Méthode des 5S du Lean Manufacturing
L’instauration d’un environnement de travail sûr et organisé permet aux membres de votre équipe d’optimiser leur productivité, leur efficacité et le rendement du site. Reste à savoir comment développer un environnement de travail standardisé qui favorise le Lean Manufacturing.
Il existe de nombreux cadres organisationnels conçus pour soutenir les opérations Lean, mais l’un des plus efficaces pour les équipes qui travaillent dans des espaces physiques est la méthode des 5S. Inventée par Toyota Motor Corporation (qui a révolutionné les pratiques de fabrication dans le monde entier), la méthode des 5S est utilisée pour garantir la propreté, l’organisation et la sécurité des environnements de travail. En adoptant la méthode des 5S, les équipes gagnent en productivité et les entreprises sont plus rentables.
Pourtant, cette méthode et ses avantages ne sont pas toujours bien connus des équipes dirigeantes et des responsables d’équipe. Dans cet article, vous apprendrez tout ce que vous devez savoir sur la méthode des 5S, notamment ses concepts et avantages et comment la mettre en œuvre dans votre entreprise.
Il aborde en particulier les points suivants :
Qu’est-ce que la méthode des 5S ?
La méthode des 5S vise à organiser l’espace de travail. Les 5S signifient « Supprimer », « Situer », « (Faire) scintiller », « Standardiser » et « Suivre ». Un sixième S est parfois ajouté, pour « Sécurité ».
La méthode des 5S a été mise au point par Toyota dans le cadre de la méthodologie Lean. Cependant, depuis sa création, elle a été adoptée par des entreprises issues de secteurs très divers.
Toutes les entreprises de fabrication ou presque peuvent tirer des avantages de la méthode des 5S. Ces avantages sont notamment les suivants :
- Réduction des coûts
- Gain de productivité
- Amélioration de la qualité des produits
- Sécurité accrue
- Allongement de la durée de vie des équipements
Bien que la méthode des 5S existe depuis des dizaines d’années, certaines entreprises ne se rendent compte qu’aujourd’hui des avantages de cette méthodologie éprouvée.
À titre d’exemple, le gouvernement indien a lancé récemment une nouvelle initiative pour encourager les micro-, petites et moyennes entreprises à adopter les pratiques du Lean et des 5S. Sous le nom de MSME Competitive (LEAN) Program, ces efforts visent à aider les entreprises indiennes à améliorer leur productivité, leur qualité et leurs performances.
Outre la méthode des 5S, ce programme encourage le recours à des principes de type Kaizen, Kanban et Poka-yoke. Le gouvernement indien est tellement convaincu que la méthode des 5S aidera les micro-entreprises et PME à se positionner favorablement sur le marché mondial que la nouvelle version du programme contribuera à hauteur de 90 % aux dépenses liées à la mise en œuvre de ces pratiques.
Maintenant que nous savons ce qu’est la méthode des 5S, penchons-nous sur ses origines.
Traduction du japonais
La méthode des 5S et le cadre Lean Manufacturing ont été mis au point par des membres du personnel de Toyota.
L’objectif de ce cadre était de résoudre différents problèmes, à savoir réduire les moments n’apportant aucune valeur ajoutée, accroître la rentabilité, promouvoir la sécurité et optimiser l’efficacité organisationnelle.
Cette méthode est construite autour des cinq mots japonais suivants :
- Seiri
- Seiton
- Seisou
- Seiketsu
- Shitsuke
En français, ces cinq mots-clés sont traduits comme suit :
- Supprimer. Éliminer les actions inutiles et les comportements dispendieux.
- Situer. Organiser les équipements, les machines et les stocks restants.
- (Faire) scintiller. Nettoyer, inspecter et améliorer l’environnement de travail.
- Standardiser. Rédiger des standards simples pour le cadre 5S.
- Suivre. Appliquer scrupuleusement les nouveaux standards 5S définis.
Tout comme la méthodologie Lean, le système 5S est composé d’étapes séquentielles : vous ne pouvez pas passer au principe suivant tant que vous n’avez pas correctement appliqué le précédent.
