Guide complet des rétrospectives Agile.

De plus en plus de sociétés ont recours à des méthodes Agile, à la fois dans les processus de développement qu’en dehors. La conception itérative de cette méthodologie propose à toutes les entreprises en recherche d’un processus de gestion de projets une capacité de livraison plus efficace et plus rapide.

Les rétrospectives font partie de la méthode Agile, mais elles souvent négligées au début de son déploiement. Cependant, elles jouent un rôle essentiel dans le maintien de la communication et de l’efficacité. Les rétrospectives résultent en une augmentation de 24 % de la réactivité et de 42 % de la qualité par rapport aux équipes Agile qui ignorent cette étape.

Cet article présente la rétrospective Agile, en quoi ces réunions peuvent améliorer vos processus existants, ainsi que comment mener une rétrospective réussie.

Voici les points abordés :

• Qu’est-ce qu’une rétrospective Agile ?
• L’importance des rétrospectives Agile.
• Comment mener une rétrospective Agile ?
• Types de rétrospectives.
• Obstacles.
• Conseils.
• Commencer à utiliser la méthode Agile dès aujourd’hui.

Une rétrospective Agile est une réunion organisée à l’issue d’une itération de travail, généralement un sprint. C’est l’occasion pour l’équipe de discuter de ses réalisations et des axes d’amélioration en prévision de la prochaine phase du projet. Les membres de l’équipe sont encouragés à partager honnêtement leurs expériences et à réfléchir aux processus, procédures et tâches afin que l’ensemble de l’équipe puisse s’améliorer à long terme.

Les rétrospectives font partie du framework Scrum et constituent la quatrième et dernière réunion du processus. Le framework Scrum favorise la collaboration et la communication au sein des équipes et entre elles grâce à une série de réunions conçues pour favoriser des échanges francs. Ces réunions se focalisent sur les réussites et les obstacles rencontrés afin d’aider l’équipe à optimiser ses performances par la suite.

Les rétrospectives Agile se concentrent sur les tâches achevées au cours de l’itération ou du sprint. L’objectif est d’étudier les amélioration possibles pour les appliquer à la prochaine phase du projet, ou de mettre l’accent sur des approches efficaces qui pourraient profiter à des membres de l’équipe. Lorsqu’elles sont appliquées dans le cadre du framework Scrum, ces réunions rassemblent également des contributeurs et des contributrices d’autres équipes. Cela permet le partage de connaissances au sein d’une audience plus large.

Les équipes qui utilisent la méthode Kanban peuvent également organiser des rétrospectives. Ces rétrospectives ne font pas officiellement partie du workflow, mais elles peuvent aider les contributeurs et les contributrices à gagner en efficacité à mesure de la progression des projets.

En quoi une rétrospective Agile diffère-t-elle des autres réunions ?

La rétrospective Agile n'a pas la même place dans le processus de développement itératif ou de projet que d’autres réunions, comme les sprint reviews ou les post-mortem. En effet, elle se tient à l’issue des sprints ou itérations, qui font partie d’un projet de grande ampleur.

L'objectif est d'affiner les workflows et les approches tandis que le projet est toujours en cours. Les équipes peuvent alors s’adapter et gagner en efficacité pendant l’avancement du projet, au lieu d’attendre qu’il soit terminé.

Rétrospective Agile et rétrospective de sprint.

Il existe une différence entre rétrospective Agile et rétrospective de sprint. Bien que ces deux termes semblent désigner la même chose, ils se rapportent à des étapes et processus différents.

La rétrospective de sprint est un type spécifique de rétrospective Agile. Elle a lieu à la fin de chaque sprint Scrum et se concentre sur l’amélioration des processus de l’équipe.

La rétrospective Agile est un terme plus générique qui désigne toute réunion de réflexion avec la méthode Agile, sans se limiter au framework Scrum ou aux sprints.

Si certaines ou certains rechignent à l’idée d’ajouter une réunion à leur emploi du temps, les rétrospectives Agile apportent de nombreux avantages. Pour commencer, ce sont des espaces d’échanges d’idées rarement proposés dans d’autres méthodes de gestion de projets.

Les rétrospectives incitent fortement les participantes et les participants à s’exprimer et à partager leur avis avec une audience plus large. Elles permettent d’améliorer les processus, ce qui influence les workflows de l’équipe et leurs capacités à atteindre les objectifs fixés par le management.

Si la répartition des tâches et les priorités peuvent venir de plus haut dans l’échelle hiérarchique, les contributeurs et les contributrices ont la parole lors d’une rétrospective Agile, ce qui permet aux responsables de recueillir des avis et de mettre en pratique les changements. Cela peut même résulter en une amélioration de l’efficacité des personnes chargées d’exécuter les demandes de travail.

