PMO

Vous vous demandez si votre entreprise a besoin d’un bureau de gestion de projets (PMO) ? Posez-vous ces questions : est-ce que vous travaillez dans une grande entreprise, qui gère de gros projets comportant de nombreuses variables qu’il faut coordonner ? Pour mener à bien ces projets, auriez-vous besoin de processus standardisés, de gains d’efficacité, d’un travail d’équipe optimal, d’indicateurs définis pour mesurer le soutien et la réussite, ainsi que d’une meilleure gestion des budgets ?

Si vous avez répondu « oui » ou « peut-être » à l’une de ces questions, lisez ce qui suit pour découvrir en quoi un PMO bien organisé peut vous aider.

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Qu’est-ce qu’un bureau de gestion de projets ?

Un bureau de gestion de projets (PMO) est généralement un service interne qui supervise l’ensemble des activités de gestion de projets, avec pour objectif de standardiser les processus et de générer des gains d’efficacité dans toute l’entreprise. Cette mission peut également être confiée à une équipe externe.

L’histoire des PMO remonte aux années 1800. Il s’agissait à l’origine d’un moyen pour un pays de gérer son secteur agricole. Au fil du temps, leurs champs d’action ont évolué, et c’est au début du XXe siècle que le terme « PMO » est apparu pour désigner une fonction aux compétences élargies.

Aujourd’hui, les PMO apportent de la valeur ajoutée aux parties prenantes, projets et programmes dans de nombreux secteurs et contextes. Ils sont chargés de définir et contrôler des standards de gestion de projets au sein d’une entreprise ou d’un organisme, de surveiller les bonnes pratiques mises en place et d’effectuer le suivi des projets, entre autres activités.

Les secteurs ayant adopté des PMO sont nombreux, notamment :

• Transport et infrastructure
• Technologies de l’information
• Développement de produits
• Bâtiment et construction
• Finance
• Droit
• Services professionnels
• Marketing
• Agences
• Santé
• Ressources humaines
• Équipes de création

Les types de projets et de pratiques de gestion peuvent être très différents, mais un certain nombre de principes universels s’appliquent  :

• Quoi  : quels sont les résultats visés ?
• Pourquoi  : qu’est-ce qui motive la réalisation de ce projet ? Quels sont les avantages attendus ?
• Comment  : comment gérer ce projet ? Quel type de méthodologie utiliser ?

Fiche produit : feuille de référence sur le marketing Agile

Les six principales méthodologies utilisées par les PMO sont les suivantes :

• Agile  : cette approche itérative, ou orientée changement, est très répandue dans le domaine de la gestion de projets. La méthodologie Agile, qui permet d’écourter les délais de traitement, est aussi conçue pour s’adapter rapidement aux remaniements ou changements de stratégie nécessaires. Il s’agit d’une expression générique qui inclut les méthodologies Kanban et Scrum.
• Kanban  : ce processus de développement continu consiste à faire passer les tâches du statut « À faire » au statut « Fait » en passant par « En cours », toutes ces étapes étant suivies sur un tableau Kanban centralisé.
• Waterfall  : plus traditionnelle, cette méthodologie de gestion du travail utilise une approche séquentielle descendante. Elle convient aux projets régis par des exigences claires, qu’il est possible d’appréhender et de planifier entièrement dès le départ, plutôt qu’aux projets comportant d’importantes parts d’incertitude.
• Scrum  : il s’agit d’un autre framework Agile consistant à diviser les projets en user stories qui sont ensuite traitées en sprints, c’est-à-dire des laps de temps bien définis. Pour chaque sprint, les équipes extraient les tâches d’un backlog continu.
• Six Sigma  : elle aussi couramment utilisée, cette méthodologie est conçue pour réduire la variabilité des processus et mieux les contrôler dans le but de les améliorer jusqu’à ce que les résultats obtenus soient exempts de défauts à 99,99966 %.
• Approches hybrides  : une seule approche ne convient pas toujours à une entreprise ou un projet. Il arrive donc que les équipes projet combinent les méthodologies pour répondre à des besoins particuliers. Elles peuvent par exemple associer les approches Agile et Waterfall, ou Scrum et Kanban, cette dernière combinaison ayant pour nom « Scrumban ».

L’organisation et les interactions d’un PMO dépendent de la méthodologie qu’il utilise. Cependant, pour générer une réelle valeur dans des délais serrés, le PMO doit suivre un ensemble de bonnes pratiques. Il peut s’agir par exemple de définir le cycle de vie d’un projet et ses critères de réalisation, d’en présenter le périmètre et les exigences, de structurer les équipes, de mettre en œuvre un processus de gestion de la qualité, d’élaborer un plan de projet et de déterminer des procédures de mesures correctives.

PMO : objectifs et avantages

Un PMO bien organisé peut offrir de grands avantages aux entreprises et aux équipes projet  :

Accompagnement constant

Un PMO bénéficie d’une vue d’ensemble des projets d’une entreprise et de l’état d’avancement de chacun. Il est donc bien placé pour apporter de l’aide tout au long du cycle de vie des projets, notamment en termes de planification et de contrôle. Cet accompagnement permet d’améliorer des éléments tels que la précision, la réduction des coûts, la standardisation globale et l’assurance qualité.

Le PMO permet aux équipes projet de se consacrer pleinement à leur travail en réduisant les tâches administratives et en proposant autant de formations, de coaching et de mentorat que nécessaire.

