Comment organiser une rétrospective de projet Agile ?

Si vous êtes adepte des méthodes Agile appliquées au développement d’applications et à la gestion de projet, vous savez qu’une réunion de rétrospective peut être profitable à votre équipe. Ce que vous ignorez peut-être, en revanche, c’est ce à quoi doit ressembler une rétrospective ou comment en organiser une.

Cet article définit clairement une rétrospective de projet Agile, en détaille les différentes phases et les avantages, et établit une liste de formats possibles. Après l’avoir lu, vous disposerez de toutes les informations nécessaires pour animer efficacement des rétrospectives.

Cet article aborde les points suivants :

• Qu’est-ce qu’une rétrospective Agile ?
• Phases d’une rétrospective Agile
• Exemples de formats adaptés à une rétrospective
• Obstacles à la réussite
• Conseils pour vous aider à réussir
• Réalisez vos objectifs Agile.

Qu’est-ce qu’une rétrospective Agile ?

Une rétrospective Agile réunit la ou le coach (« Scrum Master »), la ou le responsable produit et l’équipe de développement à l’issue d’une itération de travail, en règle générale un sprint. L’objectif consiste à réfléchir à ce qui s’est bien passé et à ce qui aurait pu mieux se dérouler, et à effectuer les changements qui s’imposent pour l’itération suivante.

Si un incrément, autrement dit un résultat tangible matérialisant le travail de l’équipe, peut donner lieu à une rétrospective, celle-ci intervient, en règle générale, très vite à la suite pour que les remarques et commentaires soient aussitôt suivis d’effets. Une rétrospective consécutive à un sprint est appelée rétrospective de sprint.

Si la rétrospective consiste à revenir sur le passé, c’est sur l’avenir qu’elle permet véritablement de se concentrer en allant de l’avant. Il s’agit en effet de reconsidérer régulièrement ce qui a été accompli petit à petit jusqu’ici pour s’assurer que l’étape suivante va dans la bonne direction. Correctement menée, une rétrospective peut dynamiser l’intégralité du processus par l’énergie et l’efficacité insufflées.

Les rétrospectives sont au cœur de la culture apparue depuis la publication du Manifeste Agile en 2001. La méthodologie Agile met l’accent sur l’adaptabilité et l’amélioration continue, lesquelles ne se révèlent qu’en étant intégrées au processus. Une rétrospective Agile offre un temps et un espace dédiés pour faire le point, recueillir les avis, s’adapter et s’améliorer. Au travers d’une réunion simple, mais stratégique, elle aide les équipes à tirer le meilleur parti de chaque itération, en faisant en sorte que le sprint suivant les rapproche d’un produit concluant et d’une clientèle satisfaite.

La rétrospective peut se dérouler en présentiel ou en ligne. Les équipes distantes peuvent, pour communiquer efficacement, recourir à un document collaboratif de type Google Docs. Pour les réunions en présentiel, l’utilisation de notes repositionnables sur un tableau ou un mur facilite les échanges d’idées.

La durée d’une rétrospective dépend du nombre de personnes qui y participent, de la durée de l’intervalle considéré et du volume de travail dont il est question. Pour un sprint d’une semaine, vous pouvez raisonnablement tabler sur 45 minutes. Si vous devez évaluer un mois de travail, vous aurez probablement besoin de trois heures.

Maintenant que vous savez ce qu’est une rétrospective, voyons de plus près comment structurer cette réunion.

Phases d’une rétrospective Agile

Les personnes pratiquant la gestion Agile s’accordent généralement à reconnaître cinq phases dans une rétrospective, même si d’autres formats peuvent aussi être observés. Analysons ces différentes phases dans un premier temps, puis prenons des exemples d’autres formats.

1. Préparer le terrain

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il importe de préparer votre équipe pour que la réunion soit fructueuse. Les personnes avec lesquelles vous travaillez doivent pouvoir aborder les problèmes sans tabou et se livrer franchement sur les solutions envisageables. C’est pourquoi il convient, au cours de cette première phase, de fixer quelques règles élémentaires pour que les gens osent s’exprimer. En instaurant un climat de sécurité psychologique, vous ouvrirez la porte à une collaboration plus féconde. Il convient aussi d’utiliser le plus efficacement possible le temps de chacune des parties prenantes.

