ITVは英国最大の商業テレビネットワークで、『Emmerdale』、『Coronation Street』、『Britain's Got Talent』、『Saturday Night Takeaway』、『Love Island』などのエンターテインメント人気番組を放送しており、1週間に3000万人以上の視聴者がいます。幅広い視聴者を持つITVは、人々の文化の形成に大きな影響力を持ちます。そのため、同社は番組を通じて世の中に貢献できると考えています。

ITVは「doing good」というコミットメントの一環として、日常のビジネスプロセスを変革することにも注力しています。同社の社会貢献活動は、Diversity & Inclusion、健康増進、社会への還元、気候変動対策などを奨励しています。気候変動への取り組みの一環として、ITVは2030年までに温室効果ガスの排出とごみをゼロにするなどのサステナビリティに関する目標を設定しました。

ITVの全従業員がこれらの目標達成に貢献しています。Wendy Cullis氏は、グループ・テクノロジー・プラットフォームのアナリストとして働いていたとき、グループ・テクノロジー・プラットフォーム担当ディレクターのMatt O’Shea氏が率いる環境ワーキンググループに参加しました。このグループは、同社のグリーンチーム（サステナビリティの目標を達成するために、ブレインストーミングやイニシアチブの実行を支援するタスクフォース）に参加しました。Cullis氏は、自分の技術的知見が、ITVの環境負荷を減らすためのテクノロジー活用に新しい視点をもたらせるかもしれないと考えたのです。

Cullis氏は次のように述べています。「環境ワーキンググループがもたらす影響に興味がありました。元々私は特に環境に配慮していたわけではありませんでしたが、グリーンチームのミーティングに参加するようになって、Adobe Acrobat SignはまさにITVがサステナビリティの目標を達成するために必要な技術であることに気づきました。私はこのことをみんなに知ってもらいたいと思いました」

ITVの2大人気番組に関わる時間を節約

ITV の 2 大人気番組「Emmerdale」と「Coronation Street」の脚本家とディレクターとの契約管理を自動化するために、まずは総務チームがAdobe Document Cloud の電子署名ソリューションであるAdobe Acrobat Signを利用開始しました。

この2つの番組だけで、総務チームの扱う契約書は年間2万枚にも上っていました。契約書は通常郵送されるため、多忙な脚本家やディレクターがサインした月次契約書を返送するのに平均2週間は掛かっていました。また、契約書は郵送中で紛失する可能性があり、機密情報が悪用されるリスクもありました。

そこで総務チームはAdobe Acrobat Signの導入を進め、脚本家とディレクターとの契約を完全にデジタル化しました。すると、すぐに成果が現れました。まず、契約書の作成に費やす時間が82%削減されました。そして契約書がデジタルで発送されると、契約の80%はわずか2日で署名されたのです。さらには、契約書は署名者とITVの間で直接電子メールでやり取りされるため、プロセス全体が従来よりも安全で信頼性が高く、監査可能なものになりました。デジタルドキュメントの利用によって、契約書の印刷、郵送、物理的なオフィスでの保管コストと業務の無駄を排除することができたのです。

電子契約のメリットを享受したグループテクノロジーチームは、ITV全体でAdobe Acrobat Signの利用拡大を推進することを決めました。Cullis氏が Adobe Acrobat Sign をグリーンチームに紹介したとき、グリーンチームはAdobe Acrobat Signが印刷や紙の必要性をなくし、サステナビリティを促進するアプリケーションであることをすぐに理解しました。

ITVのグループテクノロジープラットフォーム・ディレクターのMatt O’Shea氏は次のように述べています。

「グループテクノロジーチームの一員として、デジタルトランスフォーメーションは従業員の生活をより快適にし、従業員体験を向上させる方法だと考えています。グリーンチームにとって、Adobe Acrobat Sign のサステナビリティにおける優位性は際立っていました。チームは環境負荷軽減の目標を達成するために、ペーパーレスのワークフローを推進できるAdobe Acrobat Signの導入を強く望んでいました」

デジタルトランスフォーメーションのスタンダードになる

Adobe Acrobat Signは現在、ITVスタジオ、人事、法務など複数の部署で800人以上が使用しています。これによりITVでは、年間340万枚の紙を節約しています。これは毎月28万枚の紙を節約していることになり、36万ガロンの水と約2万ポンドの廃棄物を節約していることになります。

