Migliorare l’agilità dei contenuti senza aumentare i rischi con l’IA
Lo strumento EY Smart Reviewer, combinato con quelli di Adobe, automatizza processi fondamentali in ambito medico, legale e normativo (MLR).
90%
Casi in cui gli errori identificati vengono confermati dai revisori MLR
Obiettivi
Accelerare le revisioni dei materiali promozionali MLR fondamentali per un marketing più agile
Consentire ai team di revisione MLR di dedicare il proprio tempo alla revisione di nuovi contenuti e indicazioni sui prodotti che richiedono la loro competenza
Attenersi alle normative statali e di settore sulle comunicazioni nell’ambito delle scienze della vita
Risultati (rispetto ai processi MLR attuali)
Lancio più rapido dei materiali promozionali grazie all’uso dell’automazione nei processi di revisione MLR
Costi ridotti grazie al minor tempo dedicato dai team di revisione MLR alla rilettura e all’individuazione di errori comuni
Conformità più elevata grazie all’aumento dell’obiettività e della coerenza delle revisioni MLR
Contenuti promozionali trasformati
Dopo anni di esperienza nel settore farmaceutico, Shannon Hartley, direttrice generale responsabile per la trasformazione aziendale in scienze della salute e benessere presso Ernst & Young LLP, comprende bene le complessità del marketing nei settori altamente regolamentati. Chi si occupa di marketing nel settore delle scienze della vita, infatti, deve attenersi a processi di revisione medica, legale e normativa (MLR) molto rigorosi per garantire che tutti i contenuti pubblicitari e promozionali siano corretti e conformi alle normative statali e di settore.
“Chiunque lavori nel settore delle scienze della vita prende molto sul serio i processi MLR, ma spesso ciò comporta lunghi cicli di revisione”, afferma Hartley. “Il tempo medio per la diffusione dei materiali promozionali è di circa 60 giorni, il che limita enormemente l’agilità del marketing in ambito farmaceutico”.
Doveva esserci una soluzione. Per questo Hartley era entusiasta di mettere la sua esperienza a disposizione di EY ed EY Smart Reviewer, uno strumento di revisione basato sull’IA e creato per rendere le revisioni più semplici e veloci. Nel suo ruolo all’interno di EY US, Shannon contribuisce a trasformare i processi MLR in tutto il settore grazie all’IA e alle tecnologie Adobe, tra cui l’API Adobe PDF Extract.
Rendere più agile il marketing nelle scienze della vita
Nonostante il settore delle scienze della vita sia molto competitivo, spesso per i team di marketing reagire rapidamente ai cambiamenti del mercato è impossibile. Possono volerci settimane per revisionare il materiale promozionale prima di presentarlo al pubblico e una revisione affrettata può avere conseguenze gravi. Messaggi imprecisi o fuorvianti, infatti, possono comportare multe salate, danni alla reputazione/al marchio dell’azienda e perdita di fiducia.
Inoltre, il pubblico di oggi si aspetta esperienze personalizzate su più canali, con un conseguente aumento della quantità di contenuti che i team di marketing devono creare. Le opzioni per stare al passo con la domanda sono poche: aumentare drasticamente il numero di persone che si occupano di contenuti promozionali e revisioni oppure trovare il modo di ottimizzare il processo di revisione.
“L’API Adobe PDF Extract ci ha permesso di risolvere una delle nostre difficoltà iniziali, grazie alla possibilità di scomporre i PDF in più parti da far revisionare allo strumento EY Smart Reviewer. Adobe, in combinazione con qualche altro strumento, ci ha offerto il livello di qualità che ci serviva per creare EY Smart Reviewer.”
Shannon Hartley
Direttrice generale responsabile per la trasformazione aziendale, Scienze della salute e benessere, Ernst & Young LLP
L’unione di IA e API di Adobe
EY Smart Reviewer ha dimostrato di accelerare il processo di revisione grazie alla capacità di identificare errori che vengono poi corretti e approvati dai revisori MLR in oltre il 90% dei casi. Sfrutta IA e machine learning per analizzare i materiali promozionali e identificare problemi quali errori ortografici e grammaticali, discrepanze tra le indicazioni sui prodotti e problemi di conformità ai requisiti promozionali delle autorità sanitarie. Viene utilizzato soprattutto per verificare i contenuti prima di sottoporli al team di revisione, che così ha un punto di partenza a disposizione, con le problematiche più frequenti già segnalate sul materiale promozionale.
