学習コンテンツの期待を超える

Adobe Technical Communication Suiteを使用し、高品質のマルチチャネル学習教材を効率的に作成しているIBM社。

会社ロゴ

創業

1911年

従業員:350,600名
www.homag.com

20%

コース開発期間の短縮を

カスタムコンテンツの作成および管理システムを利用して実現

目的

エンドユーザーの変化するニーズと期待に応える高品質マルチチャネル教材の作成を自動化する

SMEによるトレーニングコースへのコンテンツ提供が簡単にできるようにする

複数のバージョンがあるソースコンテンツの維持を不要にする

テクノロジーのアクセシビリティ要件に対するコンプライアンスの簡素化

成果

カスタムコンテンツの作成および管理システムを利用することで、コース開発期間が20%短縮

コース作成者は、単一のコンテンツソースから複数の出力タイプの生成が可能

各分野の専門家が好みのツールを使用してコンテンツを提供できるようにすることで、コンテンツ作成が加速

ソース内容のファイルタイプに関係なく、モジュールレベルおよびコースレベルでコンテンツメタデータを自動更新

自動化による学習効率の向上

製品およびサービスの品質と技術的洗練度で既に有名なIBM社は、内外のトレーニングと教育についても同様に高い水準を追求しています。グローバルビジネスユニット全体にわたりIBMトレーニングチームが協力して、人工知能(AI)、Watson、クラウド、ブロックチェーン、モバイル、分析、財務、セキュリティ、専門スキルなど、あらゆるスキルに関する数百件のコースの作成と更新を毎年行っています。

コース開発者は、Microsoft PowerPointやWordなどの使い慣れたアプリケーションでコンテンツを作成することを好む各分野の専門家(SME)から得たソース内容を使用することがよくあります。コース開発者にとっての課題は、ソース内容を、複数の出力形式で配信できる効果的なトレーニングへと迅速に変換することです。プロセスの合理化と簡素化のために、IBM Learning Developmentは、IBM Class Authorというカスタムソリューションを構築しました。このソリューションは、ドキュメントの変換や、時間のかかる各種の反復的なユーザータスクを自動化するためのツール一式と、優れた学習設計を実施するためのテンプレートを備えています。

「IBM Class Authorを使用すると、コース開発者は、オーディエンスやテーマ、言語の違いに関係なく、ライブまたはバーチャルの授業を世界中に配信するためのプロフェッショナルかつスケーラブルな学習コンテンツ、またはシンプルなWebベースのトレーニング教材を作成することができます」と、IBM Learning Development(欧州)のビジネスエリアマネージャー、Paul Jagger氏は言います。「複数の作成者がプロジェクトに取り組んでいる場合でも、IBM Class Authorではすべての資料でデザインの一貫性が保証され、学習コンテンツの開発、配信および事後のメンテナンスが容易になります」

「IBM Class AuthorソリューションをAdobe FrameMakerおよびMicrosoft PowerPointと組み合わせて使用すれば、最高のビジュアル品質のコース資料を作成することができます」と、IBM Cloud部門の教育開発マネージャー、Tom Reed氏は言います。「さらに、この製品の組み合わせにより、コース開発者の生産性が向上します。コース開発部門にとって大変貴重なソリューションであることがわかりました」
 



「IBM Class AuthorとAdobe FrameMakerを組み合わせ、標準化していなければ、コースの開発期間は長期化し、成果物の品質は低下していたでしょう。Adobe FrameMakerを使用すると、コース開発者はコンテンツの品質により多くの時間を費やすことができ、フォーマット調整に費やす時間を短縮できます」

 

Julian Cable氏
Courseware Tools Specialist and Technical Editor、IBM Learning Development



ビジネス要件に合わせて進化

IBMは、Adobe Technical Communication Suiteと連動するClass Authorを構築しました。これは、Adobe FrameMakerAdobe Acrobat Pro DCなどの製品の多くの標準機能と、Adobe FrameMaker Developer Kitを使用して作成したIBMのアドインツールとを組み合わせたものです。

IBMでは、古くなったメインフレームテクノロジーの代わりとなる分散デスクトップオーサリングソリューションを必要としていた20年近く前に、FrameMakerを導入しました。ビジネスニーズの進化に伴い、IBMは、FrameMakerと統合するためのClass Authorを作成しました。これには、長大なドキュメントを効率的に処理し、ブックレベルでコンテンツを整理し、コンディショナルテキストを使用して単一のソースを元にした複数の出力をシームレスに処理し、グラフィックをドキュメントに埋め込む代わりに参照によってインポートする、という目的がありました。

IBM Class Authorでは、スライドおよびスピーカーノートが含まれたMicrosoft PowerPointプレゼンテーションと、Microsoft Wordドキュメントが、事前定義されたテンプレートに基づいてFrameMakerに自動的にインポートされます。また、コンテンツを元のMicrosoftプレゼンテーションまたはドキュメントに戻し、関係者が好みのアプリケーションを使ってコンテンツを更新できるようにすることもできます。