Cette meilleure communication peut aussi entraîner des gains d’efficacité dans d’autres domaines pas forcément identifiables par les parties prenantes qui ne participent pas à l’exécution des tâches quotidiennes.

La méthode Agile est itérative, c’est-à-dire que les projets sont abordés sous forme de tâches successives pendant une période donnée. Les équipes peuvent donc faire preuve de plus de flexibilité en identifiant les obstacles rencontrés en cours de route. L’organisation d’une rétrospective Agile à la fin d'une période de travail peut permettre d’anticiper des problèmes. De cette façon, les responsables pourront apporter des modifications au projet avant son achèvement.

Autres avantages des rétrospectives Agile.

• Gestion des alertes concernant les points de blocage pour les tâches individuelles
• Création d’un espace convivial pour partager des idées
• Transmission de feedback pour améliorer la gestion de projet
• Ralliement des membres de l’équipe autour d’objectifs communs
• Priorisation des personnes plutôt que des processus
• Adaptation des équipes pour optimiser la prochaine étape du workflow
• Suppression de la hiérarchie dans les discussions pour favoriser le partage

Au final, la mise en œuvre d’une rétrospective Agile peut résulter en un meilleur produit, grâce à la souplesse qu’offre la méthode Agile au processus de développement ou au workflow en question. Dans le cadre d’une rétrospective Agile, les responsables s’informent des obstacles ou des préoccupations avant qu’elles ne bloquent le projet. Cela leur permet de guide les équipes et de formuler des feedbacks constructifs tout en respectant le planning du projet.

Prenez en considération la nature de votre projet et la fréquence à laquelle votre équipe passe par différentes phases du cycle de développement ou de production. Repérez les points de blocage et organisez une rétrospective en fonction du moment où les équipes terminent généralement une itération de leur travail. Elle peut avoir lieu à intervalles réguliers, par exemple toutes les deux à quatre semaines, ou s’adapter à la date de fin d’une campagne ou d’un déploiement particulier.

Une fois le calendrier arrêté, veillez à convier toutes les personnes impliquées dans le projet afin qu’elles puissent donner leurs avis et bénéficier des perspectives des autres membres de l’équipe. Cela inclut les responsables (comme les scrum masters et les product owners), l’ensemble des contributeurs et des contributrices individuelles, ainsi que les autres parties prenantes pour lesquelles l’avis de l’équipe pourrait être précieux.

Lorsque l’on considère la façon dont s’organise le framework Scrum, la manière d’aborder la rétrospective est assez évidente. Gardez à l’esprit que l’objectif de cette réunion est d’identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné, afin de repérer des possibles optimisations au sein des équipes et des processus.

Il est souvent judicieux de commencer par mettre en avant ce qui a bien fonctionné lors de l’itération, afin d’instaurer une dynamique positive pour la réunion. À partir de là, demandez les avis des membres de l'équipes, pour identifier ce qui pourrait être mieux fait ou les obstacles rencontrés lors de l’exécution des tâches en cours. Les responsables doivent veiller à ce que la conversation porte sur une période donnée, en général l’itération ou le sprint qui vient de s’achever.

Les étapes de la rétrospective Agile.

1. Préparer le terrain. Indiquez clairement à toutes les personnes présentes ce que vous attendez de la réunion. Encouragez tout le monde à partager ses points de vue de manière respectueuse, même lorsqu’il s’agit de soulever des difficultés. Si vous prévoyez d’aborder un thème spécifique pendant votre rétrospective (voir ci-dessous), vous pouvez l’introduire ici.
2. Recueillir des données. Présentez ou rappelez les principales tâches ou objectifs de l’itération, puis invitez tout le monde à commenter leurs contributions et partager leurs réflexions. Cela permettra de préparer le terrain en identifiant des thèmes sur lesquels recueillir des informations.
3. Générer des idées. Permettez aux personnes présentes de parler de leur expérience et recueillez leurs avis en cours de route. Cela peut se faire par la prise de notes ou par des moyens plus transparents, comme l'utilisation d'un tableau blanc. Regroupez les idées répétitives afin d’identifier les thèmes ou domaines nécessitant une attention particulière.
4. Décider des mesures à prendre. Définissez des mesures concrètes pour corriger ou affiner les processus afin d’obtenir de meilleurs résultats lors de la prochaine itération. Le groupe doit prendre des décisions ensemble si possible, les responsables peuvent se tourner vers les parties prenantes pour les questions d’orientation stratégique. N’oubliez pas que l’objectif d’une rétrospective est de dégager des éléments exploitables pour améliorer les processus existants en vue de la prochaine itération.
5. Clôturer la rétrospective. Récapitulez les résultats de la réunion pour tout le monde ainsi que les prochaines étapes à suivre par les personnes concernées, le cas échéant. Veillez à remercier l'ensemble des participantes et des participants pour leurs contributions et à les encourager à rester investis dans le processus.

