電子サインでビジネススピード向上とコンプライアンス強化を実現

 

株式会社ジーニー

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創業

2010年

所在地:東京
https://geniee.co.jp/

導入メリット

ひと月かかる場合もあった契約業務がわずか数日

導入製品:

課題

・契約締結までのスピードの向上

・コンプライアンスの強化

・グローバルに標準化できるソリューション

成果

ひと月かかる場合もあった契約業務がわずか数日に

場所とデバイスを選ばずにどこからでも署名・返信が可能

トレーニング不要の使いやすさ

署名を依頼する側も、署名する側も予備知識なしで簡単に使用開始

複雑な署名ワークフローを自動化

直感的な操作で簡単に設計できるワークフローテンプレート

コンプライアンス強化

改ざんのリスクが低く、署名プロセス全体の透明性を保持

「日本発のテクノロジーで世界を変えていく」という理念のもと、アドテクノロジー/マーケティングテクノロジーの領域において独自のプロダクトを開発・運用し、めざましい成長を遂げてきた株式会社ジーニー。国内はもとより海外へと事業を拡大していく中、各国のパートナー企業やアドネットワークとの契約業務に、アドビの電子サインソリューション Adobe Signを活用。企業課題であったビジネスのスピード向上とコンプライアンス強化を実現している。


「Adobe Sign導入してから、契約書の内容確認、署名、返信のプロセスが紙でやっていた頃と比べて数十倍早くなったように感じます」

 

海外事業本部 海外BD グループ APAC 担当 菊地 太郎氏


契約にかかる時間と工数がワークロードを圧迫

 

同社は現在、シンガポール、ベトナム、インドネシア、タイ、インドの5カ国6拠点において海外事業を展開している。現地のパートナーやアドネットワーク、エンドユーザーの開拓および取り引きに関する業務を行なっているのが、同社の海外事業本部だ。そこで取り交わされる契約の種類は多岐にわたり、主だった資本業務提携契約だけでも年間500、その他の一般的な契約も含めると膨大な数になる。こうした契約の取り交わしに、従来は紙の契約書が使われていたという。

「各国から毎週何通もの書類が郵送されてきて、それらに手書きでサインをし、スキャンしてメールで送り返すということを毎回やっていました。しかし、サインをする決裁者が各国を飛び回っているため、書類がどんどん溜まっていくわけです。我々のビジネスはとにかくスピードが重要で、契約の遅れが機会損失になりかねません」と、同社の経営企画 Geniee International 執行役員の磯部 融輝氏は話す。

また、契約業務にかかる時間と工数が同事業部のワークロードを圧迫し、営業活動や管理・財務会計運用といった他の業務に支障をきたしていた。この契約業務フローの改善が同社の最重要課題の1つとなり、解決の施策として電子サインの導入が検討された。検討にあたって、同事業部は次の3つの要件をあげた。

「1つは、スピードの向上。ここを解決できないことには、せっかくサインまで持ち込めた案件についても、逃してしまう可能性があります。2つ目は、コンプライアンスの強化。弊社は2017年12月に上場したばかりなので、上場企業としてふさわしいコンプライアンスを持つことが重要でした。3つ目は、グローバルスタンダード。海外のクライアントと取り引きする上で、グローバルに標準化できるソリューションでなければ意味がありません」(磯部氏)

きめ細かなサポートに対する信頼感

 

同社では、複数の電子サインソリューションを検討した結果、2017年5月にAdobe Signの導入を決定した。Adobe Signを採用した理由について、海外事業本部 海外BDグループ APAC担当の菊地 太郎氏は次のように話す。

「大きく2つありまして、1つは営業担当者の方に対する信頼感ですね。最初のプレゼンの段階から、非常にきめ細かいところまで実に丁寧に対応してくださいました。もう1つはアドビという企業に対する信頼感。日本法人のサポート体制が他社に比べると格段に充実しており、導入した後も安心して運用できると実感しました。個人的な信頼感と組織としての信頼感、この2つが大きな決め手でしたね」

