Las casas prefabricadas son muy populares en Texas, uno de los mayores nichos de mercado de estas cómodas y asequibles viviendas en EE. UU. Puesto que tanta gente reside en casas prefabricadas, el estado tiene el compromiso de garantizar su seguridad, una tarea que recae en la Manufactured Housing Division, una división independiente del Texas Department of Housing and Community Affairs (Departamento de Vivienda y Asuntos Comunitarios de Texas).

Una de las principales responsabilidades del departamento consiste en conceder licencias a comerciantes, fabricantes, personal de instalación, minoristas y agentes de compraventa del sector. Impartir formación exhaustiva sobre leyes, normativas y códigos para garantizar que las personas con licencia ofrecieran casas conformes con el código del HUD conllevaba pasar todo el día en cursos presenciales en la Universidad de Texas, en Austin, a los que asistían entre 80 y 300 personas. Cada trimestre, el alumnado debía viajar a Austin para participar en los cursos y gastar dinero en vuelos, coches de alquiler y hoteles.

“La formación de las personas a las que regulamos resulta fundamental para el éxito de nuestra agencia”, afirma Jim R. Hicks, director ejecutivo de la Manufactured Housing Division. “Nuestra filosofía es la autosuficiencia a través de la formación. Somos una agencia que se encarga de proteger a las personas consumidoras, y el primer paso para hacerlo consiste en explicar al sector qué puede hacer y qué no”.

Cuando la pandemia mundial eliminó la formación presencial, el departamento necesitó un sistema de gestión de aprendizaje (LMS, por sus siglas en inglés) digital y con alta capacidad de ampliación para ofrecer contenido y mantener activo el proceso de concesión de licencias. Además de instruir a estas personas, el equipo también tuvo que comenzar a impartir formación en línea al personal interno y las personas involucradas que trabajaban de cara al público o que eran responsables de mantener la calidad de las casas prefabricadas.

El equipo, que ya tenía experiencia usando productos de Adobe, evaluó Adobe Learning Manager en comparación con otras opciones y le impresionó su capacidad de ofrecer un gran volumen de material en distintos formatos, desde pequeñas unidades de aprendizaje hasta contenido multimedia. También le sorprendió la facilidad con la que podía compartir contenido fuera de línea y a través de dispositivos móviles.

“Debido a la variedad de nuestros materiales formativos, precisamos un partner de aprendizaje digital que nos brinde la flexibilidad que necesitamos para crear contenido y ofrecérselo a los miles de personas a las que instruimos”, explica Amanda J. Brueschke, especialista en Multimedia y Enseñanza Electrónica de la Manufactured Housing Division del Texas Department of Housing and Community Affairs.

Impartir formación creativa y rentable

Antes de incorporarse a la Manufactured Housing Division, Brueschke era profesora y comprobó de primera mano que el alumnado suele memorizar mejor la información si se le presenta en formatos dinámicos y fáciles de asimilar.

Con el LMS de Adobe, el equipo está transformando la estructura de los tres cursos de concesión de licencias que deben completarse para obtener una licencia del estado. En vez de tener que completar todas las formaciones sobre leyes y normas del tirón, el alumnado puede avanzar a través de módulos de media hora con contenido multimedia y funciones interactivas, como interacciones de hacer clic para mostrar información, zonas interactivas de 360 grados y contenido de arrastrar y soltar. En función de la licencia que se quiera conseguir, los cursos tienen una duración de entre 8 y 16 horas.

Para familiarizarse con el proceso de búsqueda de leyes, el alumnado puede consultar en la pantalla una copia del manual de normativas cargado en el LMS a medida que avanza por el contenido. Con la función Control + F, puede buscar y destacar fácilmente leyes y normas específicas a las que se hace referencia en un módulo, desde las garantías que debe ofrecer hasta las que hacen hincapié en su responsabilidad ante la clientela.

Al contar con todos los módulos formativos en una misma ubicación accesible, el alumnado puede trabajar con total comodidad en su portátil desde cualquier parte. Dado que el alumnado disfruta de una mayor movilidad, el equipo utiliza la potente automatización de Adobe para matricular a más titulares de licencias (a veces hasta 22 por semana) durante todo el año.

