Medienbrüche sind Geschichte.
Wie die Schaeffler Gruppe ihre Dokumentenworkflows vollständig digitalisiert hat.
>10.000
Transaktionen über Adobe Acrobat Sign
Produkte:
Ziele
Medienbrüche führen in Dokumentenworkflows zu erheblichen Zeitverzögerungen.
Verträge und Transaktionen müssen über mehrere Jahre aufgehoben werden, um Unterschriften nachweisen zu können.
Ergebnisse
Mit Adobe Acrobat Sign konnte die Schaeffler Gruppe die letzte Lücke hin zu voll digitalisierten Workflows schließen. Das spart nicht nur Kosten für Drucker und Papier, sondern insbesondere wertvolle Zeit.
Elektronisch signierte Dokumente können digital archiviert und entsprechende Dokumente per Schlagwortsuche schnell und einfach gefunden werden. Das erspart Zeit – und den staubigen Aktenkeller.
Workflows effizienter gestalten
Seit über 70 Jahren treibt die Schaeffler Gruppe als ein weltweit führender Automobil- und Industriezulieferer zukunftsweisende Erfindungen und Entwicklungen in den Bereichen Bewegung und Mobilität voran. Mit innovativen Technologien, Produkten und Services in den Feldern CO₂-effiziente Antriebe, Elektromobilität, Industrie 4.0, Digitalisierung und erneuerbare Energien ist das Unternehmen ein verlässlicher Partner, um Bewegung und Mobilität effizienter, intelligenter und nachhaltiger zu machen. Das Technologieunternehmen produziert Präzisionskomponenten und Systeme für Antriebsstrang und Fahrwerk sowie Wälz- und Gleitlagerlösungen für eine Vielzahl von Industrieanwendungen.
Kein Wunder also, dass die Schaeffler Gruppe auch in den eigenen Abläufen auf nahtlose Workflows achtet. Seit Anfang 2020 setzt das Unternehmen beim Finalisieren von Verträgen auf Adobe Acrobat Sign und schließt damit die Lücke im ansonsten vollständig digitalisierten Dokumentenprozess.
Die Einkaufsabteilung legt stark vor
Daran war auch Andreas Kins aus der Abteilung Strategy & Processes – Sourcing & Procurement sehr gelegen, der sich als Projektleiter für den weltweiten Rollout verantwortete. „Gerade im Einkauf sind wir in hohem Maß auf Unterschriften angewiesen. Dokumente auszudrucken, zu unterschreiben und wieder einzuscannen ist nicht nur zeitintensiv, sondern verbraucht auch unnötig viel Ressourcen, wie beispielsweise Papier. Adobe Acrobat Sign hat uns sowohl durch die intuitive Bedienung und die internationale Kompatibilität, als auch durch die vielfältigen Schulungsmaterialien überzeugt. So waren wir in der Lage, die Lösung global in allen Einkaufsteams parallel auszurollen.“
„Acrobat Sign hat uns sowohl durch die intuitive Bedienung und die internationale Kompatibilität als auch durch die vielfältigen Schulungsmaterialien überzeugt. So waren wir in der Lage, die Lösung global in allen Einkaufsteams parallel auszurollen.“
**Andreas Kins **
Strategy & Processes – Sourcing & Procurement, Schaeffler Gruppe
Als das Pilotprojekt im Januar 2020 startete, hatten Andreas Kins und sein Team mit 5.000 digital unterschriebenen Transaktionen im Anfangsjahr innerhalb des Einkaufs gerechnet – neun Monate später konnten bereits 10.000 Transaktionen über Acrobat Sign erfolgreich abgeschlossen werden. Trotz der Einschränkungen durch die globale COVID-19-Pandemie in 2020 war die Schaeffler Gruppe dank der Umstellung auf digitale Unterschriften in der Lage, einen Großteil ihrer Verträge erfolgreich remote zu unterzeichnen. „Auch wir haben während des Lockdowns und darüber hinaus von zu Hause aus gearbeitet“, erzählt Andreas Kins. „Um das Geschäft so reibungslos wie möglich weiterlaufen zu lassen, hat es natürlich sehr geholfen, alle Dokumente vollständig digital aufbereiten und unterschreiben zu können.“
Das Perpetuum Mobile gibt es doch!
Solch eine digitale Lösung war natürlich auch für andere Abteilungen sehr interessant. Viele Teams kamen proaktiv auf Andreas Kins zu und wollten die elektronische Unterschrift auch in ihrer Abteilung etablieren – am liebsten sofort. „Die Signatur-Lösung hat sich selbst verkauft, wir mussten nicht einmal Überzeugungsarbeit leisten – im Gegenteil“, freut sich Andreas Kins. „Wir haben die Teams erst einmal um Geduld bitten müssen, bis das Projekt unternehmensweit ausgerollt werden konnte.“
Für die erfolgreiche Einführung von Acrobat Sign war entscheidend, dass alle erforderlichen Abteilungen – wie die IT, Data Protection, die Rechtsabteilung und später der Betriebsrat – in das Projekt involviert waren. „Nur so lassen sich etwaige Hindernisse frühzeitig identifizieren und entsprechende Lösungen entwickeln. Je genauer man vorarbeitet, desto flüssiger funktioniert zudem später die Einführung“, berichtet Andreas Kins.
Sein Fazit: Die Einführung der digitalen Unterschrift hat sich definitiv gelohnt. „Die elektronische Signatur wird sich durchsetzen. In drei Jahren fragen wir uns vermutlich, warum wir diesen Medienbruch überhaupt so lange akzeptiert haben“, so Andreas Kins.
„Die elektronische Signatur wird sich durchsetzen. In drei Jahren fragen wir uns vermutlich, warum wir diesen Medienbruch überhaupt so lange akzeptiert haben.“
Andreas Kins
Strategy & Processes – Sourcing & Procurement, Schaeffler Gruppe
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