जय गुलाटी में इन तीन चीज़ों का जुनून है: लोग, प्रोसेसेज़ और टेक्नोलॉजी. गुलाटी का कहना है, "आखिर में, प्रोसेसेज़ और टेक्नोलॉजी अहम हैं क्योंकि इनसे लोगों पर असर पड़ता है." "हम बेहतरीन टेक्नोलॉजीज़ का इस्तेमाल करना चाहते हैं और बेहतरीन प्रोसेसेज़ बनाना चाहते हैं लेकिन यह सब लोगों को सपोर्ट करने के मकसद से होना चाहिए."

हाई टेक, फ़ाइनांशियल सर्विसेज़ और टेलिकम्यूनिकेशन्स में सालों तक काम करने के बाद, गुलाटी पहले IT ऑपरेशन्स के ग्लोबल हेड के रूप में और अब एप्लिकेशन सर्विसेज़ और इंटेलिजेंट ऑटोमेशन के ग्लोबल हेड के रूप में इनोवेटिव बॉयोटेक्नोलॉजी कंपनी Regeneron में शामिल हुए. Regeneron की सांइस में सबसे आगे रहने वाली ऐसी कंपनी के रूप में पहचान है जिसमें कैंसर, अंधेपन का कारण बनने वाली बीमारियों और Ebola वायरस जैसी गंभीर बीमारियों और कंडीशन्स की थेरेपीज़ पर रिसर्च की जाती है और नई दवाएँ डेवलप होती हैं. हाल के सालों में, कंपनी ने COVID-19 के इलाज और रोकथाम के अपने काम के लिए हेडलाइन्स हासिल कीं.

गुलाटी का कहना है, "मुझे यह बात बेहद पसंद है कि Regeneron में काम करने वाले सब लोगों में मरीजों की मदद करने, बीमारियों के इलाज खोजने और सही काम करने का जुनून है." "यही कारण है कि मैं इतने लंबे समय तक कंपनी के साथ रहा हूँ."

Adobe Acrobat Sign पर स्टैंडर्डाइज़ करना

IT इन्फ़्रास्ट्रक्चर की ट्रांसफ़ॉर्मेशन की देखरेख करने के बाद, गुलाटी को एप्लिकेशन्स पर दोबारा सोच-विचार करने का काम सौंपा गया. गुलाटी का कहना है, "टेक्नोलॉजी और प्रोसेसेज़ का मरीजों पर असर पड़ सकता है, क्योंकि साइंटिस्ट द्वारा अहम खोज करने से लेकर इसके नतीज़े में मिलने वाली जाँच-पड़ताल की जाने वाली दवाओं को स्टडी करने, इसे मैन्यूफ़ैक्चर करने और ज़रूरतमंद लोगों तक इसे पहुँचाने तक कई टूल्स का इस्तेमाल किया जाता है."

गुलाटी ने एप्लिकेशन सर्विस टीम बनाई जिसने पूरी कंपनी में टिकाऊ, स्केलेबल और विश्वसनीय एप्लिकेशन्स और प्रोसेसेज़ डिलीवर करने पर फ़ोकस किया. मज़बूत और एजाइल फ़ाउंडेशन से शुरुआत करके, गुलाटी ने महीनों के बजाय हफ़्तों में IT सर्विसेज़ डिलीवर करने का अपना लक्ष्य बनाया. पूरी कंपनी में इस्तेमाल में होने वाले एप्लिकेशन्स पर रिसर्च करने के दौरान, एप्लिकेशन सर्विसेज़ टीम को डिजिटल डॉक्युमेंट वर्कफ़्लोज़ के लिए Adobe Acrobat Sign का इस्तेमाल करने वाले अनेक ग्रुप्स का पता चला.

फ़ार्मास्यूटिकल और मेडिकल फ़ील्ड्स में डॉक्युमेंटेशन बेहद अहम है और इनमें से कई डॉक्युमेंट्स पर सिग्नेचर्स की ज़रूरत होती है. मसलन, मैन्यूफ़ैक्चरिंग टीम्स को FDA और अन्य रेग्यूलेटरी एजेंसीज़ का पालन करने के डिटेल्ड रिकॉर्ड्स बरकरार रखने की ज़रूरत होती है. ज़्यादातर कंपनियों की तरह, यहाँ भी नए वेंडर कॉन्ट्रेक्ट्स, एम्पलॉयमेंट ऑफ़र लैटर्स और सर्वर एक्सेस ऑथोराइज़ेशन्स जैसी रोज़मर्रा की सिग्नेचर अपेक्षाएँ मौजूद रहती हैं.