Adobe Acrobat Signは、あらゆる種類の書類への電子署名を迅速かつ簡単に行うことができますが、特に制作現場での体験に大きな変化をもたらしています。キャストやクルーは、どこでも、どのデバイスからでも書類にサインすることができるので、ロケで働く人々へのアプローチとして理想的です。

「I'm a Celebrity...Get Me Out of Here」は、デジタル上で署名ができる電子契約のメリットを実感した番組の一つです。プロダクションマネージャーのBrooke Purcell氏は、今やAdobe Acrobat Sign以外の他の方法で署名の取り交わしをすることを想像できません。Adobe Acrobat Signにより、Purcell氏と彼女のチームは、著名な出演者から機密性の高い情報を安全に収集し、悪意のある人の手からその情報を守ることができています。また、彼女のチームは毎シーズンロケ地間を移動する数十人のクルーから安全衛生やパスポート関連書類を収集する必要があります。2020年、パンデミックにより撮影が土壇場で急遽オーストラリアからウェールズに変更することを余儀なくされたとき、Adobe Acrobat Signが特に役立つことが証明されました。

Purcell氏は次のように述べています。 「私たちは新しい書類を迅速に作成し、処理しなければならないという大きなプレッシャー下に置かれていました。でも、Adobe Acrobat Sign のおかげで著名人やクルーは迅速かつ安全な状況でいつでもどこでもどんなデバイスからでも署名できるようになりました。制作チームは、書類を追いかける必要がなくなり、オフィスで日々発生する印刷量も大幅に削減することができました」

また、デジタル上の署名は、オンラインで迅速かつ安全に署名したい管理職にとっても大きなメリットです。ITV のグループテクノロジー・ディレクターである Joanne Coll氏は次のように述べています。「Adobe Acrobat Signはリモートワーク、バーチャルワークのゲームチェンジャーです。管理職の署名をもらうためにメンバーが私を探して捕まえる必要はなく、どこにいてもノートパソコンやスマートフォンから素早く簡単に署名を行うことができます」

Adobe Acrobat Sign は契約管理者からも好評です。組み込みの監査証跡により、管理者は単一のダッシュボードからすべてのドキュメントを追跡できます。一括送信などの機能により、署名のために複数のドキュメントを送信する時間が短縮できます。

たとえば、長寿クイズ番組「ユニバーシティチャレンジ」では、毎回150人近くの大学生が応募してきます。 特に若者は自宅にプリンタを持っていないことが多いため、大学生にすべての申込書や放映許可書に署名してもらうのは大変なことです。Bulk Send機能を使えば、管理者が数回クリックするだけで、参加するすべての学生にフォームを送ることができます。

Cullis 氏は次のように述べています。「Adobe Acrobat Sign ほど人気の高いアプリケーションは他にありません。ITVにおけるデジタルトランスフォーメーションの重要性について言及されるたびに、Adobe Acrobat Signはいつもデジタル化の典型的なメリットとして取り上げられます。ユーザー体験、生産性、持続可能性の向上は唯一無二のものです」

Adobe Acrobat Sign をさらに活用するために

ITV とアドビチームの次のステップは、Adobe Acrobat Signのさらなる活用を支援することです。グループテクノロジーチームは、Adobe Acrobat Signに関するベストプラクティスとポリシーの確立をする予定です。またDocMoto、Workday、Salesforceなどのサードパーティソリューションとの統合により、ワークフローのさらなる効率化を図ろうとしています。

ITVのグループCTOであるMark Smith氏は次のように述べています。「ワークフローやテンプレートを紹介すると、いつも驚かれます。Adobe Acrobat Sign は、時間・コスト・環境負荷の削減によってITV に真の成果をもたらしています。Adobe Acrobat Signのおかげで、 私たちは 2030年までに廃棄物ゼロを達成するための道を順調に進んでいます」

関連するユーザー事例

https://main--bacom--adobecom.hlx.page/jp/fragments/customer-success-stories/cards/a5d9b7baef73bbc9424ca84622889446

その他のユーザー事例を見る