年間2万件にも及ぶ企画参加申込書の迅速なやりとりとペーパーレス化を実現

株式会社学情

学情

創業

1976

所在地:東京
従業員数:300名
https://company.gakujo.ne.jp/

6〜7割

事務作業時間が削減

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課題

コロナ禍でテレワークの企業が増える中、合同企業セミナー・採用サイトへの参加申込書に社印や担当者印をもらうことが難しくなっていた。

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成果

企業参加申込書のやりとりが迅速化

ペーパーレス化の実現

本来業務に集中できる職場環境へ

イベントの枠管理の円滑化


「Adobe Sign導入ことで、書類やりとり管理保管効率事務業務経理業務トータル67削減ます」

 

管理部 経理課 主任 Y氏


株式会社東証一部上場就職情報企業として、新卒採用事業新卒中途採用事業、人材紹介派遣事業など幅広く展開いる。コロナテレワーク実施する企業急増するで、ベース行っ取引企業(以下お客様)企画参加申込やりとり課題感じ同社Adobe Sign導入。作業効率格段向上し、事務作業時間67削減ほか、大幅ペーパーレス貢献いる。

 テレワークを実施するお客様との紙ベースのやりとりに課題

株式会社は、合同企業説明就職はじめ、新卒採用サイトがくナビ20専門転職サイト「Re活」など運営する就職情報企業だ。学生企業ミスマッチ早期離職多発など企業発展根幹ある人材に関する課題解決積極取り組んおり、新卒20ヤングキャリア就職情報サービス提供いること大きな特長。リアルWeb両面から就職希望きめ細かくサポートいる。

 

同社運営する合同企業説明は、多く企業から参加申し込み受け付けいるが、昨今コロナテレワーク実施するお客様急増。申込書類やりとり運用大きな課題表面執行役員(企画Web事業推進担当)Iは、以前は、年間2上る合同企業説明企画参加申込採用決定通知やりとりを、すべてベース行っました。ところが、コロナテレワーク実施するお客様増えため、先方担当出社するタイミングしか書類担当捺印もらえません。そのため申し込み完了までリードタイム増長し、またお客様負担なっました」語る。

 

こうした課題直面同社は、電子サインシステム導入検討。担当デジタルすることお客様利便高めること加え、ベース行っ従来社内業務フロー効率目指した。

利便性の高さに加え、ログ追跡や監査レポートが充実している点を評価

電子サイン導入にあたり複数製品比較検討同社最終選定Adobe Sign エンタープライズだっAdobe Sign導入実務対応行っ管理 経理 主任YAdobe Sign書類リンク発行ブラウザ捺印できます多数お客様やりとりする当社にとって先方事前登録不要大きな利点でしまた電子サイン導入にあたり管理会計業務デジタル目的一つあっため監査レポート内容充実いること管理ログ不正送信ないチェックできること選定ポイントでし

 

また社内システム運用管理担当いる企画企画業務課長代理Kは、「お客様記入する企画参加申込明細部分イベント異なります。Adobe SignPDFテキストタグ呼ばれる文字入れおくこと文書開いそこ入力フォームとして自動的変換れる機能あります。これ他社製品ない非常便利機能です」高く評価いる。

 

同社は、初めAdobe Sign無料デベロッパー試験導入。使用確かめうえエンタープライズ本格導入踏み切っその設定漏れなど生じないようベンダーある株式会社大塚商会提供いるAdobe Sign導入支援サービス活用た。「主初期設定部分大塚商会さんサポートいただきました。わからないことあるその聞きながら作業進めることできスムーズ運用スタートでき感じます」K

 

エンタープライズ導入は、企画営業1カ月テスト運用実施独自マニュアル作成ほかビデオ会議ツール実際操作画面共有ながらレクチャー行っ現在企画営業人材紹介事業活用おり毎月1,000トランザクションあるいう東京企画営業本部新卒採用ディビジョン 企画営業2 マネージャーMは、Adobe Sign使い方簡単です。実際利用いただいいるお客様から好評トラブル起きませ語る。


学情

執行役員(企画部・Web事業推進部担当) I氏(左)

企画部 企画業務課 課長代理 K氏(右)

学情

管理部 経理課 主任Y氏

学情

東京企画営業本部 新卒採用ディビジョン 企画営業第2部 マネージャー M氏(右)

東京企画営業本部 サポートチーム アウトソーシング業務担当 K氏(左)


申込書のやりとりがデジタル上で完結し、契約完了までのリードタイムが短縮

実際Adobe Sign導入効果顕著表れいる。まで企画参加申込営業担当手書き作成スキャンPDFものお客様メール送信ましお客様PDF印刷し、そこ担当捺印うえ送り返しもらっので、申込やりとりだけ2〜3かかることありました。Adobe Sign導入は、発行リンクメール送り、電子サインもらえれ自動通知届くので、大幅リードタイム短縮実現ます。お客様は、わずか5対応くれる企業あっほどです」(M氏)

 

また、同社主催するイベント運営においてAdobeSign効果大きい。「イベント参加販売管理システム管理ますが、以前は、参加申込やりとり日間要しため、お客様から先行参加希望連絡いただい際、あとどのくらい残っいる正確把握困難でした。しかし、Adobe Signにより契約完了までリードタイム短縮ことで、販売管理システム反映スピードアップ。管理リアルタイム行えるようなりました」(I氏)

 

Adobe Sign社内ペーパーレス大きく貢献いる東京企画営業本部 サポートチーム アウトソーシング業務担当K「以前お客様から企画参加申込メール送らくると、その控えメール文書両方印刷管理ました。しかしPCすべて処理完結するので印刷コストなくなっます」語るさらにYは、「紙保管企画参加申込控え膨大枚数なり、以前書庫2メートルくらい積み上げられいる状態でした。そのため、1行う監査は、申込ファイリング作業アルバイト3日間雇っ対応ほどです。Adobe Sign導入ことで、担当作業負担経理業務トータル6〜7削減いる実感ます」(Y氏)

個別契約書や覚書などの単体の文書にも活用を広げる

株式会社AdobeSign システム連携さらなる業務改善役立ている。当社Adobe SignMicrosoft 365連携ます電子サイン付随PDFSharePoint直接アップ保管。シームレスドキュメント管理実現ます。またPDF入力データExcel出力できるため、お客様情報申込内容データ管理役立っます」(企画 K氏)

 

I「ワークフローシステムRPAツール連携行っおり、さまざまシステム連携できるAdobe Sign大きな利点です。今後は、企画参加申込以外個別契約覚書など活用し、適用範囲広げいきます」今後展開大きな期待寄せいる。

 

※掲載された情報は、2021年7月現在のものです。 

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