また、検討の際に同事業部があげた3つの要件についても、Adobe Signは問題なくクリアできると判断した。

「場所やデバイスを選ばず迅速に署名を行えますので、契約業務のスピード化が確実に見込めると思いました。また、世界各国の法的要件やセキュリティ基準を満たしていることや、タイムスタンプや監査証跡によって文書の真正性を確保できるという点で、我々が求めているレベルのコンプライアンス強化が期待できます。グローバルな標準化についても、ISO(国際標準規格)に完全準拠しているアドビのPDFには厚い信頼を寄せていましたし、世界中のグローバルな企業や組織がAdobe Signを導入している実績をみれば、難しくないことは明らかでした」(磯部氏)

ひと月かかる場合もあった契約業務がわずか数日に短縮

 

Adobe Sign導入から、その効果はすぐに表れた。契約締結までにこれまで数週間、大きな案件ではひと月かかっていたものが、わずか数日のうちに完了できるようになったと、菊地氏はいう。

「例えば、本日中にサインしなければならない書類があって、決裁者が海外出張に行ってしまっている場合でも、現地でスマートフォンから内容を確認し、その場でサインして送り返すことができてしまうわけです。これによって、機会損失のリスクが圧倒的に減ったと思います。紙でやっていた頃と比べて、数十倍早くなったように感じますね」

複雑な署名ワークフローを自動化

 

署名ワークフローにおいては、各担当部門、管理部門、法務部門、決裁者といったように、複数の関係者による内容確認および署名が必要なケースもある。その場合、誰がどのような権限を持って、どの順番で文書を回すかなど、案件に応じてその都度ワークフローを設計しなければならない。

「企業が成長するに連れて、新しいメンバーもどんどん入ってきますし、組織変更も頻繁に行われます。それに応じてワークフローも変えていかなければならないので、その設計の部分にかなり時間を要していました。Adobe Signにはそうしたワークフローをすごく簡単に設計できる機能があり、案件ごとにテンプレートを作ってしまえば、あとは毎回自動的に実行できますので、かなり時間の節約になります」(磯部氏)

トレーニング不要の使いやすさ

 

通常、新しいソリューションを導入した際は、使い方についてのトレーニングを行うケースが多く、特に海外拠点の場合はそれがコストとなる。しかし、Adobe Signの場合はそのようなトレーニングコストはまったく発生しなかったという。

「我々が使い方を教えるということはほとんどありませんでしたね。ユーザーインターフェイスもわかりやすく、操作が直感的ですので、彼らは自分たちで使い方のビデオなどを見て、すぐに始められるようになりました。操作ミスによるエラーもありません」(菊地氏)

 

磯部 融輝 氏

経営企画 Geniee International 執行役員 磯部 融輝

菊地 太郎 氏

海外事業本部 海外BD グループ APAC 担当 菊地 太郎

企業全体のスピード化やコンプライアンス強化に期待

 

海外事業本部の契約業務においてパイロット的に導入されたAdobe Sign。その効果が確実に見えてきたところで、今後はその活用範囲を全社的に広げていく構えだ。

「企業の生産性を高めていくには、電子化できるところは電子化し、自動化できるところは自動化して、人がやるべき仕事にもっと集中できる環境を作っていかなければならないと思っています。人事の業務もその一つで、弊社では100名近くの外国人スタッフがいるのですが、外国人の採用はオファーを出してから契約を結ぶまでにすごく時間がかかっています。優秀な人材を確保するにはスピードが決め手になりますから、ここを一刻も早く改善したいと考えています。Adobe Signを利用すればかなりの効果が期待できるのではないでしょうか」

上場企業として今後さらに躍進を続けていく株式会社ジーニー。海外事業のみならず、企業全体におけるビジネスのスピード化やコンプラインス強化に向けて、同社がAdobe Signに寄せる期待は大きい。

 

※掲載された情報は、2019 年2 月現在のものです。

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