Jai Gulati tiene tres pasiones: las personas, los procesos y la tecnología. “Al fin y al cabo, los procesos y la tecnología son importantes porque afectan a las personas”, afirma Gulati. “Queremos usar las mejores tecnologías y crear los mejores procesos, pero todo esto debe ser para ayudar a las personas”.

Después de años trabajando en los sectores de la tecnología punta, los servicios financieros y las telecomunicaciones, Gulati se incorporó a la innovadora empresa biotecnológica Regeneron, primero como responsable global de Operaciones de TI y ahora como responsable global de Servicios de Aplicaciones y Automatización Inteligente. Regeneron es una empresa conocida por ser una pionera en el ámbito científico, en la investigación de tratamientos y el desarrollo de nuevos medicamentos para enfermedades y trastornos graves como el cáncer, las enfermedades que causan ceguera y el virus del Ébola. En los últimos años, la empresa fue noticia por su trabajo en el tratamiento y la prevención de la COVID-19.

“Me encanta la pasión que siente todo el mundo que trabaja en Regeneron por ayudar a pacientes, buscar tratamientos para enfermedades y hacer lo correcto”, declara Gulati. “Ese es el motivo por el que llevo tanto tiempo en la empresa”.

Estandarizar con Adobe Acrobat Sign

Tras supervisar la transformación de la infraestructura informática, a Gulati se le encargó un replanteamiento de las aplicaciones. “La tecnología y los procesos pueden afectar a las personas enfermas, dado que se utilizan muchas herramientas con muchos fines diferentes, desde hacer un descubrimiento científico revolucionario hasta estudiar el medicamento experimental resultante o fabricarlo y distribuirlo a las personas que lo necesitan”, explica Gulati.

Gulati formó un equipo de servicio de aplicaciones que se centró en distribuir en toda la empresa aplicaciones y procesos sostenibles, ampliables a escala y fiables. Al partir de una base sólida y ágil, Gulati se marcó el objetivo de distribuir servicios informáticos en semanas en lugar de meses. Mientras el equipo de servicios de aplicaciones investigaba las que se utilizaban en toda la empresa, descubrió varios grupos que utilizaban Adobe Acrobat Sign para los flujos de trabajo con documentos digitales.

La documentación es vital en los ámbitos farmacéutico y médico, y muchos de estos documentos se tienen que firmar. Por ejemplo, los equipos de producción necesitan mantener registros detallados para cumplir con la FDA y otros organismos competentes. Al igual que sucede en muchas empresas, también hay que firmar documentos todos los días, como nuevos contratos de proveedores, cartas de ofertas de empleo y autorizaciones de acceso al servidor.

Varios grupos habían decidido por su cuenta utilizar Adobe Acrobat Sign para optimizar las firmas y la documentación, pero Gulati identificó que tenía decenas de usos más en toda la empresa. Por lo tanto, el equipo de servicios de aplicaciones decidió implementar Adobe Acrobat Sign como servicio empresarial.

“Con el enfoque empresarial de Adobe Acrobat Sign, pudimos aprovechar funciones tales como el inicio de sesión único y mejorar la privacidad y seguridad de los datos con una arquitectura estandarizada”, relata Gulati. “La adopción es la clave de toda tecnología nueva. Dado que Adobe Acrobat se emplea de forma generalizada en toda la empresa, sabíamos que el personal sería más proclive a adoptar una solución de firma electrónica de un proveedor fiable y que ya conocía”.

Afrontar la pandemia con la firma remota

Gulati incorporó Adobe Acrobat Sign a una iniciativa digital más amplia pensada para fomentar la agilidad entre la plantilla al posibilitar el teletrabajo. Justo dos semanas después de haber empezado el programa piloto, la pandemia de COVID-19 obligó al personal a teletrabajar. Las solicitudes de acceso a Adobe Acrobat Sign se multiplicaron por toda la empresa.

“Bastan dos semanas para implementar Adobe Acrobat Sign en un grupo nuevo”, afirma Gulati. “Para que la implementación se lleve a cabo con rapidez, hay que definir las expectativas adecuadas y trabajar con partners fiables. Ninguna tecnología funcionará exactamente conforme a lo previsto, pero los buenos proveedores como Adobe innovan y te ayudan a lograr tus metas. También es importante mantener la agilidad, ya que es posible que por el camino descubras nuevos casos de uso que no habías tenido en cuenta”.

Agilizar el papeleo para acelerar el tratamiento

En la actualidad, Adobe Acrobat Sign se utiliza en todo Regeneron, sobre todo en el equipo jurídico y el de producción. Adobe Acrobat Sign sirve para firmar todo tipo de documentos jurídicos, como contratos de confidencialidad, acuerdos sobre planes de trabajo y contratos con consultorías jurídicas externas. El equipo de producción documenta todos los pasos del proceso de creación de medicamentos para cumplir con estrictas normativas.

El equipo de servicios de aplicaciones colabora con los equipos de todo Regeneron en la creación de formularios web y plantillas para Adobe Acrobat Sign que digitalizan y automatizan los flujos de trabajo con documentación. Con Adobe Acrobat Sign, los equipos pueden crear documentos automáticamente, remitírselos a las personas que los deben firmar y llevar un seguimiento del progreso de cada documento firmado. Al eliminar la necesidad de que las personas firmantes impriman y escaneen documentos, firmarlos resulta mucho más fácil y requiere menos esfuerzo.

“Adobe Acrobat Sign aumenta las eficiencias internas, pero también nos permite mejorar la interacción con las personas firmantes al brindarles una forma rápida y sencilla de gestionar documentos sin ni siquiera tocarlos”, declara Anand Shah, responsable sénior de Prestación de Servicios de Regeneron.

“Según nuestras estimaciones, al pasar a usar un formulario web automatizado de Adobe Acrobat Sign, un equipo en particular logró ahorrar 633 000 USD y 4608 horas de trabajo al año gracias a la optimización de los procesos. Asimismo, al eliminar el desperdicio de papel, consumimos casi 9900 litros menos de agua”, añade Shah.

Ampliar el acceso a gran escala el acceso a través de partners e integraciones

Al priorizar las integraciones con partners tecnológicos del ecosistema de Adobe, el equipo de servicios de aplicaciones está propagando con rapidez y por toda la empresa el uso de Adobe Acrobat Sign en aplicaciones tales como Veeva, Microsoft 365 y Teams. La integración con iCertis permite al equipo de RR. HH. y cazatalentos generar automáticamente ofertas contractuales y enviarlas para que se firmen a través de la interfaz de iCertis. Automatizar este proceso agiliza la tramitación de los contratos en un 96 %, de 2 horas a 4,8 minutos, lo que supone un ahorro enorme cuando se tramitan miles de contratos al año.

El equipo de RR. HH. también aprovecha las integraciones con Workday para tramitar miles de ofertas de trabajo al año para candidaturas internas y externas. Estimamos que automatizar este proceso manual nos ahorrará unos 3,2 millones de USD cada año, lo que prácticamente supondrá la eliminación de los costes de impresión y de papel, además de un ahorro de 23 000 horas de trabajo.

“La tecnología está cambiando tan rápido que cuesta predecir dónde estaremos dentro de cinco años”, añade Gulati. “Seguimos descubriendo nuevos procesos en los que podemos aplicar Adobe Acrobat Sign. Al mejorar los procesos internos, optimizar la producción y respaldar la investigación, podemos avanzar de una forma más eficiente hacia nuestro objetivo de convertir la ciencia en medicamentos para pacientes”.

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