プロジェクトスコープ記述書の作成方法

プロジェクトを始めるとき、大半のチームメンバーは、期待することや責任について大まかな考えを持っているものです。プロジェクト管理に正式なアプローチを取り入れることで、より効率的で成功しやすい環境を整えられると考える企業が増えています

失敗に終わるプロジェクトの多くは、目的とマイルストーンが明確に定義されていません。プロジェクトを進行するために何をすべきかをプロジェクトメンバーが理解していると仮定することは、収益性と積極性を維持したい企業にとって、受け入れられるアプローチではありません。

しかし、プロジェクト管理戦略をシームレスに導入することで、非効率的な作業を減らすことができます。まず、プロジェクトのスコープを明確化することから始めましょう。スコープや作業指示書（SOW）で範囲や期待値を定めておかないと、大半のプロジェクトは当初の目標を超えて膨らんだり、コースから外れてしまいがちです。

プロジェクトスコープ記述書によって、企業やプロジェクトメンバーは、プロジェクトの目的と成果物を明確に定義することができます。最も重要なことは、何が計画に含まれ、何が含まれていないのか定義することです。これにより、全員が透明性を保ちながらタイムリーに責任を果たすことができます。

プロジェクトスコープ記述書の作成方法を学ぶことで、より効果的にプロジェクトを管理し、要件変更を軽減することができます。この記事では、プロジェクトスコープの作成方法と活用方法について解説します。主な内容：

• プロジェクトスコープ記述書とは？
• プロジェクトスコープ記述書の重要性
• プロジェクトスコープ記述書の作成
• プロジェクトスコープ記述書の作成方法のベストプラクティス
• プロジェクトスコープ記述書とほかの文書の比較

プロジェクトスコープ記述書とは？

プロジェクトスコープ記述書は、プロジェクトの「範囲」を明確に定義したものです。プロジェクトを成功させるために必要な前提条件、責任、要件、制約、マイルストーン、成果物などをすべて含んでいます。プロジェクトスコープ記述書は、作業指示書（SOW）とも呼ばれ、プロジェクトマネージャーや上層部が、プロジェクト全体の進捗計画を立て、実施するために使用します。

この文書は、チーム全体が望ましい成果に向かって進むための地図となるものです。この文書では、プロジェクトのステージを設定し、必要な成果物をすべて定義し、各コンポーネントをいつまでに完了させるかを定めます。それをもとに、関係者はプロジェクトスコープ管理計画を作成し、スケジュールどおり、予算どおりに作業を遂行するために、適切なリソースに責任を割り当てます。

プロジェクトスコープ記述書は、綿密なプロジェクト管理の構成要素のひとつに過ぎません。プロジェクトスコープ記述書には、コミュニケーション計画、タスクスケジュール、予算詳細、リスク評価などを含めることが一般的です。包括的なプロジェクト計画は、プロジェクトの目標と構成要素を定義すし、残りの取り組みをコントロールする作業記述書の作成からはじまります。

プロジェクトスコープ記述書の重要性

プロジェクトスコープ記述書は、プロジェクト管理にありがちな推測を排除し、プロジェクトマネージャーや関係者に明確な情報を速やかに提供します。これにより、プロジェクトに関わるあらゆる人が、タスクに疑問を感じることなく、明確に定義された要件と期限をもとに、タスクを直接的な成果に結びつけて実行することができます。

プロジェクトスコープを記述する利点は、明確化にとどまりません。練り上げられたSOWには、プロジェクトマネージャー、関係者、クライアント、プロジェクトメンバーにとってさまざまな利点があります。

• 期待値の管理： 関係者には、社内のスタッフや社外のクライアントが含まれます。プロジェクトスコープ記述書は、何がプロジェクトに含まれ、何が含まれないかを明確にすることで、最終成果物の納品時に、関係者の失望や予想外の反応を防ぐことができます。
• リスクの軽減： プロジェクトスコープ記述書では、成果物を細分化するため、プロジェクトマネージャーは障害を容易に特定でき、期限や予算からはずれることなく、プロジェクトを期待通りに進めるために何をすべきかを決定することができます。
• 負荷の軽減： タスクを明確に定義することで、適切な割り当てが可能になり、適切なリソースを活用し、責任を適切に分担することで、目標を適切かつ効率的に達成することができます。
• 合意事項の明確化： プロジェクトスコープ記述書は、作業内容や報酬、範囲、成果物などの定義に使用することもでき、関係者やクライアントは、何がどの程度のコストで完成するのかを確認することができます。

