Der Weg in die digitale Zukunft

Die Otto Group befindet sich auf klarem Kurs in eine digitale Zukunft. Der Handels- und Dienstleistungskonzern hat sich erfolgreich vom traditionellen Katalogversandhändler zu einem der weltweit größten Onlinehändler entwickelt. Diese digitale Führungsrolle will er in vielen Bereichen konsequent ausbauen und weiterwachsen – sei es als eCommerce-Marktplatz, Electronic-Payment-Spezialist oder Entwickler von Apps für begeisternde Kundenerlebnisse. Dazu investiert die Gruppe stark in die digitale Transformation der internen Prozesse. Sowohl Konzerneinheiten wie myToys, ECE, WITT und Bonprix als auch die OTTO-Zentrale vereinfachen ihre Unterschriftsprozesse durch zeitsparende elektronische Signaturen mit Adobe Acrobat Sign.

Papier als Bremskeil für agiles Handeln

Zeit ist für Lukas Lübberstedt ein wichtiger Faktor. Als strategischer Einkäufer im Corporate Procurement der Otto (GmbH & Co KG), beschafft er digitale Tools, die die hauseigene Softwareentwicklung dabei unterstützen, den Versandhändler in hohem Tempo zum digitalen Marktplatz zu transformieren. „Als Tech-Company entwickeln wir nach agilen Prinzipien. Das Vorgehen in Sprints erfordert es, auch im Einkauf auf kurzfristige Beschaffungen eingehen zu können. Daher ist es auch im Einkauf unser Anspruch, unsere Prozesse zu optimieren und, wenn möglich, mit neuen Lösungen zu beschleunigen – wie in diesem Fall mit Acrobat Sign“, erklärt Lübberstedt, der mit der Einführung von Acrobat Sign bei OTTO betraut ist.

Als Bremse standen für das strategische Einkaufsteam schon seit längerem papiergebundene Unterschriften auf Lieferantenverträgen fest. Der Postversand über große räumliche Distanzen und viele Hierarchieebenen kostete bis zu mehreren Wochen – mit einer modernen agilen Wachstumsstrategie ist das nicht vereinbar. Als 2019 die eIDAS-Verordnung Rechtstandards für elektronische Unterschriften definierte, standen die Zeichen bei OTTO endgültig auf Grün, händische Unterschriften sukzessive zu ersetzen.

Für Acrobat Sign sprach neben dem Bedienkomfort und der hohen Kompatibilität zur bestehenden IT-Landschaft auch nicht zuletzt, dass die Lösung die Compliance-Vorgaben des Konzerns erfüllte.

Skalierung per Expresszustellung

Seit März 2020 ist Acrobat Sign bei der Otto Group im Einsatz. Ursprünglich als Pilotprojekt im Procurement der Konzernzentrale geplant, bewies die Lösung auf Anhieb ihre Skalierbarkeit. Als die Pandemie neue Anforderungen an die digitale Zusammenarbeit stellte, sagten schnell große Teile des OTTO-Campus in Hamburg „Tschüss Papier und Stift, ahoi elektronische Unterschriften“. Im Expresstempo kamen viele weitere Standorte hinzu.

Ob Einkauf von Dienstleistungen und Handelswaren, Finanzen oder Event-Organisation: Ende 2021 unterzeichnen bereits 30 Konzernabteilungen und Konzerngesellschaften aus der DACH-Region und darüber hinaus monatlich rund 500 Dokumente mit Acrobat Sign. Tendenz steigend.

Beim Onboarding vieler neuer Anwender*innen in kurzer Folge kann sich Lukas Lübberstedt auf eine Stärke der Adobe-Lösung verlassen: „Acrobat Sign ist sehr intuitiv und einfach zu handhaben. Niemand braucht für den Einstieg IT-Kenntnisse. Daher hat es praktisch alle Anwender*innen sofort überzeugt, dass es ‚cooler‘ ist, elektronisch, statt auf Papier zu unterschreiben“, betont der Einkaufsprofi.

Selbst die qualifizierte elektronische Signatur (QES) traf von Beginn an auf Akzeptanz. Wegen einer zweifelsfreien Zuordnung der Identität erfordert sie weitere Einrichtungsschritte. Doch als sicherste Variante elektronischer Unterschriften ermöglicht die QES Zeichnungsberechtigen der Otto Group auch Arbeitnehmerüberlassungen und Finanzierungen mit Acrobat Sign zu unterschreiben.

Mehr Performance im digitalen Wettbewerb

Mit der Lösung von Adobe hat die Otto Group ihre Beschaffungsprozesse erheblich beschleunigt. „Mit Acrobat Sign wurden aus Wochen wenige Stunden. Es ist nicht mehr relevant, wo sich die Zeichnungsberechtigten gerade befinden. Wenn es schnell gehen muss, kann eine Unterschrift auch von unterwegs formal gleichwertig erfolgen“, berichtet Lukas Lübberstedt.

Nicht mehr Unterschriften hinterherzulaufen, erleichtert den Einkaufsprofis, selbst kurzfristige Beschaffungsaufträge in dem hohen Wachstumstempo der Otto Group zu realisieren. Zudem bedeutet mehr Zeit auch mehr wertvolle Kapazitäten für die strategische Beratung durch den Einkauf. Die passende Auswahl von Tools ist für eine bestmögliche Performance wichtig und daher ein maßgeblicher Wettbewerbsfaktor.

„Als Einkauf können wir uns durch die Zeitersparnis, die Acrobat Sign mit sich bringt, mehr auf die wirklich relevanten Tätigkeiten fokussieren und folglich einen noch besseren Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten“, betont Lukas Lübberstedt.

Nächstes Ziel: Digitale Workflows

Wegen der überzeugenden Erfahrungen plant Lukas Lübberstedt mit Acrobat Sign als feste Größe auf dem weiteren Weg des OTTO-Einkaufs in die digitale Zukunft. So steht die Ausweitung der Anwendungsfälle auf internationale Konzernverträge bevor. Zudem werden perspektivisch digitale Workflows durch die Integration in Office-Lösungen stärker in den Blick rücken. Wie sich Unterschriftsprozesse dank einer Schnittstelle von Acrobat Sign zum Beispiel direkt aus Microsoft Teams anstoßen lassen, hat die Otto Group bereits erfolgreich getestet.

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