Par exemple, vous ne pouvez pas commencer à nettoyer et inspecter votre environnement de travail tant que vous n’avez pas éliminé le désordre inutile et organisé les objets restants.
Avant de pouvoir appliquer les principes 5S, vous devez comprendre la portée de chacun d’eux. Examinons plus en détail chacun de ces concepts.
1. Supprimer
Ici, il s’agit tout simplement de trier les objets présents dans votre espace de travail. Faites le tri entre ce dont vous avez besoin dans cette zone, ce qui pourrait être utile ailleurs, ce qui pourrait servir à quelqu’un d’autre et ce qui peut être éliminé.
Pendant ce tri, vous constaterez sans doute qu’il est facile d’identifier les objets appartenant à un secteur donné. Cependant, définir d’autres catégories d’objets peut rapidement devenir délicat.
Par exemple, certains objets peuvent relever d’une catégorie intermédiaire, entre « pourrait être utile » et « à éliminer ». Bien entendu, il ne faut pas jeter quelque chose qui pourrait avoir de la valeur, mais il ne faut pas non plus encombrer votre site d’objets inutiles.
Pour accélérer votre processus de tri, nous vous recommandons de vous poser les questions suivantes au moment d’évaluer la nécessité d’un équipement :
- À quoi sert cet objet ?
- Quand a-t-il été utilisé pour la dernière fois ?
- À quelle fréquence est-il utilisé ?
- Doit-il se trouver ici ou ailleurs ?
- Qui utilise cet objet ?
Après avoir identifié les objets pouvant être éliminés, vous pouvez envisager de les attribuer à un autre service de l’entreprise. Si aucun autre service n’en a besoin, vous pouvez les stocker, les vendre ou les recycler.
Si vous ne savez pas quoi faire d’un objet donné, il est conseillé d’y apposer une étiquette rouge. Il s’agit d’une technique courante qui permet un tri plus efficace et évite de jeter des objets potentiellement utiles.
Les objets marqués d’une étiquette rouge doivent être déplacés dans un espace dédié, auquel les membres de l’équipe peuvent accéder afin de récupérer les objets qui appartiennent à leur espace de travail.
2. Situer
« Situer les choses », dans sa forme longue, renvoie essentiellement à l’organisation de votre environnement de travail. Cette étape est bien plus facile une fois que vous avez trié et éliminé tous les objets qui n’étaient pas à leur place.
Pendant ce rangement, quelques bonnes pratiques sont à mettre en œuvre :
- Veiller à ce que chaque objet ait une place dédiée
- Confirmer la pertinence de cette organisation : les objets similaires sont regroupés, les objets fréquemment utilisés sont faciles d’accès, etc.
- Ranger les objets similaires dans des contenants étiquetés
L’intérêt de tout ranger correctement est d’éviter de perdre du temps à chercher un outil, d’aller d’une zone à l’autre ou de retarder une tâche en raison d’un contretemps qui aurait pu être évité.
Dans le cadre de ces efforts, il est judicieux d’étiqueter les objets ne pouvant pas être stockés dans un contenant et de créer un emplacement permanent pour chaque chose. L’exemple classique est celui du panneau pour les outils à main sur lequel est dessiné la silhouette de chaque outil, ce qui permet de savoir immédiatement s’il en manque un.
Pendant le processus de rangement, l’élimination du superflu doit être votre première priorité. Ici, le « superflu » peut revêtir différentes formes, notamment :
- Défauts
- Déplacement inutile
- Temps d’attente
- Surplus
- Traitement supplémentaire
- Surproduction
- Transport inutile
- Talent non utilisé ou sous-utilisé
En éliminant le superflu et en créant un emplacement permanent pour chaque chose, vous accompagnez votre équipe sur la voie de la réussite et avez toutes les cartes en main pour atteindre vos objectifs de productivité.
3. Faire scintiller
Cette étape fait référence au nettoyage des objets. Votre équipe devra par exemple soigneusement désinfecter et inspecter son équipement. C’est également le moment idéal pour effectuer des opérations de maintenance préventive ou courante.