अनेक ग्रुप्स ने सिग्नेचर्स और डॉक्युमेंटेशन को स्ट्रीमलाइन करने में मदद के लिए खुद ही Adobe Acrobat Sign को इस्तेमाल करने का फ़ैसला लिया था. लेकिन गुलाटी ने इस बात को समझा कि कंपनी में ऐसे दर्ज़नों अन्य संभावित यूज़ केसेज़ थे. एप्लिकेशन सर्विसेज़ टीम ने Adobe Acrobat Sign को एंटरप्राइज़ सर्विस के रूप में डिप्लॉय करने का फ़ैसला लिया.

गुलाटी का कहना है, "Adobe Acrobat Sign के प्रति एंटरप्राइज़ अप्रोच से, हम सिंगल साइन-ऑन जैसी क्षमताओं का लाभ उठा पाए और स्टैंडर्ड आर्किटेक्चर से डेटा प्राइवेसी और सिक्योरिटी को बेहतर बना पाए." “किसी भी नई टेक्नोलॉजी को अपनाया जाना अहम होता है. Adobe Acrobat का पूरी कंपनी में व्यापक रूप से इस्तेमाल किया जाता है, इसलिए हम जानते थे कि लोगों में जाने-पहचाने और विश्वसनीय वेंडर के ई-सिग्नेचर सॉल्यूशन अपनाने की ज़्यादा संभावना होगी.”

रिमोट साइनिंग के साथ महामारी का मुकाबला करना

गुलाटी ने Adobe Acrobat Sign को ज़्यादा बड़े डिजिटल इनीशिएटिव में शामिल किया जिसका लक्ष्य यह था कि लोगों के लिए कहीं से भी काम करना मुमकिन बनाकर तेज़ वर्कफ़ोर्स को बढ़ावा दिया जाए. पायलट प्रोग्राम शुरू करने के सिर्फ़ दो हफ़्ते बाद ही, COVID-19 महामारी के कारण कर्मचारी घर से काम करने के लिए मजबूर हो गए. पूरी कंपनी में Adobe Acrobat Sign के एक्सेस की माँग बढ़ गई.

गुलाटी का कहना है, “Adobe Acrobat Sign को नए ग्रुप में रोल आउट करने में सिर्फ़ दो हफ़्ते लगते हैं.” “तेज़ रोलआउट हासिल करने के लिए यह ज़रूरी है कि सही अपेक्षाएँ तय की जाएँ और सही पार्टनर्स के साथ काम किया जाए. कोई भी टेक्नोलॉजी बिल्कुल आपके प्लान के अनुसार काम नहीं करेगी, लेकिन Adobe जैसे सही प्रोवाइडर्स आपके गोल्स हासिल करने में आपकी मदद करने के लिए इनोवेशन करेंगे और आपके साथ मिलकर काम करेंगे. आपका एजाइल रहना भी अहम है क्योंकि इस तरह आगे बढ़ते हुए आपको ऐसे नए यूज़ केसेज़ मिल सकते हैं जिनके बारे में आपने पहले सोच-विचार नहीं किया था.”

तेज़ पेपरवर्क से इलाज की रफ़्तार तेज़ करना

Adobe Acrobat Sign का अब पूरे Regeneron में इस्तेमाल किया जाता है. कानूनी और मैन्यूफ़ैक्चरिंग टीम्स में इसका सबसे ज़्यादा इस्तेमाल होता हैं. कानूनी टीम नॉन-डिस्कलोज़र एग्रीमेंट्स, वर्क एग्रीमेंट्स स्टेटमेंट और बाहरी वकील के साथ कॉन्ट्रेक्ट्स समेत सभी तरह के कानूनी डॉक्युमेंटेशन पर सिग्नेचर्स के लिए Adobe Acrobat Sign का इस्तेमाल करती है. सख्त कम्प्लायंस रेग्यूलेशन्स को पूरे करने के लिए मैन्यूफ़ैक्चरिंग टीम दवा बनाने के प्रोसेस के हर स्टेप को डॉक्युमेंट करती है.