Les rétrospectives représentent bien plus qu’une simple collecte d’informations, ce sont des environnements collaboratifs où les responsables peuvent aussi se tourner vers les contributeurs et les contributrices individuelles pour trouver des solutions créatives.

Vers la fin de la réunion, vous pouvez inviter chaque participant et chaque participantes à proposer ses idées pour surmonter les obstacles identifiés et suggérer des actions à entreprendre pour résoudre les difficultés. Regroupez les éléments communs et recherchez des tendances ou des thèmes pouvant être traités simultanément.

Toutes les rétrospectives Agile offrent un lieu de partage et d’écoute afin d’encourager et de recueillir des feedbacks, mais il existe de nombreux formats de rétrospective pouvant être appliqués à la gestion des équipes et aux workflows.

Les responsables peuvent adopter différentes approches ou ajuster leur format en fonction de la personnalité et des besoins de l’équipe :

• 4 L. Cette approche utilise les termes « aimé », « appris », « manqué », et « souhaité » pour structurer la discussion et encourager les échanges sur l’itération en question. Elle une importance égale aux succès et aux échecs, et favorise des actions sur les résultats positifs comme négatifs.
• Le voilier. Cette approche métaphorique compare le projet à un bateau en mer. Les rochers incarnent les risques, le vent correspond à ce qui s’est bien passé, les ancres arrêtent ou ralentissent la progression, et la terre représente l’objectif final. Cette technique de visualisation est particulièrement utile pour définir les points de blocages, qu’il s’agisse d’obstacles infranchissables ou d’éléments qui ralentissent la progression.
• Le vote par points (dot-voting). Les membres de l’équipe votent en plaçant des pastilles à côté des sujets proposés. Les sujets ayant obtenu le plus de votes permettent d’identifier ceux sur lesquels il faut se concentrer pendant la réunion. Ce processus peut s’avérer utile pour les équipes ayant un grand nombre de sujets à aborder afin d’en prioriser certains.
• Commencer, arrêter, poursuivre. Dans le cadre de cette approche, ces catégories simples sont créées pour y placer les différentes tâches. Elles peuvent aider à définir des objectifs et à identifier les ressources manquantes pour les tâches non terminées au cours de l'itération.
• Cartes avec des questions. Pour les équipes qui ne savent pas comment démarrer la conversation, les cartes de questions peuvent servir de brise-glace. Les responsables préparent des questions à l'avance qui susciteront la conversation entre les participantes et les participants, tout prenant note des retours positifs et négatifs au fil de la discussion.
• Cartographie des affinités.Dans le cadre d’une cartographie des affinités, des informations sont collectées sur une grande variété de sujets, ces informations sont ensuite catégorisées en groupes, puis triées par priorité. Si votre équipe est confrontée à une problématique complexe, la cartographie d'affinités peut s’avérer un excellent moyen de diviser le problème en étapes abordables et d’établir des plans d’action pour traiter chaque élément.

Le point en commun de toutes ces approches ? Elles cherchent à favoriser des environnements créatifs et stimulants pour encourager les participantes et les participants à être actifs pendant la discussion en cours. Bon nombre de project managers, de scrum masters et responsables considèrent que la participation est l’une des difficultés principales lors de la mise en œuvre de rétrospectives Agile.

Certaines personnes peuvent avoir le sentiment que leur contribution n'a pas vraiment de valeur ou qu’il pourrait y avoir des répercussions si elles évoquent en toute franchise des processus qui n'ont pas fonctionné. Il incombe à la personne qui anime la réunion de créer un espace sûr et accueillant permettant à chacun et à chacune de contribuer à sa manière, encourageant les interactions, l’ouverture et le suivi.

1. Faible engagement.

Votre équipe ne semble pas montrer beaucoup d'intérêt pour le projet. Elle ne propose pas beaucoup de suggestions et reste généralement silencieuse. Envisagez différents styles d’apprentissage afin que votre équipe retrouve de l’intérêt pour le projet. Les activités visuelles et kinesthésiques peuvent perturber les habitudes et encourager la créativité.

2. Manque de confiance.

La conversation reste superficielle et aucun point négatif n’est soulevé. Pour contrer cela, la personne qui anime la réunion se doit de créer un espace où chaque personne se sent à l’aise pour partager ses idées. Récompensez la participation, même lorsqu'elle soulève un problème. Encouragez l’équipe à exprimer de façon à traiter les problèmes dès le début pour éviter qu’ils ne prennent de l’ampleur. Sollicitez des retours individuels et confidentiels pour identifier d’autres problèmes plus importants.

