Gestion des données : définition, typologie, problématiques…

Les entreprises sont submergées par les données, et c’est à l’équipe de direction qu’il incombe de définir une stratégie de gestion optimale. Les décisionnaires comptent de plus en plus sur les actifs incorporels pour créer de la valeur ; il est donc nécessaire de comprendre les tenants et les aboutissants de la gestion des données pour élaborer une stratégie facilitant leur collecte, leur analyse et leur exploitation au profit de l’entreprise.

Ce guide expose les bases de la gestion des données et donne des conseils pour vous aider à optimiser votre approche. Lorsque vous l’aurez lu, vous aurez acquis la confiance nécessaire pour créer votre propre stratégie en ayant la certitude que votre entreprise pourra exploiter convenablement ses données.

Cet article aborde les points suivants :

• Rôle de la gestion des données
• Avantages de la gestion des données
• Typologie de la gestion des données
• Problématiques de la gestion des données
• Bonnes pratiques de gestion des données
• Applications de gestion des données
• Se faire une place dans le paysage en pleine mutation de la gestion des données

Rôle de la gestion des données

La gestion des données désigne le processus que les entreprises mettent en œuvre pour collecter, classer et exploiter les données. Elle vise à concilier plusieurs besoins d’égale importance : l’efficacité et l’organisation, d’une part, et la sécurité et la réduction des coûts, d’autre part.

Au lieu de confier le traitement des informations à différents services ou membres du personnel, il est judicieux d’adopter une approche normalisée de la gestion des données, sous-tendue par des politiques officielles et des workflows, de façon à optimiser l’utilisation des données à grande échelle.

Avantages de la gestion des données

La gestion des données joue plus que jamais un rôle stratégique. Les entreprises jonglent avec des téraoctets d’informations sur leur clientèle et leurs produits. En l’absence de stratégie de gestion des données, elles ne disposent toutefois d’aucun cadre pour les interpréter. Résultat, elles perdent un temps précieux, monopolisent inutilement des ressources et passent à côté de données essentielles pour optimiser leurs opérations.

Grâce à une gestion efficace, elles parviennent à transformer leurs données brutes en insights utiles et, par conséquent, à générer davantage de revenus et à valoriser facilement leurs données. Celles qui investissent dans la gestion des données bénéficient de plusieurs avantages :

1. Visibilité. Quelles sont les informations dont dispose votre entreprise ? La gestion des données fédère toutes les sources de données dans un même flux, ce qui vous confère une visibilité totale et un contrôle maximal sur vos données au sein d’une seule vue générale.
2. Fiabilité. Vos données sont-elles réellement fiables ? Vous ne pouvez pas demander à votre personnel de passer les informations au crible pour détecter d’éventuelles erreurs. La gestion des données est gage de fiabilité et réduit le délai de rentabilisation.
3. Sécurité. L’absence de gestion des données pose un grave problème de sécurité. En reprenant le contrôle, vous pouvez prévenir tout accès non autorisé aux données. C’est l’un des meilleurs moyens d’éviter les piratages et les coûts qu'ils occasionnent.
4. Évolutivité. La bonne nouvelle, c’est que votre entreprise n’est pas tenue de gérer ses données manuellement. Grâce aux solutions de gestion des données, vous pouvez automatiser le processus à grande échelle et garantir ainsi la cohérence et la sécurité de toutes vos données d’entreprise.
5. Rentabilité. Les données ne peuvent améliorer la rentabilité de votre entreprise que si vous les exploitez. Leur gestion vous permet de mettre au jour de précieux insights sur votre activité et de prendre des décisions plus rentables.
6. Transparence. Selon certaines études, 70 % des consommateurs et des consommatrices ne font pas confiance aux entreprises qui vendent ou utilisent leurs données personnelles. S’il faut du temps pour instaurer une relation de confiance, faire preuve de transparence peut jouer en votre faveur. En effet, la communication de vos politiques d’utilisation des données est un moyen de gagner la confiance de la clientèle pour qu’elle accepte plus facilement de vous communiquer ses données.
7. Cohérence. Le manque de cohérence des données peut être source de malentendus. Heureusement, leur gestion permet de centraliser les données brutes pour que tout le monde ait accès à une même vue unifiée.
8. Conformité. Les consommateurs et les consommatrices doivent conserver la maîtrise de leurs données. La gestion des données permet aux entreprises de se conformer au RGPD, au CCPA et à d’autres règlementations sur la confidentialité des données, et de minimiser le risque de sanctions onéreuses tout en améliorant les relations client.