एप्लिकेशन सर्विसेज़ टीम Regeneron में टीम्स के साथ मिलकर ऐसे Adobe Acrobat Sign टेम्पलेट्स और वेब फ़ॉर्म्स बनाती है जो डॉक्युमेंटेशन वर्कफ़्लोज़ को डिजिटाइज़ और ऑटोमेट करते हैं. Adobe Acrobat Sign के साथ काम करके, टीम्स ऑटोमैटिक रूप से डॉक्युमेंट्स बना सकती हैं, इन्हें सिग्नेचर और अप्रूवल्स के लिए सही लोगों तक रूट कर सकती हैं और साइन किए गए हर डॉक्युमेंट की प्रोग्रेस ट्रैक कर सकती हैं. साइनर्स के लिए डॉक्युमेंट्स को प्रिंट और स्कैन करने की ज़रूरत खत्म होने से, डॉक्युमेंट्स बहुत तेज़ी और कम मेहनत से साइन होते हैं.

Regeneron के सर्विस डिलीवरी के सीनियर मैनेजर आनंद शाह का कहना है, “Adobe Acrobat Sign से अंदरूनी एफ़िशिएंसीज़ बढ़ती है, साथ ही इससे हम साइनर्स को डॉक्युमेंट्स को हैंडल करने का तेज़, आसान और बिना छूने की ज़रूरत वाला तरीका देकर उनसे अपने इंटरैक्ट होने के तरीके को भी बेहतर बना पाते हैं”

“हमारे अनुमान के अनुसार, ऑटोमेटेड Adobe Acrobat Sign वेब फ़ॉर्म पर स्विच करके, एक खास टीम ने ज़्यादा एफ़िशिएंट प्रोसेसेज़ के ज़रिए साल में $633,000 और 4,608 घंटे का कार्यसमय बचाया था. साथ ही, पेपर की बर्बादी खत्म करके, हम करीब 2,600 गैलन पानी की खपत बचाते हैं,” शाह आगे कहते हैं.

पार्टनर्स और इंटीग्रेशन्स के ज़रिए एक्सेस को बढ़ाना

Adobe इकोसिस्टम में टेक्नोलॉजी पार्टनर्स के साथ इंटीग्रेशन को प्राइऑरिटी देकर, एप्लिकेशन सर्विस टीम तेज़ी से पूरे एंटरप्राइज़ में Veeva, Microsoft 365 और Teams जैसे एप्लिकेशन्स में Adobe Acrobat Sign को स्केल कर रही है. iCertis के साथ इंटीग्रेशन होने से HR टीम और रिक्रूटर्स iCertis इंटरफ़ेस के ज़रिए ऑटोमैटिक रूप से कॉन्ट्रेक्ट ऑफ़र्स जेनरेट कर पाते हैं और उन्हें सिग्नेचर के लिए भेज पाते हैं. इस प्रोसेस को ऑटोमेट करने से कॉन्ट्रेक्ट्स प्रोसेस करने का समय 96% कम हो जाता है जिससे प्रोसेसिंग समय की रफ़्तार 2 घंटे से बढ़कर 4.8 मिनट हो जाती है— साल में हज़ारों कॉन्ट्रेक्ट्स को प्रोसेस करते समय यह बड़ी बचत है.

अंदरूनी और बाहरी कैंडिडेट्स के लिए वर्ष में हज़ारों रोज़गार ऑफ़र्स प्रोसेस करने में HR टीम Workday इंटीग्रेशन्स का भी लाभ उठाती है. मैन्युअल प्रोसेस को ऑटोमेट करने से हर साल अनुमानित $3.2 मिलियन की बचत होगी जिससे प्रोसेस में खर्च होने वाले 23,000 घंटों की बचत के साथ प्रिंट और पेपर लागतें करीब-करीब खत्म हो जाएँगी.

गुलाटी का कहना है, "टेक्नोलॉजी इतनी तेज़ी से बदल रही है कि यह अंदाजा लगाना मुश्किल है कि हम पाँच साल में कहाँ होंगे." “हम अभी भी ऐसे नए प्रोसेसेज़ खोज रहे हैं जहाँ हम Adobe Acrobat Sign को अप्लाई कर सकते हैं. अंदरूनी प्रोसेसेज़ में सुधार करके, मैन्यूफ़ैक्चरिंग को स्ट्रीमलाइन करके और रिसर्च को सपोर्ट करके, हम मरीज़ों के लिए साइंस को मेडिसिन में बदलने के अपने मिशन की तरफ़ ज़्यादा एफ़िशिएंट तरीके से बढ़ सकते हैं.”

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