プロジェクトスコープ記述書の作成

プロジェクトスコープ記述書が潜在的なリスクや誤解を避けるのに役立つことがお分かりいただけたと思います。プロジェクトスコープ記述書を作成したことがなくても、負担に感じて気後れすることはありません。プロジェクトスコープ記述書は、記述すべき主要な要素が明確になれば、容易にまとめることができます。

もちろん、ふたつとして同じプロジェクトはないので、作成開始時の適用内容に多少の差異があることを想定しておく必要があります。また、成果物と期待値を実行可能かつ達成可能な方法で明確に定義するように構成されていることにも留意してください。プロジェクトスコープ記述書を作成する際には、以下の点を考慮してください。

1.概要：要約の記載

プロジェクト概要から始めることで、何が必要で、最終的に何が期待されているのかを全員が理解することができます。また、明確かつ実行可能な方法で、より大きな目標につながるマイルストーンの目標をリストアップする場所にもなります。

プロジェクトのニーズを列挙し、何を含み、何を省くかを概説することもあります。このセクションで目的と目標を定義し、どのような取り組みであるかを明確に一文で表現します。

たとえば、ある企業が、webサイトのリニューアルに取り組むものとします。プロジェクトスコープ記述書の例としては、「リニューアルされたwebサイトでは、顧客に商品への迅速かつ容易なアクセスを提供するとともに、付加価値の高いコンテンツを提供し、セッション時間の増加と直帰率の低減を実現する」といったものが考えられます。

プロジェクトの詳細目標には、次のようなものが考えられます。

• 既存ブランド向けに、新鮮で魅力的なwebデザインを制作する
• 既存のブランドアイデンティティと要件を維持する
• webサイトのパフォーマンスを最適化し、より優れたユーザー体験を提供する
• 詳細かつアクセスしやすいコンテンツで、訪問者を引き付ける
• セッション時間や直帰率を測定するために、主要なパフォーマンス指標を監視する

2.ガバナンス：責任の所在の明確化

大まかなコンセプトが固まったところで、関係者や個々のコントリビューターに特定の役割を割り当てることができます。このステップでは、誰がプロジェクトに携わり、誰が各成果物のレビューと承認を担当するのかを詳細に記載します。

概要に記載した各目的について検討します。それぞれの目的に対して誰が関与し、誰に説明責任があるかを示す必要があります。ここでは、前出のwebサイトのリニューアルの例で示します。

3.アプローチ：ステップの概説

全員が計画に効果的に貢献するためには、全員が自身の責任やタスクを正確に把握し、それが全体の中でどのような位置付けにあるのかを確認する必要があります。スコープに含まれるものと含まれないものについて繰り返し記述します。ここで成功指標を再確認し、スコープ内のタスクとスコープ外のタスクの調整をおこなうことも有益です。

webサイトのリニューアルプロジェクトの場合、クリエイティブチームに対して、このプロジェクトは既存のブランドガイドラインを適用し、その範囲内で作業するよう注意を喚起するなどのアプローチが考えられます。新しいwebサイトはスコープ内ですが、リブランドはスコープ外です。

もうひとつ明確にしておきたいことは成功指標についてです。たとえば、プロジェクトマネージャーは、アクセス数の向上は重要だが、総売上高の増加はこのプロジェクトの要件には含まれないと定義することができます。

4.前提条件：リスクとリターンの想定

優秀なプロジェクトマネージャーは、プロジェクトには必ず障害があることを知っています。そして、障害を軽減するために、プロジェクトの進行に支障をきたす可能性のあるものを予測し、それを回避するために何ができるかを提案します。