Typologie de la gestion des données

Chaque entreprise est unique, c’est pourquoi il existe différentes méthodes de gestion des données. Si vous êtes libre de créer votre propre éventail de pratiques, voici les principaux types de gestion des données :

1. Pipeline de données

Un pipeline de données est un canal permettant de transférer automatiquement des informations entre plusieurs systèmes. Vous pouvez par exemple connecter votre application d’aide à la vente à votre outil d’analytics du site web pour étoffer vos profils de prospects. Si le pipeline de données modifie ou améliore vos données durant le processus d’échange, il est également possible de conserver des données brutes.

2. Outil ETL (Extract, Transform, Load)

Les outils ETL sont un type de pipeline de données permettant d’extraire des données d’une base, de les transformer par mise en forme, puis de les charger dans un nouvel emplacement de stockage. Cette solution offre l’avantage de centraliser des données issues de plusieurs sources.

3. Architecture de données

L’architecture est le premier fondement de toutes les stratégies de données. C’est elle qui permet de régir la circulation des informations à travers vos systèmes, selon un processus formalisé. Elle vous aide ainsi à gérer le flux des données au sein d’une structure robuste, à chacune des étapes : du stockage à l’utilisation, en passant par la mise en conformité.

4. Modélisation de données

Les modèles de données sont des diagrammes qui permettent de visualiser la circulation des données dans un système ou entre plusieurs systèmes et donc de mieux interpréter les flux. Les entreprises créent généralement plusieurs modèles de données pour couvrir leurs différents systèmes.

5. Catalogue de données

Les catalogues permettent de conserver et d’organiser les données en fonction d’informations back-end appelées « métadonnées ». Grâce à l’indexation, vous retrouvez rapidement les informations importantes. Vous pouvez par exemple enregistrer les données de stock dans un catalogue et attribuer des étiquettes à chaque entrée pour faciliter la recherche.

6. Gouvernance des données

La gouvernance des données désigne l’ensemble des règles de normalisation des données à suivre pour garantir la qualité et la conformité de ces dernières. En général, les entreprises confient la gouvernance des données à une équipe chargée de faire appliquer et de mettre à jour les politiques en fonction des besoins.

7. Sécurité des données

La sécurité des données vise à prévenir les piratages et les vols, ainsi que les accès non autorisés. Elle est habituellement assurée par une équipe IT qui crée des politiques régissant les applications, les accès, les sauvegardes, le stockage, etc.

8. Autres types de gestion des données

Compte tenu de la souplesse des données, les entreprises ont toute latitude pour créer des politiques de gestion adaptées à leurs besoins, quitte à intégrer dans leur mix des pratiques moins courantes, comme celles ci-dessous, afin de bénéficier d’une approche plus complète :

• Gestion du cycle de vie des données. Chaque extrait de données a son propre cycle de vie au sein de votre entreprise. La gestion du cycle de vie des données permet d’assurer une veille, de la collecte à la suppression, en créant des politiques propres aux différentes étapes.
• Traitement des données. Si les données brutes ne sont pas activables et guère utiles en l’état, leur traitement vous permet d’en tirer des insights exploitables.
• Intégration des données. Si vos données proviennent de sources multiples, le processus d’intégration permettra de les centraliser.
• Migration des données. En cas de mise à jour de votre solution de base de données, vous devrez transférer les informations vers un nouvel emplacement. Le processus de migration vous aidera à limiter autant que possible les erreurs et les problèmes de formatage pouvant survenir lors du déplacement.
• Stockage de données. Pour sécuriser l’enregistrement de leurs données, certaines entreprises les conservent dans des dossiers physiques, tandis que d’autres optent pour le stockage dans le cloud.

Si certaines entreprises peuvent se contenter d’une approche peu diversifiée, les grandes auront tendance à multiplier les modes de gestion ou devront parfois même utiliser tous ceux que nous avons recensés ici. Évaluez l’utilité de ces stratégies afin d’élaborer le mix parfait pour votre équipe.

Problématiques de la gestion des données

Si la gestion des données présente des avantages tangibles pour les entreprises, sa mise en œuvre est loin d’être simple dans un monde des affaires où tout va très vite et où la multiplication des données disponibles complique leur réelle valorisation.