Alcuni dei nove moduli dello strumento individuano problemi comuni a partire da standard normativi o di settore, come errori ortografici e grammaticali di base o problemi di formattazione delle note a piè di pagina. Per altri moduli, i team di EY lavorano a stretto contatto con la clientela per definire insieme una serie di regole su misura, come ad esempio linee guida linguistiche del brand e dell’azienda o un confronto delle indicazioni contenute nei nuovi materiali promozionali con quelle pre-approvate già presenti in una apposita libreria. EY Smart Reviewer assegna tag a tutti i suggerimenti di correzione, funzione che aiuta chi revisiona a focalizzarsi su errori specifici, aumentando così drasticamente la velocità di revisione.
Hartley spiega: “Segnalando i contenuti errati e suggerendo correzioni, EY Smart Reviewer consente a chi revisiona di dedicare meno tempo ad attività ripetitive come la correzione grammaticale e di concentrarsi di più sulle indicazioni sui prodotti e sui nuovi contenuti”.
I documenti da revisionare sono file PDF, ma il tipo di contenuto e il formato esatto possono variare molto. Hartley doveva trovare un modo per far sì che EY Smart Reviewer assimilasse contenuti provenienti da qualsiasi tipo di PDF e li trasmettesse al motore di elaborazione del linguaggio naturale (NLP) in modo intelligente. Per risolvere il problema, il team di EY Smart Reviewer si è rivolto ad Adobe, che di PDF se ne intende.
L’API Adobe PDF Extract, inclusa nei servizi Adobe Acrobat, estrae i contenuti dei PDF in un file JSON strutturato, senza alterare il contesto strutturale, ovvero paragrafi, sezioni e ordine di lettura. È quindi in grado di distinguere con esattezza il contenuto principale da una nota legale a piè di pagina, aspetto fondamentale per EY Smart Reviewer. Inoltre, mantiene la formattazione di tabelle ed elenchi, consentendo così a EY Smart Reviewer di stabilire le relazioni tra le varie indicazioni sui prodotti.
“L’API Adobe PDF Extract ci ha permesso di risolvere una delle nostre difficoltà iniziali, grazie alla possibilità di scomporre i PDF in più parti da far revisionare allo strumento EY Smart Reviewer”, spiega Hartley. “Abbiamo valutato diverse alternative e Adobe, in combinazione con qualche altro strumento, ci ha offerto il livello di qualità che ci serviva per creare EY Smart Reviewer”.
“Con il supporto di Adobe, usiamo l’automazione per accelerare le revisioni del materiale promozionale, in modo che la nostra clientela possa distribuire i contenuti al pubblico in meno tempo e ridurre i costi eliminando la necessità di aggiungere risorse man mano che i contenuti aumentano.”
Shannon Hartley
Direttrice generale responsabile per la trasformazione aziendale, Scienze della salute e benessere, Ernst & Young LLP
Il futuro dei processi MLR
La società EY US ha grandi progetti per EY Smart Reviewer. EY Smart Reviewer sfrutta principalmente l’NLP per elaborare i documenti. I team di EY, però, hanno aggiunto funzioni avanzate di IA e IA generativa per espandere lo strumento e creare nuove funzionalità e nuovi moduli. EY Smart Reviewer si integra già con Veeva, ma EY US prevede di aggiungere integrazioni più avanzate, ad esempio per soluzioni di gestione dei flussi di lavoro di uso comune come Adobe Workfront.
“Con EY Smart Reviewer puntiamo a supportare, e non a sostituire, i team di revisione promozionale in ambito medico, legale e normativo”, afferma Hartley. “È importante che le persone abbiano sempre l’ultima parola, mettendo a frutto la propria esperienza nelle revisioni di contenuti promozionali per valutarne i rischi. Con il supporto di Adobe usiamo l’automazione per accelerare le revisioni del materiale promozionale, in modo che la nostra clientela possa distribuire i contenuti al pubblico in meno tempo e ridurre i costi eliminando la necessità di aggiungere risorse man mano che i contenuti aumentano”.
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