「Adobe FrameMakerを使用して時間のかかる反復タスクを自動化することにより、IBMはコースコンテンツの開発時間を最大20%短縮しました」と、IBM Learning DevelopmentのCourseware Tools Specialist and Technical Editor、Julian Cable氏は言います。「IBM Class AuthorとAdobe FrameMakerを組み合わせ、標準化していなければ、コースの開発期間はさらに長期化し、成果物の品質は低下していたでしょう。Adobe FrameMakerを使用すると、コース開発者はコンテンツの品質により多くの時間を費やすことができ、フォーマット調整に費やす時間を短縮できます」

スケーラブル、再利用可能、アクセス可能

IBMの柔軟なモジュラーアプローチにより、コース開発者は元の同一のソース内容から複数のFrameMaker出力ブックを生成できます。コース開発者がFrameMakerのコンディショナルテキストを使用すると、特定の目的(対象読者、出力タイプなど)のために各コンテンツにマークを付けることができるため、複数のコンテンツをコピーする必要がなくなります。IBM Class Authorではそのコンディショナルテキスト設定がFrameMakerブック全体で同期され、PDFの学生ガイドや教員ガイド、または教室でのトレーニング用に印刷したりIBMが提供するオンラインコースの増加に合わせてデジタル配信したりできるファイルなど、様々な形式の制作物を出力できるようになります。

例えばIBMは、英国のある主要公営企業の430人を超える現在の職員を対象に、新しいIBMテクノロジーへの移行を支援するためのトレーニングプログラムを設計、開発および提供しました。このトレーニングチームは、新入社員にテクノロジーを紹介するための多少趣きの異なるコースも開発しました。

「IBMは、Adobe FrameMakerのコンディショナル処理とIBM Class Authorの機能を利用し、特定のテーマに関するモジュールを別々に開発するのではなく上記の2通りの職員向けの資料を1か所で開発できるようにすることで、プロジェクトにおけるコース開発フェーズを大幅に合理化しました」と、Cable氏は言います。「これにより、タイトな納期にもかかわらずトレーニングコースの開発と納品を完了できました」

メタデータ管理の簡素化

各IBMトレーニングコースには、コース全体と各モジュールの両レベルのメタデータ項目が数多く含まれています。それでも、複数ファイル間でメタデータを同期することは困難でした。各学習モジュールには、特定の講義またはラボ演習に関するメタデータが含まれています。コースのメタデータには、コース概要、学習目標、アジェンダ、講義またはラボのタイトル一覧などの情報が含まれます。

通常のコースまたはモジュールでは、要約、序文、目次などの出力にメタデータを複数回使用します。メタデータを手動で更新およびクロスチェックするのは、大規模なコースでは最大で2日かかることもあります。IBM Learning Developmentは、FrameMaker Developer Kitを使用してIBM Class Author用のコース情報機能を構築することにより、面倒な手動タスクを排除しました。

「メタデータは単一のマスターXMLファイルに保存され、一度更新すると、コースに関連付けられているすべてのAdobe FrameMakerブックとMicrosoft WordおよびPowerPointファイルに自動的に伝播します」と、Cable氏は言います。「IBM Class Authorには、Adobe FrameMakerの構造化オーサリングを利用して、マウスを1回クリックするだけですべてのメタデータの変更内容をコース全体に適用するバッチ機能もあります」



「Adobe FrameMakerおよびAdobe Acrobat Pro DCによってサポートされるIBM Class Authorソリューションにより、アクセシビリティ要件を満たす教室ベースおよびバーチャル教室ベースの学習コンテンツを、効率的で費用効果の高い方法で開発することができます」

 

Julian Cable氏
Courseware Tools Specialist and Technical Editor、IBM Learning Development



コースの寿命とアクセシビリティ

ドキュメントの開発とレビューのサイクルを加速することに加え、FrameMakerのwhat-you-see-is-what-you-get(WYSIWYG)エディターが既存のコンテンツの価値を拡張します。IBMは、コンテンツを最新のFrameMakerコーステンプレートバージョンに自動更新できるIBM Class Authorを利用し、最長10年にわたって大量のコースを更新してきました。

Adobe Technical Communication SuiteとIBM Class Authorは、障害を持つ人々による情報技術へのアクセスを改善するために制定された米国リハビリテーション法第508条および同様の国際法へのIBMの準拠についてもサポートしています。例えば、視覚障害者向けの学習教材は、ドキュメントの画像について、音声による代替手段を提供する必要があります。

IBM Class Authorでは、画像の説明がプレゼンテーションスライドに自動的に割り当てられるため、作成者が代替テキストを作成する必要はありません。次いで代替テキストコンテンツがFrameMakerに自動伝播し、これを用いて完全にアクセス可能なPDF出力ドキュメントが作成されます。

Adobe FrameMakerおよびAdobe Acrobat Pro DCによってサポートされるIBM Class Authorソリューションにより、アクセシビリティ要件を満たす教室ベースおよびバーチャル教室ベースの学習コンテンツを、効率的で費用効果の高い方法で開発することができます」と、Cable氏は述べています。

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