Digitalisierung einfach gemacht.
Unterschriftsprozesse mit Adobe Sign zu digitalisieren ist für die IT des städtischen Versorgers WVV ein Leichtes.
Products:
Ziele
Signaturvorgänge für eine schnellere und ortsunabhängige Zeichnung digitalisieren.
Lösung muss kompatibel zu vorhandener Microsoft-Umgebung sein.
Einfache Benutzerführung für geringen Schulungs- und Einarbeitungsaufwand.
Ergebnisse
Technisch einsatzbereit in nur vier Wochen.
Integration in gewohnte Office-Tools.
Eine Stunde Webinar genügt für Konfiguration und Schulung.
Für viele Mittelständler ist das Ziel klar: durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen flexibler und innovativer werden. Doch der Weg dorthin ist mit Fragen gepflastert. Wie modernisieren mittelständische Firmen ihre IT, ohne die Infrastruktur auf den Kopf zu stellen? Wie werden sie digitaler, aber bleiben trotzdem menschlich? Mit welchem Veränderungstempo nehmen sie Beschäftigte und Kunden mit, ohne sie zu überholen?
Die Würzburger Versorgungs- und Verkehrs-GmbH (WVV) hat für sich die passenden Antworten darauf gefunden. Mit der Signaturlösung Adobe Sign digitalisiert der Infrastrukturdienstleister erfolgreich einen großen Teil der Unterschriftsprozesse, die in dem breit aufgestellten Unternehmen täglich anfallen.
Die rund 1.500 Beschäftigten der WVV liefern den Würzburgern Energie, befördern sie mit Bus und Bahn, bewirtschaften Bäder, Saunen, eine Eisbahn sowie den Parkraum in der Stadt und darüber hinaus. Als Händler für digitale Zertifikate und Einkäufer an der Strombörse ist die WVV auch überregional aktiv. Dabei mit Unterschriften Vertrauen zu schaffen, ist ein jeden Tag aufs Neue benötigter Schlüssel zum Erfolg.
„Die Einführungszeit fiel unglaublich kurz aus. Das ist das Schöne an der Einfachheit von Adobe Sign.“
Andreas Reumann
Gruppenleiter IT der Würzburger Versorgungs- und Verkehrs-GmbH
Teamarbeit wird digital – Unterschriften auch.
Das Interesse an elektronischen Unterschriften weckte der verstärkte Einsatz von Office 365 mit dem Collaboration Tool Microsoft Teams seit Mitte 2019. Die digitale Zusammenarbeit warf die Frage auf: „Wenn die Beschäftigten schon die Dokumente an sich am Screen austauschen, warum sollen sie dann noch Zeit und Papier in handschriftliche Unterschriften stecken, obwohl es Tools wie Adobe Sign gibt?“, erinnert sich Andreas Reumann an den Ausgangspunkt der Digitalisierungsmaßnahme. Als Gruppenleiter IT kümmert sich Reumann um alles, was die WVV-Beschäftigten an IT-Infrastruktur benötigen. Deshalb verantwortet er auch den Umstieg auf elektronische Signaturen.
Intuitive Bedienung als Schlüssel zur Akzeptanz.
Neben Adobe Sign zog Andreas Reumann eine Alternative in Betracht, verwarf diese jedoch aus zwei Gründen. Abgesehen vom Verhältnis zwischen Preis und Leistung überzeugte den IT-Fachmann das selbsterklärende und gleichzeitig effektive Bedienkonzept von Adobe Sign.
Davon konnte er vorab mittels eines kostenlosen Developer Accounts einen Eindruck gewinnen. „Die Bedienoberfläche von Adobe Sign ist aufs Wesentliche reduziert und daher auch für technisch weniger versierte Anwender sehr zugänglich“, lobt Andreas Reumann. Positiv hebt er insbesondere die schlanke Versandmaske ohne ablenkende Bedienelemente sowie die übersichtliche Benutzerführung für Empfänger durch gelbe Pfeilmarkierungen hervor.
Als weiteren maßgeblichen Vorteil bewertete er das Zusammenspiel mit Microsoft Teams, dem Collaboration Tool der Wahl für die WVV. „Durch die Integration von Adobe Sign in Microsoft Teams müssen Anwender nicht das Programmfenster wechseln und den Browser öffnen. Das ist ein kleines Detail mit großer Wirkung im Tagesgeschäft“, so Reumann.
Schnell startklar.
Im November 2019 entschied sich die WVV für Adobe Sign. Schon im Januar 2020 war die Lösung für elektronische Signaturen technisch einsatzbereit. So schnell implementieren ließ sie sich wegen des Cloud-basierten Ansatzes. Ein Eingriff in die IT-Infrastruktur ist deswegen nicht nötig.
