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Briggs & Stratton社は、Adobe Experience Manager Guidesを使用し、柔軟性と効率性に優れたDITAワークフローでレスポンシブなPDFマニュアルとWebマニュアルを作成しています。
25％
コンテンツの再利用と管理の合理化によって
翻訳コストを25％削減
目的
マニュアルをレスポンシブWeb形式で出力する
翻訳を28言語に合理化する
コンテンツを効率的に再利用できるようにする
DITAコンテンツの柔軟性を回復する
成果
PDF文書や レスポンシブなWebマニュアル など、各種のDITAコンテンツを様々なプラットフォームにパブリッシュ
管理方法と冗長な翻訳処理を合理化し、翻訳コストを25％削減
6カ月間でコンテンツの再利用率が 15％増加
コンテンツ用の単一ソース を作成し、構造化されていないコンテンツの使用を廃止
既存のCCMSから 90Kのコンテンツ を移行
モバイルフレンドリーなデジタルマニュアルの作成
1908年、Stephen F. Briggsという若い発明家が、投資家のHarold M. Strattonとチームを組みました。それから110年、Briggs & Stratton社は今もその革新性で広く知られている企業です。同社は、発電機に除雪機、そして世界的に有名な芝刈り機メーカー数社に供給している小型エンジンなど、様々な屋外用機器および電力設備を専門に扱っています。
長年にわたり、Briggs & Strattonのライターチームは、DITA Open Toolkit（DITA-OT）を使用して、製品マニュアルと、それを印刷およびデジタル表示用のPDFに変換するためのXMLデータを作成しました。同社は多くの屋外用製品を専門としているため、スマートフォンでも簡単にマニュアルを閲覧できるように、レスポンシブWeb形式のマニュアルもリリースすることを決定しました。
Briggs & Stratton社は、既存のDITAコンテンツをWebに配信するのは容易ではないことに気づきました。同社は、以前のコンポーネントコンテンツ管理システム（CCMS）の制限をなくすために、DITA-OTパッケージに対して長年にわたり多くの複雑なカスタマイズを施してきました。こうしたカスタマイズの影響で、DITAコンテンツの柔軟性が制限されました。同社では、コンテンツを首尾よくWebにエクスポートするための複雑なワークフローを開発する必要性が見込まれました。
「Adobe Experience Manager Guidesを使用すると、複数の技術出版物のすべてのDITAコンテンツについて、1つのソリューションで作成、管理、パブリッシングを行うことができます」
John Piechowski Briggs & Stratton社、ディーラーサポート部門ディレクター
「既存のDITAコンテンツのWebへのパブリッシングに要する労力を調べた結果、一歩引いて目標を再考することにしました」と、Briggs & Strattonのディーラーサポート部門のディレクター、JohnPiechowskiは言います。「将来の自分たちを位置付けてくれる新たなCCMSへと移行する必要があることに、私たちは気づきました」
さらにBriggs & Strattonは、コンテンツのWebパブリッシングに加えて、翻訳の合理化、コンテンツ再利用の増加など、手動作成プロセスの効率改善のための他の方法を見出しました。次いで、ライターがコンテンツを操作する仕方を変えることができるCCMSを探し始めました。そこで同社が注目したのが、アドビのDITAベースのCCMSであるAdobe Experience Manager Guidesでした。
「Adobe Experience Manager Guidesを使用すると、複数の技術出版物のすべてのDITAコンテンツについて、1つのソリューションで作成、管理、パブリッシングを行うことができます」と、Piechowskiは言います。
数分でWebにパブリッシュ
Briggs & Strattonは、9万件のコンテンツすべてを、既存のCCMSからAdobe Experience Manager Guidesに移行させました。この移行により、高度にカスタマイズされたDITA-OTプラットフォームを通じて失われてしまったコンテンツの柔軟性を、部分的に取り戻すことができました。例えば、古いシステムでは、すべてのコンテンツに表紙が必要でした。ライターが表紙なしでコンテンツを作成したい場合は、CCMSの外部に非構造化コンテンツを作成する必要がありました。新しいDITA構造は、Briggs & Strattonで作成したあらゆるタイプのコンテンツのニーズに対応できるだけの柔軟性を十分に備えています。