Afin de préparer le terrain, clarifiez la période et le périmètre du projet dont il sera question. Veillez à ce que tout le monde ait une vue d’ensemble. Vous pouvez ensuite instaurer certaines règles : adopter une démarche constructive, privilégier l’amélioration et prévoir un temps suffisant pour que tous les membres présents puissent prendre la parole, par exemple. N’hésitez pas à prendre rapidement la température de l’assemblée : demandez à chaque personne de révéler, en un ou deux mots, ses impressions à l’égard du projet.

2. Recueillir des données

Vous devez ensuite recueillir des avis objectifs. Rassemblez des faits consensuels relevant du sprint précédent ou de l’itération de travail correspondante. Cette phase s’apparente à un brassage d’idées : les membres de l’équipe partagent leurs connaissances, lesquelles viennent étoffer le corpus d’informations à disposition. Une fois que tout est sur la table, votre équipe pourra prendre du recul pour démarrer son analyse.

Bien que ces données puissent être à la fois qualitatives et quantitatives, vous n’en êtes pas encore au stade de l’interprétation. Vous voulez simplement que l’équipe s’accorde sur l’exactitude des données, et faire en sorte qu’elle travaille à partir des mêmes informations. La documentation étant ici importante, faites appel à des outils capables de vous aider à consigner et à afficher des informations.

3. Générer des insights

Durant cette phase, l’équipe réfléchit à ce qui s’est bien passé, à ce qui n’a pas fonctionné et à ce que les gens voient dans les données dont ils disposent. C’est l’occasion de dégager des tendances et d’émettre des avis plus subjectifs sur les faits collectivement observés.

Invitez le groupe à proposer des explications et des suggestions d’amélioration. Adoptez une démarche structurée pour enrichir la réflexion et rechercher des idées.

4. Décider des mesures à prendre

En s’appuyant sur ce socle robuste constitué par le partage de données, l’équipe peut décider, en parfaite connaissance de cause, de la manière de procéder pour faire avancer les choses. C’est à ce stade que vous invitez ses membres à déterminer les aspects auxquels consacrer du temps au cours du prochain cycle de travail, les tâches à privilégier et les résultats à en attendre.

Il s’agit de la phase la plus importante de la rétrospective, puisqu’elle est purement et simplement la raison d’être de cette réunion. Explicitez les objectifs ambitieux et les points appelant une action, même modeste, puis désignez les personnes chargées de les exécuter.

5. Clôturer la rétrospective

Comme vous l’avez fait pour préparer le terrain, misez, au bout du compte, sur le bien-être psychologique et sur la motivation de votre équipe. Récapitulez les décisions qui ont été prises, remerciez comme il se doit les membres du groupe pour leur participation et exposez la marche à suivre.

Exemples de formats adaptés à une rétrospective

Quantité d’autres formats, méthodes et activités favorisent également la réflexion des équipes sur ce qui a été ou non probant au cours du sprint précédent. Chaque outil présente des atouts différents. Voici quelques exemples :

• PMI. Les membres de l’équipe catégorisent les évènements selon qu’ils présentent des points positifs (« Plus »), négatifs (« Minus ») ou dignes d’intérêt (« Interesting »).
• Six chapeaux. Véritablement exhaustive, l’approche proposée par ce format peut être fastidieuse, mais se révèle excellente pour les équipes qui doivent mener une réflexion approfondie. Elle invite leurs membres à analyser un projet selon six modes de pensée différents :
• Managérial
• Objectif
• Positif
• Négatif
• Inventif
• Émotionnel
• 3L. Dans cette activité, chaque personne note ce qu’elle a aimé (« Liked »), ce qu’elle a appris (« Learned ») et ce qui lui a manqué (« Lacked »). Utilisez un tableau blanc digital ou un autre outil pour trier et présenter les réponses.
• Cartographie des affinités. La cartographie des affinités est une méthode consistant à rassembler des informations sur un large éventail de sujets, à les regrouper par catégories, puis à définir les tâches prioritaires d’après leur importance. Si votre équipe s’attèle à une problématique complexe de grande envergure, une cartographie des affinités peut être un excellent moyen de la fractionner pour mieux la gérer et de définir des plans d’action pour chacune de ses composantes.

Obstacles à la réussite

Amener un groupe constitué de personnalités variées à collaborer efficacement se révèle parfois être un véritable défi, mais en prenant garde à certains aspects, vous aurez raison de barrières psychologiques courantes. Voici quelques indications pour vous aider à résoudre rapidement les problématiques les plus fréquentes :

Faible implication

Votre équipe ne semble guère s’intéresser à la réunion : avare de suggestions, elle reste silencieuse la plupart du temps. Peut-être ressent-elle de la fatigue consécutivement au dernier sprint ou est-elle sceptique quant à l’utilité de cette réunion. Pour remobiliser votre équipe, songez à diversifier les modes d’apprentissage. Les activités visuelles et kinesthésiques peuvent briser la routine et encourager la créativité.