Um eine Dokumentenvorlage in Adobe Sign für den Einsatz bei der WVV einzurichten, benötigte Andreas Reumann nicht mehr als eine Arbeitsstunde. Ein Adobe-Mitarbeiter hatte ihn in einem Webinar zur Erstkonfiguration mit dem nötigen Know-how ausgestattet. Dieses konnte Andreas Reumann ebenso unkompliziert in einer Videokonferenz den WVV-Beschäftigten weitergeben.
Anschließend gab er ausgewählten Test-Anwendern Zugriff auf eine Demo-Umgebung, um vor dem echten Praxiseinsatz offene Fragen auszuloten. Doch die Rückfragen blieben aus. Es gab einfach keine. Weitere Schulungen? Nicht nötig. „Die Einführungszeit fiel unglaublich kurz aus. Das ist das Schöne an der Einfachheit von Adobe Sign“, betont Andreas Reumann.
„Wenn die Beschäftigten schon die Dokumente an sich am Screen austauschen, warum sollen sie dann noch Zeit und Papier in handschriftliche Unterschriften stecken, obwohl es Tools wie Adobe Sign gibt?“
Andreas Reumann
Gruppenleiter IT der Würzburger Versorgungs- und Verkehrs-GmbH
Elektronische Signatur nimmt den Zeitdruck raus.
Seit dem Frühjahr 2020 unterzeichnet die WVV auf elektronischem Weg Beschaffungsaufträge und Einstellungsvermerke in der Personalabteilung sowie Vorverträge an der Strombörse. Word-Dokumente auszudrucken und per Umlaufmappe oder Kurier zu verschicken, ist dafür nicht mehr nötig.
Stattdessen stoßen anfänglich 25, später bis zu 150 WVV-Beschäftigte Signaturvorgänge elektronisch an. Dazu füllen sie ein Musterformular im Browser-Fenster oder dem Microsoft-Teams-Plugin von Adobe Sign aus. Dann verschicken sie das unterschriftsreife Dokument an die Unterzeichner. Diese öffnen in ihrem E-Mail-Postfach einen Link, der sie zu einer Webseite führt. Markierte Felder akzeptierten Signaturen per Computer-Maus oder Fingerspitze auf dem Smartphone. Dadurch lässt sich von überall aus unterschreiben.
„Dank Adobe Sign können die Bereichsleitung und Geschäftsführung selbst auf Dienstreisen zeitgebundene Dokumente unterzeichnen. Das ist insbesondere für den Energiehandel an der Strombörse wichtig, wo innerhalb von 24 Stunden Unterschriften vorliegen müssen.“
Andreas Reumann
Gruppenleiter IT der Würzburger Versorgungs- und Verkehrs-GmbH
Aber auch beim Onboarding neuer Beschäftigter ist ein reibungsloser Signaturprozess Gold wert. Damit sie etwa Hausschlüssel oder E-Mail-Zugang rechtzeitig zum Arbeitsbeginn erhalten, müssen zuvor bis zu zehn Stellen im Haus einen Einstellungsvermerk zur Kenntnis nehmen. Die elektronische Signatur nimmt den Zeitdruck raus. Denn sie liegt nun viel schneller vor als zu analogen Zeiten.
Eine Frage von Stunden statt Wochen.
Einstellungsvermerke durchlaufen das Haus jetzt im Schnitt statt in zwei Wochen innerhalb von zwei Tagen. Mitunter ist der Vorgang sogar schon nach drei Stunden abgehakt. Geschäftskunden aus der Energiewirtschaft kann die WVV nun innerhalb eines halben Tages statt in bis zu acht Tagen mit digitalen Zertifikaten ausstatten. Denn auch in den Büros der Kunden verteilt Adobe Sign unterschriftsreife Dokumente viel schneller und direkter an eine Vielzahl von Entscheidungsträgern als Kurier und Umlaufmappe es könnten.
Das ist marktrelevant. „Wenn Kunden kurzfristig digitale Zertifikate benötigen, ist es von Vorteil, dass wir dank elektronischer Signaturen in Adobe Sign den Beschaffungsprozess kürzer als Wettbewerber gestalten können“, betont Andreas Reumann. „Gerade kleine und mittlere Kunden schätzen es, dass sie dank Adobe Sign nichts ausdrucken und verschicken müssen“, so Reumann.
Alle wollen Adobe Sign.
Tempo und Effizienz der elektronischen Signaturen machen sich schon jetzt in allen Bereichen bemerkbar. Doch der bisherige Erfolg ist erst der Anfang. Wegen der guten Erfahrungen wird der Einsatz ausgeweitet. Gut, dass sich die Cloud-Lösung bequem skalieren lässt. „Wenn erstmal das ganze Haus mitkriegt, wie gut elektronische Signaturen funktionieren, dann wollen alle Adobe Sign“, ist Andreas Reumann überzeugt.