ライターは、複雑な回避策も、複数のソリューションを使用したワークフローも必要とせずに、この柔軟なDITAコンテンツを任意の形式でパブリッシュすることができます。わずか数回のクリックで、コンテンツをPDFに出力したり、Webにパブリッシュしたりできます。Webコンテンツは検索可能であるため、顧客は自分が探しているコンテンツを簡単に見つけることができます。また、応答性が高いため、デスクトップ、タブレット、スマートフォンなど顧客がWebコンテンツを表示する方法に関係なく、どのような画面サイズでもマニュアルが明確で読みやすくなります。
「Adobe Experience Manager GuidesでDITAコンテンツをWebコンテンツに変換するのは、とても簡単でした」とPiechowskiは言います。「私たちは、ブランディングおよびコンプライアンスに関する声明を追加するために、組み込みのテンプレートをわずかに変更して使用しました。以前のシステムと比べると、セットアップにかかる時間と労力ははるかに少なくて済みました」\
「ライターの作業時間を短縮するか、翻訳の必要性を減らすかの選択の狭間で、Adobe Experience Manager Guidesによって最大25％の翻訳コスト削減が実現しています」
John Piechowski氏 Briggs & Stratton社、ディーラーサポート部門ディレクター
再利用可能なコンテンツで時間と経費を節約
以前のCCMSの最大の課題として、コンテンツのタグ付け、フィルタリングおよび再利用が簡単にはできない、ということがありました。各々のライターが以前に作成したDITAコンテンツからセクションをコピーして自分のコンテンツを再利用するケースはありましたが、再利用可能なDITAコンテンツをライター間で共有するための主だった方法はありませんでした。再利用性の欠如により、ライターがコンテンツの書き換えに費やす時間が増大しただけでなく、類似のフレーズを何度も翻訳せざるをえないことから翻訳コストも増加しました。
Briggs & Strattonでは、コンテンツをAdobe Experience Manager Guidesにマージした後、再利用のための新しいポリシーを実施しました。同社は、管理された警告、会社のロゴやカスタマーサポート番号などのグローバルコンテンツ、複数の製品またはモデル間で共通のコンテンツなど、再利用の可能性が高いコンテンツについて、いくつかのカテゴリを特定しました。ライターは、DITAVALと条件のプリセットを使用してコンテンツの各部分でフィルタリングを可能にすることで、ライター全員が簡単にそれを見つけられるようにします。
「ライターの作業時間を短縮するか、翻訳の必要性を減らすかの選択の狭間で、Adobe Experience Manager Guidesによって最大25％の翻訳コスト削減が実現しています」と、Piechowskiは述べています。
コンテンツを再利用することで、更新がより速く簡単になります。例えば、会社が連絡先の電話番号を変更した場合、1つの場所で電話番号を変更するだけで、すべてのマニュアルにその変更が反映されます。
「Adobe Experience Manager Guidesの再利用レポートによって、再利用状況の測定、把握、奨励をこれまでよりはるかに効果的に行うことができます」と言うPiechowski氏。「アドビソリューションに移行してから最初の6カ月で、コンテンツの再利用が15％増加しました」
スムーズなコンテンツ作成
Briggs & Strattonは、組み込みのレビューシステムを活用して、手動作成プロセスをさらに合理化することを目指しています。
「Adobe Experience Manager Guidesを利用することで、マニュアルの開発、レビュー、翻訳およびパブリッシングのあらゆる側面をお客様のプラットフォーム全体で処理できる、単一のソリューションが得られます」と、Piechowski氏は言います。「将来直面するかもしれないコンテンツ関連の新たな課題に対処するのに必要なパワーと柔軟性を取り戻しました」
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