Automatisierung verbessert die Lernproduktivität.

IBM ist für die Qualität und technische Raffinesse seiner Produkte und Dienstleistungen bekannt und verfolgt ebenso hohe Standards für die externe und interne Aus- und Weiterbildung. IBM Schulungs-Teams aus allen globalen Geschäftsbereichen arbeiten gemeinsam an der Erstellung und Aktualisierung von mehreren hundert Kursen pro Jahr zu einer ganzen Reihe von Themen wie Künstliche Intelligenz (AI), Watson, Cloud, Blockchain, Mobile, Analytik, Finanzen, Sicherheit und berufliche Qualifikationen.

Die Kursentwickler verwenden oft Quellmaterial von Fachleuten, die es vorziehen, Content mit vertrauten Anwendungen wie Microsoft PowerPoint und Word zu erstellen. Die Herausforderung für Kursentwickler besteht darin, das Quellmaterial schnell in effektive Schulungen umzuwandeln, die dann in verschiedenen Ausgabeformaten bereitgestellt werden können. Um den Prozess zu rationalisieren und zu vereinfachen, entwickelte IBM Learning Development die maßgeschneiderte Lösung IBM Class Author, die eine Reihe von Tools zur Automatisierung von Dokumentenkonvertierungen und verschiedenen zeitaufwendigen und wiederkehrenden Benutzeraufgaben bereitstellt und Vorlagen zur Durchsetzung eines guten Lern-Designs bietet.

„Mit IBM Class Author können Kursentwickler professionelle, skalierbare Lerninhalte für Live- oder virtuelle Klassenzimmer weltweit oder Materialien für einfache Web-basierte Schulungen erstellen, unabhängig von Zielgruppe, Thema oder Sprache“, sagt Paul Jagger, Business Area Manager für IBM Learning Development in Europa. „Selbst wenn mehrere Redakteure an einem Projekt arbeiten, hilft IBM Class Author dabei, ein einheitliches Design für alle Materialien zu gewährleisten, das die Bereitstellung, Lieferung und spätere Pflege der Lerninhalte erleichtert.“

„Die IBM Class Author-Lösung, die in Verbindung mit Adobe FrameMaker und Microsoft PowerPoint verwendet wird, produziert Kursmaterial von höchster visueller Qualität“, sagt Tom Reed, Education Development Manager, IBM Cloud. „Darüber hinaus steigert die Verwendung dieser Produktkombination die Produktivität der Kursentwickler. Wir haben festgestellt, dass diese Lösung für unsere Kursentwicklungsabteilung sehr wertvoll ist."\

Wenn wir nicht mit der Kombination aus IBM Class Author und Adobe FrameMaker für eine Standardisierung gesorgt hätten, dann wären die Entwicklungszeiten für Kurse tatsächlich länger und die Qualität der Ergebnisse schlechter. Mit Adobe FrameMaker haben Kursentwickler mehr Zeit für die Qualität von Content und benötigen weniger Zeit für routinemäßige Formatierungen.

Julian Cable Courseware Tools Specialist and Technical Editor for IBM Learning Development

Weiterentwicklung je nach Geschäftsanforderungen.

IBM hat Class Author so entwickelt, dass es mit Adobe Technical Communication Suite zusammenarbeiten kann. Es kombiniert viele der Standardfunktionen von Produkten wie Adobe FrameMaker und Adobe Acrobat Pro DC mit Add-in-Tools, die IBM mit dem Adobe FrameMaker Developer Kit erstellt hat.

IBM führte FrameMaker vor fast 20 Jahren ein, als das Unternehmen eine verteilte Desktop-Authoring-Lösung benötigte, um veraltete Mainframe-Technologien zu ersetzen. Mit steigenden geschäftlichen Anforderungen entwickelte IBM Class Author für die Integration mit FrameMaker, das ja effizient mit umfangreichen Dokumenten umgehen kann, Content auf Buchebene organisiert, mehrere Ausgaben aus einer zentralen Quelle durch die Verwendung von bedingtem Text nahtlos verarbeitet und Grafiken per Verweis importiert, anstatt sie in Dokumente einzubetten.

IBM Class Author importiert automatisch Microsoft PowerPoint-Präsentationen mit Folien und Sprechernotizen sowie Microsoft Word-Dokumente – jeweils auf der Grundlage vordefinierter Vorlagen in FrameMaker. IBM Class Author kann auch Content zu den ursprünglichen Microsoft-Präsentationen oder -Dokumenten zurückführen, sodass die Mitarbeiter den Content mit den Anwendungen ihrer Wahl aktualisieren können.

„Durch die Automatisierung wiederkehrender, zeitaufwendiger Aufgaben mit Adobe FrameMaker konnte IBM die Zeit für die Entwicklung von Kursinhalten um bis zu 20 % reduzieren“, sagt Julian Cable, Courseware Tools Specialist und Technical Editor bei IBM Learning Development. Wenn wir nicht mit der Kombination aus IBM Class Author und Adobe FrameMaker für eine Standardisierung gesorgt hätten, wären die Entwicklungszeiten für Kurse länger und die Qualität der Ergebnisse schlechter ausgefallen. Mit Adobe FrameMaker haben Kursentwickler mehr Zeit für die Qualität von Content und benötigen weniger Zeit für routinemäßige Formatierungen“.