Voici quelques-unes des principales problématiques relatives à la gestion des données :

• Manque d’insights tirés des données. Les entreprises peuvent certes collecter un volume d’informations sans précédent, mais il s’avère difficile pour elles de passer au crible autant de téraoctets de données afin de dégager des tendances et d’obtenir des insights exploitables.
• Maintien des performances. Plus vos bases de données s’étoffent, plus vous avez du mal à conserver le même niveau de performance. Le défi consiste à optimiser l’intégrité des données à grande échelle sans compromettre la qualité.
• Évolution des règles relatives aux données et à la conformité. Les exigences de conformité changent constamment, d’où la difficulté pour les entreprises de s’engager dans une stratégie de gestion des données. En effet, la conformité à peine atteinte, la promulgation de nouvelles règles risque de rendre vos pratiques obsolètes. Et pour couronner le tout, les entreprises ciblant une audience internationale sont tenues de respecter un maillage complexe d’exigences internationales, nationales et locales.
• Traitement et conversion aisés des données. La valeur intrinsèque des données brutes est souvent très faible. Bien qu’elles deviennent plus facilement activables après traitement et conversion dans le bon format à des fins d’analyse, ces processus peuvent s’avérer difficiles à mettre en œuvre, surtout à grande échelle.
• Stockage efficace des données. Il est rare que les entreprises stockent les données dans plusieurs data warehouses ou data lakes. Or, même après reformatage, le format de stockage des données risque de limiter les possibilités d’analyse offertes aux data scientists. Les problèmes de sécurité sont également un frein au stockage efficace des données dans le cloud.
• Optimisation continue de l’agilité et des coûts. Le stockage des données a un coût : plus le volume est important, plus vous payez. En outre, votre entreprise est susceptible de perdre en agilité si elle doit jongler avec de gigantesques quantités de données. Il incombe à votre service IT de garantir la gestion efficace des données tout en équilibrant les coûts.
• Mise à profit de nouvelles données et solutions d’analytics. Plus le volume de données collectées augmente, plus il peut s’avérer difficile d’interpréter cette déferlante d’informations. Si elles ne disposent pas des solutions de gestion appropriées, les entreprises risquent de passer à côté d’insights tirés de nouvelles données et solutions d’analytics.
• Intégration de bases de données disparates. La plupart des plateformes de gestion des données rassemblent des informations provenant de plusieurs sources. Bien qu’utile, la centralisation des données au sein d’un référentiel unique présente des écueils, car les applications ou les solutions de stockage ne sont pas toutes faciles à intégrer. Or, les problèmes d’intégration peuvent nuire à la précision et à la productivité (données erronées, incomplètes ou mal formatées).
• Formation du personnel. Quel que soit le degré d’expertise du personnel, il y a peu de chances que ses membres possèdent les compétences requises pour maîtriser tous les aspects de la gestion de données. Les entreprises doivent donc embaucher des spécialistes ou former leurs équipes internes sur ces questions, ce qui demande du temps et de l’énergie, et risque d’allonger le délai de rentabilisation.

Bonnes pratiques de gestion des données

Bien que la gestion des données ne soit pas un long fleuve tranquille, l’adoption de bonnes pratiques permet de pallier certaines des problématiques susmentionnées. Voici quelques pistes pour partir du bon pied :

• Fixer des objectifs commerciaux précis. Votre entreprise collecte un gigantesque volume d’informations que vous devez gérer de manière stratégique, car ces fragments de données ne présentent pas tous un intérêt. Voilà pourquoi il est important de définir des objectifs commerciaux qui guideront votre équipe de gestion des données. Si vous cherchez à réduire l’attrition client, par exemple, demandez-vous quelles données seront les plus utiles. Ce type de réflexion vous permettra de vous focaliser sur les KPI les plus pertinents, de façon à faire meilleur usage de votre temps et de vos ressources.
• Créer vos processus de gestion des données. Pour s’approprier la gestion des données, votre équipe a besoin d’un manuel de référence approuvé qui oriente sa démarche. Vous devez donc établir des processus documentés régissant la collecte, l’organisation, l’utilisation et l’analyse des données. Collaborez avec différentes parties prenantes en interne afin de garantir l’efficacité, la conformité et la sécurité de vos pratiques de gestion des données.
• Veiller à la qualité des données. Votre entreprise doit recueillir suffisamment de données pour dégager des tendances et formuler des insights exploitables, sans pour autant verser dans l’excès. En effet, votre équipe sera perdue si elle dispose d’un trop grand nombre de données superflues et inexactes. Veillez plutôt à définir des normes de qualité. Par exemple, assurez-vous que toutes les données brutes sont automatiquement mises en correspondance avec les champs appropriés dans votre solution de stockage. Vous devrez parfois même aller jusqu’à configurer des outils pour vérifier l’exactitude des informations client.