3. Mauvais suivi.

Lorsque la participation ne semble pas faire de différence, cela peut engendrer un faible engagement et un manque de confiance. Au bout d’un moment, les gens arrêtent de s’exprimer. Pour éviter ce problème, validez les problèmes soulevés et les idées proposées, et prenez des mesures concrètes. Assurez-vous que des changements aient pris effets lors du prochain sprint, ou créez des objectifs concrets et tenez tout le monde informé de leur progression.

1. Demandez à l’équipe de venir préparée.

Veuillez clarifier le niveau de préparation et le format attendu. Par exemple, demandez à l’équipe de noter toutes ses idées dans un document partagé. Précisez si vous souhaitez une ou deux phrases, un paragraphe, quelques exemples, ou plus. Si vous proposez plusieurs options de partage, vous aurez plus de chances d’obtenir l’avis de tous les membres de votre équipe, y compris ceux qui n’apprécient pas prendre la parole en réunion.

2. Restez concentré sur le sujet du jour et respectez le temps de chacun et de chacune.

Bien que les rétrospectives soient une excellente occasion d’approfondir certaines problèmatiques, il se peut qu’une personne ou un problème monopolise la conversation pendant que les autres se désengagent. Veillez à ce que la réunion ne dévie pas du sujet et respecte l’horaire, grâce à un ordre du jour clair et défini dans le temps.

3. Variez les approches et testez de nouveaux formats.

L’approche traditionnelle consiste à demander : « Qu’est-ce qui a fonctionné, qu’est-ce qui n’a pas fonctionné, et que ferons-nous mieux la prochaine fois ? » Mais ces questions peuvent être trop vastes, il peut être difficile d’y répondre de manière détaillée et utile. Encouragez des échanges plus ciblés en testant une nouvelle activité ou un nouveau format. Voici quelques exemples :

• Plus, moins, intéressant (Plus Minus Interesting, PMI). Les membres de l’équipe répartissent les évènements dans les catégories suivantes : plus, moins ou intéressant (PMI).

• Six chapeaux. Ce format est assez complet et peut prendre beaucoup de temps, mais il convient aux équipes qui ont besoin d'une réflexion approfondie. Il invite chacun et chacune à considérer le travail sous six angles différents :

  • Organisation
  • Neutralité
  • Optimisme
  • Pessimisme
  • Créativité
  • Émotion

• 3 L. Comme pour les 4 L mentionnés précédemment, cette activité demande à chacun et à chacune d'écrire ce qu'ils ont apprécié, ce qu'ils ont appris et ce qui faisait défaut. Utilisez un tableau blanc digital ou un autre outil pour trier et afficher les réponses.

• Cartographie des affinités. La cartographie des affinités consiste à rassembler des informations sur un large éventail de sujets, à les regrouper en catégories, puis à les trier par ordre de priorité. Si votre équipe est confrontée à une problématique complexe, la cartographie d'affinités peut s’avérer un excellent moyen de diviser le problème en étapes abordables et d’établir des plans d’action pour traiter chaque élément.

Les rétrospectives sont une composante essentielle de tout processus de gestion de projets scrum ou Agile, car elles permettent aux équipes de réfléchir de manière constructive à leurs réussites et à leurs obstacles.

Les responsables peuvent tenir compte de ces réflexions et appliquer des changements en temps réel afin d’optimiser les résultats de la prochaine itération et d’améliorer les performances globales. Ces réunions rassemblent les équipes dans un environnement positif et productif, créant un lieu d’écoute et de partage. Les retours peuvent être transmis aux parties prenantes pour être mieux pris en considération.

Grâce à la méthodologie Agile, les équipes peuvent développer de meilleurs produits en adéquation avec les besoins de leur clientèle et du marché.

Cette méthodologie résulte en une gestion de projets plus rapide et plus efficace, car les membres de l’équipe travaillent sur des tâches plus petites avec des critères clairement définis sur une période donnée. Le résultat ? Une production itérative de contenus, de produits ou de services mis sur le marché plus rapidement, plus efficacement et de meilleure qualité.

Les rétrospectives Agile ne représentent qu’un élément d’un framework de projets réussi. Lorsque les responsables organisent ces réunions, elles ou ils sont souvent en quête d’outils pour assister l’ensemble des processus Agile qu’ils gèrent. C’est à ce moment là qu’Adobe Workfront peut vous aider.

Workfront est un logiciel de gestion du travail compatible avec les méthodes Agile ainsi que d’autres méthodologies de gestion de projets. Intégrez les équipes aux processus de votre organisation pour une meilleure collaboration tout au long du projet. Scrum ou bien Kanban, Adobe facilite la vie des équipes Agile.

Suivez une visite guidée ou regardez notre vidéo de présentation pour découvrir comment Adobe Workfront améliore l’efficacité de vos équipes et simplifie vos processus de gestion Agile.