Skalierbar, wiederverwendbar und barrierefrei.

Dank des flexiblen, modularen Konzeptes von IBM können Kursentwickler mehrere FrameMaker-Ausgabebücher aus demselben Ausgangsmaterial erstellen. Mit bedingtem Text in FrameMaker können Kursentwickler jeden Content für bestimmte Zwecke markieren, z. B. für eine bestimmte Zielgruppe oder einen bestimmten Ausgabetyp, wodurch die Notwendigkeit mehrerer Content-Kopien entfällt. IBM Class Author kann anschließend Einstellungen für bedingten Text für ein ganzes FrameMaker-Buch synchronisieren und verschiedene Ausgabeformate erzeugen, z. B. PDF-Handbücher für Schüler und Lehrer oder Dateien, die für Schulungen im Klassenzimmer ausgedruckt oder für die wachsende Zahl der von IBM angebotenen Online-Kurse digital bereitgestellt werden können.

So hat IBM beispielsweise ein Schulungsprogramm mit dem Ziel konzipiert, entwickelt und durchgeführt, mehr als 430 Mitarbeiter einer großen britischen Behörde bei der Umstellung auf die neueste IBM-Technologie zu unterstützen. Das Schulungs-Team entwickelte auch etwas andere Kurse, um neue Mitarbeiter in die Technologie einzuführen.

„Durch den Einsatz von Adobe FrameMaker und den Funktionen von IBM Class Author konnte IBM die Kursentwicklungsphase des Projekts erheblich rationalisieren, da Materialien für beide Mitarbeitergruppen an zentraler Stelle entwickelt werden konnten, anstatt Module zu bestimmten Themen separat für verschiedene Zielgruppen erstellen zu müssen“, so Cable. „Auf diese Weise konnte die Entwicklung und Durchführung des Kurses innerhalb einer knappen Frist abgeschlossen werden.“

Vereinfachte Verwaltung von Metadaten.

Jeder IBM-Schulungskurs enthält viele Metadaten, sowohl auf der Ebene des Gesamtkurses als auch auf der Ebene der einzelnen Module. Die Synchronisierung von Metadaten über mehrere Dateien hinweg war jedoch eine Herausforderung. Jedes Lernmodul enthält Metadaten zu einer bestimmten Vorlesung bzw. praktischen Übung. Zu den Kursmetadaten gehören Informationen wie die Kursbeschreibung, die Lernziele, die Tagesordnung und Listen mit Vorlesungs- und Übungstiteln.

In einem Kurs oder Modul werden Metadaten in der Regel mehrfach für Ausgaben wie Zusammenfassungen, Vorworte und Content-Verzeichnisse verwendet. Das manuelle Aktualisieren und Abgleichen von Metadaten kann jedoch bei umfangreicheren Kursen bis zu zwei Tage dauern. IBM Learning Development hat mithilfe des FrameMaker Developer Kit eine Kursinformationsfunktion für IBM Class Author entwickelt, die die mühsamen manuellen Arbeitsschritte überflüssig macht.

„Metadaten werden jetzt in einer einzigen Master-XML-Datei gespeichert, die einmal aktualisiert und dann automatisch an alle Adobe FrameMaker Bücher und Microsoft Word- und PowerPoint-Dateien weitergegeben werden kann, die mit einem Kurs verknüpft sind“, erklärt Cable. „IBM Class Author verfügt sogar über eine Batch-Funktion, die das strukturierte Authoring in Adobe FrameMaker nutzt, um alle Änderungen an den Metadaten mit einem einzigen Mausklick auf einen ganzen Kurs zu übertragen.“

Langlebigkeit und Barrierefreiheit der Kurse.

Der WYSIWYG-Editor (What-You-See-Is-What-You-Get) in FrameMaker beschleunigt nicht nur die Entwicklung und Überprüfung von Dokumenten, sondern steigert auch den Wert von vorhandenem Content. IBM hat bis zu zehn Jahre lang große Mengen an Kursen aktualisiert, indem IBM Class Author den Content automatisch auf die neueste Version der FrameMaker-Kursvorlage aktualisiert hat.

Adobe Technical Communication Suite und IBM Class Author unterstützen IBM auch bei der Einhaltung von Abschnitt 508 des U.S. Rehabilitation Act und ähnlicher internationaler Gesetzesvorgaben, die zur Verbesserung des Zugangs zu Informationstechnologie für Menschen mit Behinderungen erlassen wurden. So müssen beispielsweise Lernmaterialien für Sehbehinderte Sprachsynthese für Abbildungen anbieten.

IBM Class Author ordnet den Präsentationsfolien automatisch Bildbeschreibungen zu, ohne dass der Autor einen Alternativtext schreiben muss. Alternative Textinhalte werden dann automatisch an FrameMaker weitergegeben und zur Erstellung vollständig zugänglicher PDF-Ausgabedokumente verwendet.

„Die IBM Class Author-Lösung, die von Adobe FrameMaker und Adobe Acrobat Pro DC unterstützt wird, ermöglicht es uns, in Präsenskursen und virtuellen Kursen Lerninhalte zu entwickeln, die den Anforderungen an Barrierefreiheit auf effiziente und kostengünstige Weise entsprechen“, meint Cable.

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