• Trouver l’application adaptée. Quelle que soit la taille de votre entreprise, il vous sera impossible de gérer les données manuellement. Vos stratégies doivent donc prendre appui sur les bonnes plateformes technologiques. Optez par exemple pour des solutions de gestion des données permettant de visualiser les profils client cross-canal en temps réel.
• Stocker vos données. Il est impossible de mobiliser les données qui ne sont pas organisées. Vous devrez donc édicter des règles de collecte et de classement des données. La plupart du temps, les entreprises conservent les données dans un data warehouse, un data lake ou le cloud. À des fins de sauvegarde et de reprise sur incident, il s’avère judicieux de les stocker à la fois sur site et dans le cloud. Veillez à ce que tous les membres de votre équipe y aient accès pour qu’en cas de départ d’une personne, la continuité soit assurée.
• Autoriser l’accès aux bonnes personnes. Si votre équipe de gestion a besoin d’accéder aux données, rien ne vous oblige à attribuer les mêmes droits à tout le monde. Autant éviter d’offrir aux pirates un accès illimité à vos données en cas de vol d’identifiants. La gestion des accès constitue une bonne pratique tant sur le plan de la sécurité que de la gestion des données, car elle vous aide à préserver vos données tout en octroyant le niveau d’accès approprié.

Applications de gestion des données

Si toutes les entreprises doivent mettre en place des politiques de gestion des données, cette seule mesure ne suffit pas pour prendre en main le gigantesque volume d’informations recueillies. Pour exploiter efficacement ces données à grande échelle, il est indispensable d’intégrer le bon mix d’applications de gestion dans votre pile technologique.

Les applications de gestion des données protègent vos données sans nuire à la productivité et à la sécurité de votre équipe. Faites le bon choix pour automatiser ces tâches au maximum et réduire ainsi considérablement les inefficacités et les pertes.

Voici les trois types de solutions les plus courants :

1. Les applications de gestion des données de référence. Ces solutions polyvalentes se chargent aussi bien de la collecte des données que de leur vérification et de leur organisation. Les applications de gestion des données de référence fédèrent toutes les sources d’information au sein d’une vue unifiée. En plus d’offrir une meilleure visibilité, elles permettent de bénéficier de données précises et activables.
2. Les applications de gestion du stockage. Le stockage des données peut s’avérer coûteux et complexe. Heureusement, il existe des applications pour vous aider à reprendre le contrôle de vos données d’entreprise. Les solutions de gestion du stockage vous permettent de déterminer l’approche optimale pour conserver vos données : sur site, dans le cloud ou en mode hybride.
3. Les applications d’intégration. Il est probable que votre entreprise ait besoin de connecter ses solutions de collecte, de stockage et d’analytics. Toutefois, l’interopérabilité n’est pas systématiquement possible d’emblée. Nombre d’entreprises investissent donc dans des applications pour intégrer les solutions de gestion des données.

Se faire une place dans le paysage en pleine mutation de la gestion des données

Les pratiques de gestion évoluent aussi vite que les technologies qui sous-tendent les données. Même si rien n’est gravé dans le marbre, vous devez établir un plan pour gérer de gros volumes de données.

Au lieu de collecter toujours plus d’informations inexploitables, misez sur la gestion des données pour reprendre leur contrôle et les valoriser. La gestion des données peut vous aider à élaborer une stratégie optimisant la collecte, l’analyse et l’exploitation d’informations utiles pour votre entreprise.

Au moment de vous lancer, jetez un œil aux fonctionnalités avancées d’Adobe Real-Time Customer Data Platform, qui collecte les données B2C et B2B de différents systèmes et les fusionne pour créer des profils en temps réel activables sur n’importe quel canal. Les marques bénéficient d’un niveau de gouvernance garantissant une utilisation responsable et transparente des données qui permet à la clientèle de mieux maîtriser ses informations.

Regardez la vidéo de présentation d’Adobe Real-Time CDP ou suivez la visite guidée interactive pour en savoir plus.