Préparation du rendez-vous

Réfléchissez à la composition de votre équipe stratégique.

Le choix des bonnes personnes pour votre équipe stratégique aura un impact sur la réussite de l’implémentation. Des détails sur le rôle de chaque membre de l’équipe stratégique sont disponibles dans le guide téléchargeable ci-dessous. Voici un bref aperçu de ces informations.

• Les membres de l’équipe stratégique sont les principaux points de contact pour Workfront pendant l’implémentation.
• Ces personnes ont les responsabilités suivantes :
  • Participer activement à l’implémentation, notamment aux séances de travail avec votre consultant ou votre consultante Workfront.
  • Faire progresser le travail quotidien pour atteindre les jalons hebdomadaires.
  • S’assurer que les utilisateurs et les utilisatrices bénéficient de formations et d’une assistance.
  • Exécuter un plan de gestion du changement, notamment en informant les utilisateurs et les utilisatrices de l’arrivée prochaine de Workfront et en leur expliquant la finalité de l’application.
  • Compléter les modules de formation à la demande qui leur ont été attribués.
• Si votre équipe ou service rejoint une instance active déjà déployée d’Adobe Workfront, la personne responsable de l’administration des systèmes au niveau mondial doit faire partie de l’équipe stratégique pour garantir une gouvernance coordonnée au sein de l’entreprise.

Constituez votre documentation pré-découverte.

En fournissant à votre consultant ou votre consultante Workfront des documents qui détaillent vos processus métier, vous l’aiderez à formuler les recommandations les plus normatives dès le départ. N’oubliez pas que la compilation de documents ne doit pas trop vous accaparer. Si vous ne disposez pas des documents nécessaires, ne perdez pas de temps à les créer. Votre consultant ou votre consultante Workfront vous guidera à l’aide de nos recommandations fondées sur les bonnes pratiques, même si votre équipe définit vos processus pour la première fois.

Les documents les plus utiles sont les suivants :

• Diagrammes de processus et organigrammes - La cartographie visuelle de vos processus pourra nous aider à cerner la façon dont votre équipe travaille à l’heure actuelle.
• Exemples de formulaire de requête - Comment le travail parvient-il à votre équipe ? Si vous avez un processus écrit avec un formulaire de requête, nous aimerions pouvoir en consulter un exemple. En revanche, si le travail arrive de manière informelle (via des e-mails, des appels téléphoniques ad hoc ou d’une autre façon), merci de nous le préciser.
• Exemples de modèles de projet - Votre équipe gère-t-elle le travail à l’aide de plans de projet ? Le cas échéant, merci de nous fournir des exemples illustrant les principaux projets réalisés par votre équipe.
• Exemples de rapports - Votre équipe s’appuie-t-elle sur des indicateurs clés ? Analysez-vous ces indicateurs chaque semaine/mois/trimestre? En nous fournissant des exemples de rapports, nous pourrons mieux cerner les données à collecter pour votre compte dans Workfront, ainsi que les rapports automatisés à produire pour faciliter la tâche de votre équipe.

Préparez la première semaine de votre rendez-vous Workfront.

Notre équipe de services Workfront se réjouit de collaborer avec vous. Vous trouverez ci-dessous une liste d’activités à effectuer pour vous préparer dans le cadre de l’implémentation. En cas de questions, contactez votre responsable de compte qui veillera à ce que vous disposiez de tout ce qu'il vous faut pour vous préparer.

• Regardez les vidéos du sponsor transmises par votre gestionnaire de projet Workfront avant notre appel de planification. Elles fournissent des informations sur votre équipe d’implémentation Workfront, le calendrier de mise en œuvre, le rôle du sponsor, la constitution de l’équipe stratégique, etc.
• Autorisez l’équipe d’implémentation à accéder à votre instance de Workfront. Elle pourra ainsi configurer son profil et effectuer des tâches préalables à la configuration, et nous aurons la certitude que nous pouvons passer à la suite.
• Organisez un appel de planification. Réunissez-vous avec votre gestionnaire de projet Workfront pour planifier votre implémentation sous forme de sessions hebdomadaires, en tenant compte de la date de lancement prévue.
• Organisez un appel de bienvenue. Pendant cet appel, nous présenterons votre consultant ou votre consultante en implémentation à votre équipe stratégique, nous étudierons votre calendrier de projet, nous passerons en revue les objectifs et les besoins de formation, et nous procéderons à la découverte initiale avec votre consultant ou votre consultante Workfront.