Défiance

Les échanges sont superficiels, et personne ne s’aventure à glisser une remarque négative. Il est normal que les gens évitent la négativité, car elle peut se retourner contre eux ou parce qu’ils ne veulent décevoir personne. Pour déjouer ce phénomène, la personne chargée d’animer la réunion doit s’efforcer de créer un espace propice aux échanges de réflexions. Récompensez la participation, même (ou surtout) si elle soulève une question. Encouragez l’équipe à exposer les problèmes et à les traiter rapidement pour éviter qu’ils ne s’aggravent. Au lieu de témoigner de l’amertume, faites preuve d’optimisme quant aux opportunités de croissance. Invitez les gens à vous faire part de leurs remarques, en toute confidentialité, afin de mettre au jour des problèmes plus graves.

Suivi médiocre

La faible implication et la défiance des équipes sont aussi au rendez-vous dès lors que leur participation à une réunion ne semble faire aucune différence. Au bout d’un moment, elles se lassent et cessent de faire entendre leur voix. Pour éviter ce problème, agissez : prenez des mesures par rapport aux problèmes soulevés et concrétisez les idées proposées. Veillez à ce que des modifications soient apportées au cours du sprint suivant, ou bien définissez des objectifs débouchant sur des actions concrètes et tenez tout le monde informé des progrès accomplis.

Conseils pour vous aider à réussir

Vous pouvez prendre d’autres mesures pour faire en sorte que votre équipe privilégie une démarche de collaboration réfléchie aux menus détails de son travail quotidien :

1. Invitez les membres de votre équipe à arriver à la réunion avec quelques idées en tête. Précisez le degré de préparation attendu et le format à observer. Par exemple, invitez les personnes qui participent à la réunion à consigner leurs réflexions dans un document partagé. Indiquez-leur si vous attendez une ou deux phrases, un paragraphe, quelques exemples ou davantage. Il y a plus de chances que tous les membres de votre équipe apportent leur contribution, y compris ceux qui interviennent rarement au cours de réunions, dès lors que vous proposez d’autres formules de partage possibles.
2. Ne vous écartez pas du sujet et respectez le temps de tout le monde. Si les rétrospectives sont une excellente occasion de se pencher en détail sur certains problèmes, il y a toujours un risque qu’une personne ou une question monopolise la conversation, et que le reste de l’auditoire décroche. Veillez à ce que la réunion respecte l’ordre du jour et l’horaire prévu et ne s’éternise pas.
3. Variez les plaisirs en essayant de nouveaux formats. L’approche classique s’articule autour d’une triple interrogation : « Qu’est ce qui a fonctionné ? Qu’est-ce qui a échoué ? Comment faire mieux la prochaine fois ? » Or, il s’agit là de questions clés auxquelles il est difficile de répondre de manière détaillée. Encouragez les échanges plus spécifiques et ciblés en testant une nouvelle activité ou un nouveau format.

Réalisez vos objectifs Agile.

La rétrospective est un volet important du framework Agile. Elle offre un espace sûr pour remédier aux problèmes, instiller de l’énergie et de la confiance, et innover tout en générant de nouveaux insights.

Si vous faites partie d’une équipe Agile, votre processus intègre sans doute déjà des rétrospectives. Mais si tel n’est pas le cas, prévoyez du temps pour une réunion de ce type à l’issue de votre prochain sprint et appliquez les principes énoncés ici. Rassemblez les fournitures nécessaires si votre réunion se déroule en présentiel, ou bien ménagez à votre équipe un accès aux outils en ligne indispensables à une rétrospective en mode virtuel. Invitez tous les membres de l’équipe et préparez-vous à leur expliquer le processus s’il s’agit pour eux d’une première.

Adobe peut vous aider à créer un environnement de travail plus collaboratif.

Il est facile de partager des insights, de résoudre des problèmes et de s’adapter sans délai dès lors que votre équipe dispose d’un système pour communiquer efficacement. Adobe Workfront est une solution de gestion de projet qui facilite la collaboration et peut aider votre équipe à mener à bien des projets de toute envergure de façon stratégique.

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