforderlich sein. Mit Adobe Sign profitiert der Globale Fonds von parallelen Signatur-Workflows, die es ermöglichen, ein Dokument gleichzeitig an alle Unterzeichner zu senden. Da mehrere Unterzeichner Dokumente parallel prüfen und unterzeichnen können, kann der Globale Fonds die Bearbeitungszeit für seine Unterlagen verkürzen und Mittel für Programme bereitstellen, die den Menschen in betroffenen Regionen helfen.

„Angesichts der Vielzahl an Details und der Tracking-Dokumentationen, die für die Finanzierung erforderlich sind, sind die Prozesse unserer Organisation von Haus aus dokumentenzentriert. Unsere Programme und die zugehörigen Dokumente, die wir verwalten müssen, können sich auf das Leben von Millionen von Menschen auf der ganzen Welt auswirken“, so Tatam. „Adobe Sign bietet uns Tools zur Bearbeitung unserer Dokumente, sodass wir in bedürftigen Regionen schneller Mittel bereitstellen können.“

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