Voici une liste simple pour vous aider dans vos efforts :
- Nettoyer et désinfecter l’équipement.
- Examiner l’usure des outils et évaluer leur durée de vie restante.
- Démonter les équipements de grande taille afin de vérifier la qualité des composants.
- Identifier les problèmes récurrents, comme les taches ou signes de fuite d’une machine.
- Veiller à ce que tous les membres de l’équipe respectent les protocoles de nettoyage afin d’éviter d’endommager les équipements.
Ne vous contentez pas d’attribuer ces responsabilités à votre personnel d’entretien, impliquez tout le monde : vos équipes se sentiront ainsi plus investies dans leurs zones de travail, ce qui leur donnera un sentiment de fierté et leur permettra de savoir quel aspect leur équipement devrait avoir.
En conservant un environnement de travail propre et en signalant toute anomalie par rapport au cours normal des choses, les membres de l’équipe peuvent déceler les problèmes avant qu’ils ne prennent de l’ampleur. Au final, votre entreprise gagnera du temps et réduira les coûts.
4. Standardiser
Cette étape consiste à créer un système visant à appliquer de manière récurrente les trois premiers S. C’est à ce stade que vous pouvez adapter votre cadre 5S.
La standardisation peut aussi impliquer l’élaboration d’un planning des différentes tâches à accomplir. Instaurez de bonnes pratiques pour la réalisation de chaque tâche et décrivez ces nouveaux protocoles en détail.
En plus d’établir des pratiques reproductibles, vous devez définir clairement la fréquence d’exécution de chaque processus.
Vous pouvez par exemple décider de répéter chaque mois les processus Supprimer, Situer et Faire scintiller. Il est toutefois possible que la répétition de ces étapes avant chaque nouveau projet convienne mieux à votre organisation. Vous pouvez personnaliser cet aspect de la méthode des 5S en fonction des besoins de votre entreprise, mais n’oubliez de communiquer ces attentes à votre équipe.
Il existe de nombreuses manières de créer des protocoles 5S standardisés, mais nous vous recommandons d’utiliser des checklists. Avec une liste répertoriant chaque étape de vos processus 5S, les membres de votre équipe auront beaucoup plus de facilité à s’y adapter. Les checklists peuvent également être des outils d’audit très efficaces, qui permettent de responsabiliser tout le monde.
Au cours de cette étape, veillez à recueillir les commentaires des membres de votre équipe. Partager ce que chaque équipe apprend des autres vous aidera à affiner vos bonnes pratiques et à les généraliser dans toute l’entreprise.
5. Suivre
Une fois que vous avez instauré de bonnes pratiques de nettoyage, d’organisation et de standardisation, vous devez maintenir vos efforts en formant le personnel à la réalisation des tâches 5S. Vous devrez également mettre en œuvre un système permettant de vérifier que ce travail est effectué régulièrement.
Bien que ces différentes tâches impliquent de nombreux facteurs, le soutien managérial est sans doute l’élément le plus essentiel à la réussite d’un programme 5S. Si votre équipe constate que la direction est impliquée dans la méthodologie des 5S et Lean, elle le sera également. À l’inverse, si les responsables hésitent ou se montrent peu enthousiastes, il y a toutes les chances que leurs équipes les imitent.
N’oubliez pas que la formation est un investissement continu. Vous devez par conséquent offrir constamment de nouvelles opportunités de formation à votre personnel, notamment en cas de changement majeur sur le lieu de travail.
Par exemple, si votre entreprise adopte de nouveaux produits, de nouveaux équipements ou de nouvelles règles, vous devez proposer des formations spéciales afin que tout le monde soit à jour.
Enfin, vos efforts dans ce domaine doivent inclure des audits et des rapports de performance. Les audits permettront de déterminer si des équipes ont du retard en termes de conformité 5S, tandis que les évaluations de rendement individuelles vous donneront l’opportunité d’identifier et de récompenser les personnes les plus performantes.
Le sixième S : Sécurité
En ce qui concerne le sixième S, Sécurité, il y a deux écoles.