プロジェクトに適切なリソースを割り当てることで人員不足を解消したり、有給休暇申請を確認して不足するリソースをカバーできるようにするなど、さまざまな配慮をすることができます。リスク要因としては、人材の確保からクライアントが設定した予算まで、あらゆるものが考えられます。対立を未然に防ぐために、プロジェクトチームと外部のクライアントに対して、リスクを必ず示すようにします。

5.成果物：成功の定義

成果物を明確に定義することで、プロジェクトの成功の定義を改めて確認することができます。プロジェクトスコープ記述書に戻り、客観的かつ測定可能な方法で、成功したことを証明するために使用できるものを厳密に評価します。

この問題には、いくつかの角度から取り組むことができますたとえば、重要業績評価指標（KPI）に関しては、クライアントと協力して、セッションの継続時間や直帰率の基準値を測定し、新しいwebサイトを立ち上げた後の一定期間でどのような改善が見られれば、成功したと判断できるかを決めることができます。また、社内チームと協力して、ブランドイメージに沿った綿密な再構築に関するパラメーターを定義したり、最終的にwebサイトの見た目がどのように変化すべきかを定義することもできます

プロジェクトスコープ記述書の例

次のフォーマットをwebサイトのリニューアルの例に当てはめて、自社に適したプロジェクトスコープ記述書を作成してみてください。

プロジェクトスコープ記述書の作成方法のベストプラクティス

プロジェクトスコープ記述書の書き方は人それぞれですが、プロジェクトマネジャーが実践できるベストプラクティスがあります。

• 承認について明確化する： 承認プロセスの提出とレビューの責任を誰が負うかを必ず示してください。また、承認をいつ、どのように伝えるかについて制限を設けることで、あらゆることを軌道に乗せることができます
• あいまいな表現を避ける： 期限、マイルストーン、成果物についてまとめるときは、できるだけ具体的に説明します
• 除外事項について詳細に記述する： プロジェクトではおこなわないこと明確にすることで、要件変更を防止します。そうすることで、全員が作業を順調に進め、リソースの問題を回避することができます
• 専門用語を避ける： プロジェクトに何が含まれ、何が含まれないかを関係者全員が明確に理解できるように、できるだけ平易な言葉を使います。そうすることで、業界用語に精通している人にもそうでない人も、広く成功を伝えることができます

プロジェクトスコープ記述書とほかの文書の比較

プロジェクト管理プロセスにおいて、プロジェクトスコープ記述書は非常に重要ですが、プロジェクトマネージャーや関係者が依拠する多くの文書のひとつにすぎません。ここでは、プロジェクト管理プロセスに役立つほかの文書をいくつか紹介します。

• 秘密保持契約書（NDA）： NDAは、機密情報や個人情報が外部と共有されるのを防ぐものです
• 基本契約書（MSA）： MSAは、一定期間にわたる一連の契約について、二者以上の当事者間の条件を規定するものです
• 請負契約書： プロジェクトに参加する外部リソースまたは第三者リソースに要求されるスコープと期限を定めた文書です
• サービスレベル合意書（SLA）： SLAは、クライアントとベンダー間のカスタマーサービスの責任と対応期限に関する条件をまとめたものです
• プロジェクトマスタープラン： 顧客に関わる長期的な計画であり、さまざまなプロジェクトのスコープや成果物を含みます

プロジェクトスコープ記述書の作成

プロジェクトスコープ記述書は、プロジェクト管理の重要な要素であり、プロジェクトを軌道に乗せ、予算内に収めるために役立つものです。プロジェクトスコープ記述書は、クライアントや社内の関係者の合意のもとに範囲について定め、要件と除外事項を明確化するためのものです。作成には少し時間がかかりますが、その価値は十分にあります。

プロジェクトスコープ記述書を作成する準備が整ったら、プロジェクト管理の「何が」と「なぜ」、つまり、何のプロジェクトか、なぜそうなるのか、なぜそれが重要なのか、何を達成するのかなどについて考えてみるとよいでしょう。これは、プロジェクトスコープ記述書を作成するための良い出発点となります。プロジェクト管理の準備が整ったら、アドビがお手伝いします。

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