Transparence accrue

Grâce à leur visibilité sur l’entreprise, les PMO sont bien placés pour évaluer les risques qui pèsent sur les résultats des projets et peuvent ainsi communiquer un ensemble convenu de faits et d’objectifs à toutes les personnes concernées. Trop souvent, les gestionnaires de projets sont au courant des problèmes et obstacles pouvant entraver la réalisation de certaines étapes, mais ne sont pas en mesure ou ne savent pas comment fournir ces informations aux parties prenantes.

Une transparence et une visibilité accrues permettent de garantir que tout le monde est sur la même longueur d’onde en ce qui concerne la situation actuelle et les difficultés à venir. Les décisions sont donc prises sur la base de faits connus, et non en fonction d’un sentiment ou d’une intuition. La centralisation des projets dans un système d’enregistrement unique offre aux parties prenantes un aperçu complet des activités de l’entreprise.

Suivi des indicateurs de mesure

Grâce au suivi étroit d’indicateurs de mesure pertinents, le PMO peut améliorer les performances des équipes. Ces indicateurs permettent de sélectionner les projets et de prendre des décisions en se basant sur des faits. Ils aident également la direction à appréhender les capacités des équipes et contribuent ainsi à une meilleure planification de la production, de la prestation de services ou encore du développement de produits. Les indicateurs de mesure sont également utiles pour garantir la qualité, contrôler les coûts et identifier les grandes tendances d’un secteur.

En mettant en place des indicateurs de mesure, une entreprise peut définir les paramètres de réussite d’un projet donné et permettre aux personnes en charge de ce dernier d’en suivre l’état d’avancement, y compris la productivité de l’équipe et les risques à venir, et d’effectuer les ajustements nécessaires en cas de changement de stratégie.

Documentation et standardisation des informations

Le PMO permet de partager les connaissances en documentant et standardisant les processus dans le but d’élaborer un ensemble de bonnes pratiques. Ainsi, plus besoin pour les équipes projet de réinventer la roue à chaque fois. Elles peuvent s’adresser au PMO, qui centralise les enseignements tirés, templates et méthodes de travail les plus efficaces.

Avec la méthodologie Waterfall, la documentation de l’ensemble des caractéristiques, fonctions et tâches d’un projet en amont permet également aux équipes d’atteindre leurs objectifs à coup sûr. Les exigences du projet doivent être définies au stade de la conception, en répondant à des questions telles que « Que devons-nous faire ? », « Comment réaliser cette tâche ? » et « Quels sont les standards de performance ? ».

Décloisonnement

Un PMO est une excellente manière d’éliminer les cloisonnements au sein d’une entreprise. Généralement, les projets rassemblent des personnes issues de différents services, avec des priorités et des responsables différents. Pour assurer la réussite du projet, tout le monde doit suivre les mêmes objectifs et avoir la même vision.

En établissant des relations de travail harmonieuses entre les services au sein des équipes projet, le PMO peut dissiper le manque de communication et de coopération lié au cloisonnement et améliorer ainsi la culture d’entreprise au sens large.

Orientation de décisions stratégiques

Grâce aux commentaires du PMO, la direction de l’entreprise peut prendre des décisions stratégiques concernant les projets dans lesquels il convient de continuer d’investir. Non seulement le PMO peut conseiller l’entreprise sur ses objectifs stratégiques, mais inversement, l’entreprise doit veiller à ce que le PMO se concentre sur des missions qui s’inscrivent dans les objectifs stratégiques globaux, en les intégrant aux plans de projet élaborés par ses équipes.

Le PMO peut également contribuer à la gouvernance en veillant à ce que les décisions prises soient fondées sur des informations adéquates. En matière de gouvernance, il peut aussi réaliser des audits ou obtenir l’avis d’homologues, développer des structures de projets et de programmes, et garantir les responsabilités à chaque niveau.

Acquisition d’un avantage concurrentiel

En permettant aux équipes de projet de travailler de manière plus efficace et stratégique, les PMO aident les entreprises à offrir des produits et services à moindre coût et à mettre en œuvre des tâches à forte valeur ajoutée, afin qu’elles sortent du lot et bénéficient ainsi d’un avantage concurrentiel.

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Structure d’un PMO

De manière générale, il existe trois grands types d’organisation de PMO, qui varient selon le niveau de contrôle et d’influence exercé sur les projets  :

• PMO facilitateur  : ce type de PMO fait office de référentiel pour les projets de l’entreprise, fournit les templates, bonnes pratiques et formations, et assure le suivi des enseignements tirés. Un PMO facilitateur exerce généralement un faible degré de contrôle sur les projets.
• PMO normatif  : ce type de PMO joue un rôle de vérification et contrôle les activités, les processus, les procédures et la documentation. Il apporte un soutien auquel les équipes sont tenues de recourir et exerce un degré de contrôle modéré sur les projets.
• PMO directif  : ce type de PMO va au-delà du simple contrôle et fournit une orientation, offrant aux gestionnaires de projet les ressources et conseils nécessaires pour travailler efficacement et assurer la prise en charge des projets.

Optimisez la gestion de projets de votre entreprise.

Un PMO efficace vous permettra de faire passer votre gestion de projets au niveau supérieur. Vous pourrez ainsi identifier et établir de bonnes pratiques au sein d’une équipe et les transformer en résultats reproductibles pour d’autres équipes en charge d’autres projets. Le travail de centralisation d’un PMO bien géré peut vous aider à motiver et organiser l’ensemble des équipes de gestion de projets, et révolutionner ainsi le fonctionnement de l’entreprise tout entière et sa manière de mesurer la réussite.