Sieben Minuten für ein gutes Gefühl.

Die Werbeagentur Grabarz & Partner begeistert Kunden/Partner durch minutenschnelle Vertragszeichnungen in Adobe Sign.

Grabarz & Partner

Gegründet

1993


Mitarbeiter: über 300
Hamburg, Deutschland
www.grabarzundpartner.de


40 mal schnellere Zeichnungsdauer
durch Vekürzung der Bearbeitung von 3 Tagen auf 99 Minuten.

Ziele

Signaturvorgänge für eine schnellere und ortsunabhängige Zeichnung digitalisieren.

Nachhaltigkeit durch papierloseres Büro Steigern.

Integration in Software-Landschaft und Workflows mit Microsoft Word.

Ergebnisse

Über vierzig mal schnellere Zeichnungsdauer durch Reduktion von drei Tagen auf im Schnitt 99 Minuten mit Adobe Sign.

Ersparnis von tausenden Papierseiten aufgrund digitalen Versands.

Verbesserte Zusammenarbeit durch schnelle Vertragsbesiegelung.

Größere Transparenz des Zeichnungsstatus durch Dokumentenverfolgung.

Grabarz & Partner ist eine innerhabergeführte und unabhängige Werbeagentur, die mit 300 Mitarbeitern Kampagnen für Kunden wie Volkswagen, Volkswagen Nutzfahrzeuge, BURGER KING, Indeed, Ikea oder Porsche entwickelt. Die preisgekrönte Werbeagentur ist im Backoffice modern und digital aufgestellt. Grabarz & Partner setzt auf automatisierte Prozesse sobald smarte Technologien neue Chancen eröffnen. „Adobe Sign ist in diesem Sinne genau die effiziente und perfekt alltagstaugliche Lösung, die zu uns passt“, sagt Biljana Retzlik, die das Prozess- und Qualitätsmanagement bei Grabarz & Partner leitet.


„Stetige Veränderung ist in unserer DNA verankert. Wenn Technologie Chancen eröffnet, die uns voranbringen, dann ergreifen wir sie. Adobe Sign ist in diesem Sinne genau die effiziente und alltagstaugliche Lösung, die zu uns passt.“

 

Biljana Retzlik
Leiterin Prozess- und Qualitätsmanagement, Grabarz & Partner Werbeagentur GmbH


Mit der Signaturlösung von Adobe stellt die Werbeagentur seit September 2019 Vertragsabschlüsse sukzessive auf elektronische Unterzeichnungen um. Statt auf Papier, signieren die Vertragspartner die Dokumente per Mausklick, Fingertipp oder mit einem Wisch auf dem Touchscreen.

Vor dem preisgekrönten Werbeclip stehen die Vertragswerke.

Wie viel Papierkram im Backoffice einer Kreativschmiede anfällt, mag Außenstehende überraschen. Neue Kunden, Verschwiegenheitsvereinbarungen für Projekte, Kostenvoranschläge, Auftragsvergaben an Dienstleister, neue und geänderte Arbeitsverträge – all das bindet viel Zeit und Papier im Tagesgeschäft.


„Aufträge ab 250 Euro sind bei uns zeichnungspflichtig. Weil die Entscheidungsträger häufig unterwegs sind, etwa wie bei Kundenterminen, wird die Unterzeichnung von Papierdokumenten zum Nadelöhr. Wir sind in 2020 angekommen und müssen die Ressource Zeit maximal effizient nutzen um kompetitiv zu bleiben. Neue Technologien, wie bspw. Adobe Sign, helfen dabei, deutlich an Geschwindigkeit zu gewinnen.“

 

Nadir Houchee
Head of Controlling, Grabarz & Partner


Verträge in Word bearbeiten, per E-Mail unterzeichnen.

Bei den Signaturen, die Grabarz & Partner mit Adobe Sign managt, verlängern auswärtige Termine von Unterzeichnern den Vorgang nun nicht mehr. Und der Papierverbrauch ist erheblich gesunken. Bis zu 30 Dokumentenprozesse täglich erledigt die Werbeagentur bereits über die Weboberfläche von Adobe Sign. Mehr als ein gängiger Browser ist dafür nicht nötig. Das vereinfacht den Alltag in der gesamten Agentur deutlich. Denn neben Biljana Retzlik und Nadir Houchee sind rund 100 der über 300 Beschäftigten an Unterzeichungsvorgängen beteiligt.

Ein Beispiel im Zuge der Produktion eines TV-Spots: Nach dem Abschluss der Gespräche mit der Produktionsfirma erstellt Biljana Retzlik das Vertragsdokument. Anstatt es anschließend auszudrucken, versieht sie es in der Weboberfläche von Adobe Sign mit Feldern, in denen die Unterzeichner ihre Signatur hinterlassen.

Danach legt sie die Reihenfolge der Unterzeichner fest und startet den Prozess. Als nächstes treffen nacheinander E-Mails bei den Vertragspartnern ein, also bei der Produktionsfirma auf der einen Seite und bei der Fachabteilung und der Geschäftsleitung von Grabarz & Partner auf der anderen Seite.

