高品質なモジュール化ドキュメント

Empowered社では、Adobe FrameMakerの採用により、冗長なコンテンツ作業を排除するとともに、高品質な技術文書の作成を迅速化しています。

会社ロゴ

創業

2000年

従業員:71名
ノースカロライナ州シャーロット
https://empowered.net

パートナー
Publishing Smarter社
オンタリオ州バリー(カナダ)
www.publishingsmarter.com

2倍

コンテンツを2倍の速さで作成できるため、作成者は品質保証により多くの時間をかけることができる

目的

コンテンツ作成を加速させてコンテンツの品質を高める

時間がかかり、冗長でエラーが発生しやすい手動ワークフローを排除する

コンテンツのオーサリングとパブリッシングに用いるための、標準化された、スケーラブルかつ持続可能なプロセスを確立する

テクニカルコミュニケーションのビジネス価値を拡大する

成果

コンテンツを2倍の速さで作成できるため、作成者は品質保証により多くの時間をかけることができる

再利用可能なモジュール化コンテンツにより、多様なオーディエンスのために異なる複数のドキュメントを維持する必要がなくなる

再利用と再配置が容易なコンポーネントとマップを使用し、技術的なパブリッシングのためのコンテンツをDITA XMLにより最適化

テクニカルコミュニケーションチームは、より多くのソースを利用し、より幅広い企業での使用に合わせてコンテンツを調整することが可能

従業員の福利厚生管理の進化

Empowered社に伝わる話によると、BeneFit Marketplaceという自社ソフトウェアの最初の技術文書は、ナプキンの裏に書かれていました。

「Empoweredは、中小企業での福利厚生の管理と登録に用いる、便利なオンラインプラットフォームを開発したいと考えていました」と、Empowered社のテクニカルトレーニングリード、Kelly McLean氏は語ります。「ある日の、当社のシニアアーキテクトと元チーフクリエイティブオフィサーがレストランに入り、そこでコンセプトをスケッチして、翌日にはそれを構築し始めたのです」

代理店や保険会社、福利厚生コンサルタントは、BeneFit Marketplaceを利用することで、個人も雇用主も福利厚生を購入できるオンラインリソースを構築することが可能です。募集人は、保険料率、加入資格、特約などの情報をプラットフォームにアップロードします。次いで人事マネージャーは、雇用主が提供する医療保険や任意給付のためのオプションを構築できるようになります。従業員は複数のプランを並べて比較し、ニーズに最も合ったプランを選択することができます。

このBeneFit Marketplaceを実際に使用したAflac社は、ワンストップオンラインツールが非常に効果的で便利であることに気づき、2015年にEmpoweredを購入しました。Aflac社は、BeneFit Marketplaceを社内で使用するためにその名称をEverwellに変更し、2017年にはEmpowered社を自社の公式デジタルイノベーションセンターに指定しました。翌年Empowered社は、絶えず変化するテクノロジー業界に対応し、提供する給付登録プロセスのいっそうの合理化を目指して、Aflac社にプラットフォームの再設計を提案しました。

「製品開発が始まるとすぐに、技術コンテンツを作成しパブリッシュするためのより優れた方法が必要であることが分かりました」とMcLean氏は言います。「私たちはすぐに、Adobe FrameMakerに注目しました」


「Adobe FrameMakerを使い始めて2週間足らずで、2カ月分のコンテンツを構築しました」

 

Marie Bodek氏
Empowered社、シニアコンテンツライター


再利用可能で持続可能なドキュメント

内部的にはEverwell 2.0として知られるEmpoweredの次世代ソフトウェアは、BeneFit Marketplaceの機能とBenAdminを組み合わせたものです。2000年に発売されたBenAdminは、大規模な組織で従業員の福利厚生の登録を管理するために使用する製品です。新しいプラットフォームは、業界や通信事業者の違いにとらわれないものになり、Empowered社はあらゆる規模の組織にこれを提供できるようになります(Aflac社と直接競合する他社を除く)。

新旧のプラットフォームの主な違いとして、Everwellと連携しながら、Empowered社が構造化製品ドキュメントを開発するということがあります。以前は、Empowered社ではMicrosoft Wordを使用して、機能プロセスドキュメントなどのコンテンツを作成していました。共同作業者は開発中のドキュメントを電子メール経由で扱うことが普通でした。内外の利害関係者に最終的なドキュメントを配布する場合も同様に、電子メールを利用していました。

また、Empowered社は、ユーザーグループごとにドキュメントを別個に管理していました。運送業者のドキュメントに変更があった場合、3名から成るテクニカルコミュニケーションチームが、人事マネージャーと従業員のドキュメントにそれぞれ同じ変更を加える必要がありました。

「一見単純な変更でも、実際はかなりの時間がかかる場合がありました」と、Empowered社のシニアコンテンツライター、Marie Bodek氏は言います。「私たちのチームは、冗長な作業にかかる手間と時間を減らす必要がありました」

技術文書ソリューションについて調べていたBodek氏は、Adobe FrameMakerのことを知りました。FrameMakerなら、コンテンツの再利用を効率化することで、冗長なオーサリングタスクを排除できます。また、DITA XMLデータモデルを使用してソースコンテンツ(複製ではなく)の参照が可能です。Bodek氏は、当初は会社の経営陣にFrameMakerをアピールすることを躊躇していました。というのも、FrameMakerは大規模な技術文書チームを持つ大企業でのDITAソリューションとして好評を博していたからです。それでも、Empowered社の新製品を適切にサポートするには、より優れたツールが必要でした。