“Al usar Adobe Learning Manager, tenemos una mayor capacidad para impartir formación a más de 1100 personas al año, al tiempo que mejoramos la calidad de nuestro contenido y reducimos los costes en general”, señala Brueschke. “Gracias a la formación a distancia, quienes participan en nuestro curso principal ahorran casi 1800 dólares al año, mientras que las personas profesionales del sector que necesitan distintos tipos de licencia pueden llegar a ahorrar más de 2500 dólares”.

Interactuar con el alumnado con contenido atractivo

Aunque el equipo hace que la formación sea más accesible en formato digital, quiere conservar los aspectos más atractivos de la enseñanza presencial.

El equipo utiliza Adobe Captivate para crear vídeos con personajes semianimados que cambian de postura cada pocos segundos. Para ir un paso más allá de los vídeos de estilo “cabeza parlante”, se utilizan integraciones con el software de voz en off impulsado por inteligencia artificial (IA), que permite darles distintas voces a los personajes y captar la atención del alumnado.

Si la legislación cambia o hace falta incluir material donde se describan nuevas normativas, el equipo puede añadir contenido con tan solo pulsar un botón en el LMS.

“Nuestra formación en Adobe Learning Manager promueve el entusiasmo y la retención del alumnado, ya que al día participan en los cursos entre 15 y 20 personas, lo que contribuye a 200 horas de formación”, comenta Brueschke. “Como las personas titulares de licencias trabajan con mayor eficacia, reducimos el número de quejas de la clientela”.

Productividad y seguimiento mejorados

Al recibir menos quejas de la clientela, la Manufactured Housing Division ha comprobado el valor de su enfoque formativo mejorado. Al mismo tiempo, el seguimiento automatizado en Adobe permite al equipo evaluar la participación del alumnado con mayor exhaustividad.

Quienes coordinan la formación pueden determinar cuánto tiempo ha pasado cada persona en un módulo y garantizar que todas alcancen el mínimo de ocho horas obligatorias para obtener las licencias del estado. Si alguien debe volver a un módulo más tarde, el LMS le permite retomarlo donde lo dejó.

Una vez completadas las evaluaciones finales, el LMS calcula automáticamente la puntuación de cada persona. Antes de la estandarización en Adobe, el personal administrador tenía que acompañar al alumnado que realizaba pruebas no cronometradas (a menudo durante horas) y luego introducir manualmente las hojas en un escáner o hacer la calificación a mano.

“Las funciones de seguimiento y automatización del entorno de Adobe nos han ayudado a ganar horas de productividad. El tiempo que pasábamos corrigiendo exámenes y matriculando a nuevas personas lo dedicamos ahora a crear contenido formativo más amplio”, sostiene Brueschke.

Impartir formación a las partes interesadas internas

El personal minorista y sus titulares de licencias no son las únicas personas del sector de las casas prefabricadas que deben formarse: los equipos internos de la Manufactured Housing Division, desde el de atención al cliente hasta el de inspección, también resultan fundamentales para garantizar que las casas cumplan las normativas.

El equipo también está desarrollando módulos formativos en el LMS para ayudar a sus compañeros y compañeras a desempeñar sus funciones correctamente o asumir otras nuevas. Gracias a la rapidez y facilidad que brinda el sistema para publicar cursos, el equipo ofrece módulos especiales de formación transversal adaptados a las personas del departamento que quieren convertirse en encargadas del tratamiento de datos y profesionales de inspección.

También tiene previsto aprovechar la accesibilidad del LMS para impartir formación sobre cumplimiento normativo general a miembros de toda la agencia.

“Gracias a Adobe Learning Manager, podemos desarrollar materiales muy técnicos de forma creativa que impulsen las interacciones del alumnado y mejoren el desempeño laboral de las personas. Adobe respalda nuestro crecimiento a la hora de satisfacer las crecientes exigencias del sector de las casas prefabricadas”, señala Brueschke.

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