Das Vertragsdokument können die Beteiligten auch unterwegs per Laptop, Smartphone oder Tablet unterzeichnen. Somit ist eine Unterschrift im Zweifelsfall sogar auch am Set möglich. Automatische Erinnerungen helfen dabei, Verzögerungen zu vermeiden. Eine Statusübersicht in der Weboberfläche von Adobe Sign informiert Biljana Retzlik und die Beteiligten von Grabarz & Partner, in welcher Inbox das Dokument gerade auf die Unterschrift wartet.

Sollten die Beteiligten ein Dokument doch noch ändern wollen, braucht Biljana Retzlik die Datei nicht herunterzuladen und zu konvertieren. Adobe Sign ist nämlich als Add-On in Microsoft Word integrierbar. Daher passt sie das Dokument einfach im Textverarbeitungsprogramm an und startet den Signaturprozess erneut, ohne das Programmfenster wechseln zu müssen.

Warum sich Grabarz & Partner für Adobe Sign entschieden hat.

„Die Word-Integration hat für uns den Ausschlag gegeben. Dadurch können alle Beteiligten mit der gleichen Datei arbeiten. Im Vergleich dazu mussten bei einer Alternative die Unterzeichner immer wieder das jeweils aktuelle Dokument herunter- und hochladen, um Versionskonflikte zu vermeiden. Für Adobe Sign brauchen wir dagegen keinen Workaround“, erklärt Biljana Retzlik.

Darüber hinaus lassen sich über die Adobe IT-Tools viele weitere gängige Business-Anwendungen und Web-Dienste als Add-on zu Adobe Sign hinzufügen. So kann Grabarz & Partner die Signaturlösung bausteinartig für den eigenen Workflow optimieren und konform zu den IT-Sicherheitsvorgaben der Kunden einsetzen. Der Serverstandort für deutsche Anwender von Adobe Sign befindet sich in Frankfurt/Main und erfüllt daher voll und ganz die Ansprüche des EU-Datenschutzes.

Auch in anderer Hinsicht überzeugte Adobe Grabarz & Partner. „Wir haben die Betreuung von Adobe vom ersten Kontakt bis zur Umsetzung als außerordentlich angenehm empfunden. Die Beratung erfolgte auf Augenhöhe, fast wie unter Kollegen und völlig ohne Verkaufsdruck“, betont Nadir Houchee.

Manchmal reichen sieben Minuten für ein gutes Gefühl.

Am meisten begeistern Retzlik und Houchee aber die messbaren Ergebnisse. Seit dem Start im September 2019 waren sie bis zum Dezember 2019 an rund 250 Signaturvorgängen beteiligt. „Auf Papier haben wir alle Unterschriften meist zwischen 24 und 72 Stunden beisammen. Hingegen mit Adobe Sign verkürzt sich der Vorgang – je nach Vertragskategorie – auf im Schnitt 99 bis 400 Minuten“, resümiert Biljana Retzlik mit einem Blick auf die Statistik in Adobe Sign.

Ihr bisheriges Rekordergebnis: „Gerade einmal sieben Minuten benötigte eine Vertragszeichnung für einen Filmproduktionsauftrag mit drei Signaturpartnern an unterschiedlichen Standorten – zu Stoßzeiten in der Agentur würde das für die Wartezeit am Drucker draufgehen.“


„Adobe Sign ist in diesem Sinne genau die effiziente und perfekt alltagstaugliche Lösung, die zu uns passt.“

 

Biljana Retzlik
Prozess- und Qualitätsmanagement, Grabarz & Partner


Aufgrund der guten Erfahrungen prüft Grabarz & Partner nun, auch die Freigabeprozesse in der Kreation mit elektronischen Signaturen zu vereinfachen, sofern sich dies mit den internen Auditierungsvorgaben der Kunden vereinbaren lässt. Bei vielen Geschäftspartnern kommt der Umstieg auf Adobe Sign bereits gut an. „Ich bekomme von Partnern, wie z. B. Druckereien, Fotografen und Produktionsfirmen, zurückgespiegelt, wie super sie es finden, dass wir jetzt die Möglichkeit zur elektronischen Signatur bieten. Sie profitieren schließlich auch davon, wenn sie bei Eilsachen nicht erst einen Kurier losjagen müssen“, so Biljana Retzlik.

Nadir Houchee ergänzt: „Gerade nach einer intensiven Verhandlungsphase versprüht Adobe Sign ein Gefühl der Leichtigkeit. Die minutenschnelle Unterzeichnung durch alle Beteiligten rundet den Prozess ab. In Erinnerung bleibt die positive Grundstimmung durch die unkomplizierte Vertragsunterzeichnung.“

Prozess- und Qualitätsmanagerin Biljana Retzlik ist vor diesem Hintergrund überzeugt, dass sich dieser Digitalisierungsschritt darüber hinaus positiv auswirkt. „Wenn wir durch Lösungen wie Adobe Sign unseren Geschäftspartnern ein modernes und schnelleres Arbeiten ermöglichen, dann hat das Abstrahleffekte für das Kerngeschäft der Agentur.“

Weitere Kundenreferenzen.

Finden wir gemeinsam heraus, wie Adobe Experience Cloud Ihrem Unternehmen helfen kann. 

Finden wir gemeinsam heraus, wie Adobe Experience Cloud Ihrem Unternehmen helfen kann.