「Adobe FrameMakerは小規模なチームにも最適です」と、Bodek氏は言います。「私たちは、DITAの利用を通じて、パブリッシングプロセスをより持続可能なものにしたいと考えていました。購入の裏付けとなるのは、チームの規模ではなく仕事の性質です。FrameMakerがあらゆる規模の企業に適しているということは、もっと広く知られるべきだと思います」

FrameMakerでDITAをマスターする

Adobe FrameMakerの導入前は、Empowered社のテクニカルコミュニケーションチームはDITAを使用していませんでした。チームの迅速な教育を支援するために、Empowered社はPublishing Smarter社からFrameMakerのトレーニングの専門家を採用しました。

「Adobe FrameMakerは、再利用可能なモジュール化コンテンツの基盤をEmpowered社にもたらしてくれます」と、Publishing Smarter社の社長兼創設者であるBernard Aschhwanden氏は言います。「Microsoft Wordは、チームでの作業を想定して構築されてはいません。Adobe FrameMakerは、素早く簡単に再利用できる構造化DITAコンテンツを、複数のオーディエンスと出力のために作成できるツールを、Empowered社にもたらします」

Publishing Smarter社は、Empowered社のスケジュールに合わせて3日間のトレーニングコースを2日間に圧縮しました。このコースを通じ、テクニカルコミュニケーションチームに十分な知識を得て、すぐにワークフローの加速化を始めました。

2倍以上の速さ

Adobe FrameMakerの導入とトレーニングに向けて、Empowered社のチームでは非構造化コンテンツの蓄積が始まりました。トレーニングにおいて、チームはそのコンテンツをDITA XMLに変換するのに約1カ月かかると見積もりました。

「Adobe FrameMakerを使い始めて2週間足らずで、2カ月分のコンテンツを構築しました」と、Bodek氏は言います。「しかも、他のライターからの新しい資料の編集とレビューを行ったうえでの話です。彼らはたった1週間でFrame Makerに慣れました」

Empowered社のチームがFrameMakerについての知識と経験を積んでいくにつれて、チームのメンバーは、キーボードショートカット、構造ビューウィンドウ、コンテンツ参照(conrefs)など、お気に入りの時間節約機能を発見し始めました。Empowered社の技術文書チームは、conrefsを使用して、あるDITAトピックのコンテンツを簡単に参照したり別のDITAトピックにマッピングしたりできます。かつて完了までに2週間を要した課題は、今では半分の時間で完了できます。

 



「Adobe FrameMakerは、素早く簡単に再利用できる構造化DITAコンテンツを、複数のオーディエンスと出力のために作成できるツールを、Empowered社にもたらします」

 

Bernard Aschhwanden氏
社長兼創設者、Publishing Smarter社


 


水準を引き上げ、知識を広める

新しいコンテンツを2倍の速さで展開できるようになったため、Empowered社のテクニカルコミュニケーションチームは節約できた時間を利用して、プロセスを再考するとともに、コンテンツの品質と一貫性を強化するための基準を策定します。

例えばEmpowered社のチームは、ドキュメント全体をAflac社の法務チームや技術分野の専門家などの様々なレビュー担当者に送信する代わりに、関連するDITAトピックを共有するだけで済みます。これにより、レビューのターンアラウンドタイムが数週間から数日に短縮されました。

テクニカルコミュニケーションチームは、会社の組織に関する知識をさらに収集し、それを新しい対象者と共有することにも取り組んでいます。その知識の大部分は、まだ古参従業員の頭の中かハードドライブ上にあるため、チームはAdobe FrameMakerを利用して情報収集とナレッジベースの構築に取り組んでいます。

「多くの人から何かを行う方法や検索する場所を尋ねられるので、最近は、Adobe FrameMakerを使って内部ドキュメントを作成し始めました」とMcLean氏は言います。「今では、誰かがチームを離れたり会社を辞めたりしても、彼らと一緒に情報まで消えてしまうことはあり得ません。トレーニングの観点から、プログラマーやビジネスアナリストなどがプロセスの状況をより素早く把握できるようにもしています」

出版物の準備

Empowered社のテクニカルコミュニケーションチームがAdobe FrameMakerでDITAコンテンツを作成しフォーマットするようになったため、現在同社は出版物の最適化に注力しています。  SharepointとConfluenceを介して情報にアクセスできるのは、Empowered社とAflac社のオーディエンスだけです。次のステップは、コンポーネントコンテンツ管理システム(CCMS)の獲得です。これにより、テクニカルコミュニケーションチームは、新しいDITAコンテンツをコンポーネントレベルで管理、整理およびパブリッシュできるようになります。

「Adobe FrameMakerのおかげで、当社はマルチチャネルパブリッシングの実施が可能になります」とBodek氏は言います。「デバイスや画面サイズの違いを問わずにいつでもPDFまたはHTML5でコンテンツを配信できることをAflac社に伝えると、それはすぐにブランド化できるのかと尋ねてきました。私はプログラマーではないため、FrameMakerテンプレートにアクセスして、いくつかのカラーコードを追加すればそれで終わりでしたからよかったです」

アドビがお客様のビジネスにどのように役立つのかをご案内します。

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