Pour certaines entreprises, la mise en œuvre adéquate des procédures Lean fondées sur le cadre 5S favorise une sécurité optimale au travail. Pour d’autres, la sécurité est tellement importante qu’elles choisissent de la traiter comme une étape spécifique de la méthodologie Lean.
Ces deux approches se défendent.
La mise en œuvre des étapes Supprimer, Situer et Faire scintiller a un impact mesurable sur la sécurité au travail. De l’application de ces concepts découle un environnement de travail plus propre, moins encombré et mieux organisé. L’étape Faire scintiller intégrant en outre une composante de maintenance des outils, elle contribue à prévenir les accidents du travail liés aux équipements.
Cependant, certaines pratiques de sécurité ne sont pas spécifiquement prévues par le cadre 5S. L’absence d’instructions claires quant à la nécessité d’une signalétique de sécurité adéquate en est un exemple courant.
Si vous considérez cette signalétique comme une composante d’un environnement de travail « propre », vous aborderez probablement cette problématique lors de l’étape Situer ou Faire scintiller. Dans le cas contraire, il est possible que la signalisation soit négligée au cours du processus 5S.
Avantages de la méthode des 5S
Une meilleure organisation offre aux entreprises de nombreux avantages. Avec la méthode des 5S, vous pouvez :
- Réduire les coûts. Les membres de votre équipe passeront moins de temps à chercher les outils nécessaires et davantage à travailler. Ils perdront moins souvent ces objets, ce qui entraînera une réduction des coûts liés à leur remplacement.
- Augmenter la productivité. En ne perdant plus leur temps à chercher des outils ou à fouiller dans des tiroirs encombrés, les membres de votre équipe pourront se concentrer sur des activités plus productives.
- Utiliser plus efficacement l’espace. En éliminant tout ce qui est inutile de l’espace de travail, vous pouvez réduire l’encombrement, ce qui permettra à votre équipe de progresser de tâche en tâche de manière efficace et en toute sécurité.
- Augmenter la qualité des produits. Votre produit fini sera de meilleure qualité, car l’organisation pragmatique des outils permettra à votre personnel d’exceller dans son travail.
- Accroître la sécurité. Comme indiqué pour le sixième S, vous pouvez éviter de nombreux accidents du travail en nettoyant et en organisant les espaces. La réduction de la fréquence des accidents protège non seulement votre personnel, mais évite également d’engager la responsabilité de l’entreprise.
- Allonger la durée de vie des équipements. Un nettoyage régulier vous aidera à prolonger la durée de vie de vos équipements. La détection et la résolution des problèmes à un stade mineur permettent de réduire les coûts de maintenance et d’éviter les temps d’immobilisation coûteux.
Mise en place de la méthode des 5S
Les avantages de la méthode des 5S sont indéniables. Grâce à cette méthode éprouvée, vous pouvez réduire les coûts, promouvoir la sécurité au travail, améliorer la qualité des produits, allonger la durée de vie des équipements, gagner en productivité et optimiser l’utilisation de l’espace.
Avant d’adopter ce cadre, réfléchissez à la manière dont vous allez le déployer dans votre entreprise. L’approche exacte dépendra de la taille de votre société et des structures de gestion du travail en place.
Contactez les responsables de service et parties prenantes de l’ensemble de votre entreprise pour discuter de la manière de mettre en œuvre les principes 5S dans leurs domaines respectifs. Ensuite, commencez à appliquer le processus 5S avec votre équipe. Vous profiterez très rapidement des avantages de ce cadre révolutionnaire.
Au besoin, Adobe peut vous aider. Pour optimiser votre workflow, il vous faut bien plus que du papier et un stylo. Vous avez besoin d’une application de gestion de projet performante, comme Adobe Workfront.
Avec Workfront, vous pouvez gérer facilement vos projets, rationaliser votre stratégie de mise en œuvre 5S et l’adapter rapidement à l’échelle de votre entreprise. Vous pouvez même suivre l’état d’avancement de votre processus 5S dans Workfront et partager vos résultats avec les parties prenantes.
Pour en savoir plus, suivez la visite guidée ou regardez la vidéo de présentation d’Adobe Workfront.