通販カタログ・チラシのレビュー作業を

PDF 活用で劇的に効率化

 

株式会社 MonotaRO

PDF

創業

2000年

従業員数: 2,021
所在地:兵庫

www.monotaro.com

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作業時間が従来に比べて30% 短縮

目標/課題

紙で回覧していたレビューの煩雑さが、制作スケジュールを圧迫

 

成果

紙の回覧による煩雑なレビュー作業を劇的に改善

1 つのPDF に複数人が同時に注釈を書き込める共有レビュー

業務コストを大幅に削減

紙の消費量を減らし、作業にかかる人件費を削減

作業時間が従来に比べて30% 短縮

検索機能で確認作業を効率化手入力によるミスも削減

社内のあらゆる業務の電子化を推進

操作手順のアクションを共有して社内の標準的な作業を自動化


1 つのPDF に全員が同時に注釈を書き込める。Acrobatの共有レビューを見た時、まさにこれだ!と思いました」

 

商品部門 商品業務推進グループ 古賀 みさと氏


「資材調達ネットワークを変革する」をミッションに、あらゆる現場・産業に無駄な手間をかけることなく“モノが足る” 世の中を作っていくことを目指す株式会社 MonotaRO。同社では、備品、消耗品、事務用品などの“間接資材” に特化した日本最大級のBtoBオンラインストアを自社で開発・運営。さらに同事業の重要な販促ツールであるカタログやチラシの制作も内製で行っている。それまで制作業務のボトルネックとなっていた紙ベースのレビュー(校正)作業を、Adobe Acrobat DCを使って電子化。業務効率化とともに、社内のペーパーレス推進に大きく貢献している。

紙で回覧していたレビューの煩雑さが、制作スケジュールを圧迫

 

製造業、建設業、工事業、自動車整備業、運送業など多種多様な業種の会社が利用しているモノタロウの通販サイトだが、意外にも商品の選定にはカタログを使っているという会社が多い。その理由として、事務所や作業場にPCを置いていない会社も多く、カタログならいつも手元に置いて、必要な時にすぐ見ることができるという点が挙げられる。また、一覧性も高いため、社内で協議しながら目的の商品を選んだり、新たな商品を見つけたりするのに便利だという。同社が取り扱う商品は1,800万点以上にもおよび、これらを掲載するカタログは1冊で200〜700ページといった膨大なページ数になる。カタログだけではない。新商品や季節商品、セールなどを告知するためのチラシも年間で数多く配布される。同社では、こうしたカタログやチラシの企画・制作業務をほぼ内製で行っている。

会社の成長とともに取り扱う商品が年々増加し、制作物の種類もページ数も増えていく中で、同社は2013年にいち早くCreative Cloudグループ版を導入し、制作業務の効率化を図ってきた。しかし、デザイナーが制作した原稿のレビューにおいては、紙に印刷したものを関係各所に順番に回し、担当者が各自チェックして赤入れするというアナログ的な手法で行われていた。そこにかかる時間と労力は大変なものだったと、制作業務全体を管理する販売企画部門/コンテンツ制作グループの古賀みさと氏は次のように話す。

「原稿は一部しか印刷せず、各担当に順番に回していきますが、出張などで不在にする人も多く、決められた日程の中で回しきれなかったり、十分にチェックする時間が確保できず不満が上がったり、原稿を紛失してしまったり、などのトラブルがありました」

また、回収された紙の原稿には各担当者の赤字が隙間なく書き込まれており、誰が入れた赤字なのかわからなかったり、書いてある文字が読めなかったりする。それらをとりまとめて整理するのは非常に手間のかかる作業だったという。さらに、デザイナーが元のドキュメントを修正する際も、赤字の入った原稿を見ながら1つ1つ手入力で直していくため、入力ミスや修正漏れによる手戻りも頻繁にあったという。

1 つのPDF に全員が同時に注釈を書き込める共有レビューに着目

 

紙を用いたレビューが制作スケジュールを圧迫する中、アドビのWebサイトを調べていた古賀氏の目に留まったのが、Acrobatの「共有レビュー」機能だった。共有レビューは、PDFをDocument Cloudのクラウドストレージもしくは任意のサーバーにアップロードし、レビュー担当者全員が同時にそのPDFにアクセスし、電子的な注釈(赤字)を入れていくというもの。1つのPDFに全員の注釈が集約され、いつ誰が、どの箇所にどんなコメントを入れたかを容易に確認することができる。

「まさにこれだ!と思いました。Acrobatは以前から使ってはいましたが、ほんの一部の機能しか使っておらず、こんな便利な機能があることに気付きませんでした。早速自分のPCで試してみて、これはいけるなと思いました。紙の回覧に限界を感じていましたので、とりあえずやってみようと始めた感じです」(古賀氏)

すぐに古賀氏は共有レビューの使い方をまとめた1分程度の動画マニュアルを作成し、関係各所に配布した。これまで紙で行ってきたレビューを突然電子化するのに対して、意外にも関係者たちは抵抗を感じなかったという。

「原稿を開いて、内容を確認して、間違ったところに赤入れをする、もともと紙でやっていたことと同じことをやるわけですから抵抗はありませんでした。操作も紙でやるのと同じ感覚で、すごく直感的にできるので、さほどつまずくことなく移行できたと思います」(古賀氏)

1 人ひとりのレビュー時間を増やしつつ、全体のレビュー時間を短縮

 

数回のテストを重ねた後、共有レビューに確かな手応えを感じた同社は、2017年にAdobe Acrobat DCグループ版を導入、共有レビューを本格的に稼働させた。効果はすぐに現れたという。

「一番は、担当者がいつでも好きな時にレビューができるという点です。例えば以前は回覧期間が3日だとすると、15名順番に回すのに一人が使える時間はほんのわずか。共有レビューなら全員が丸々3日使えるので、その分しっかりと見ることができます。PCからでもタブレットからでも同じことができるので、外出時の移動時間やちょっとした空き時間も使えます。それと、レビュー期限を設定できるのがいいですね。期日を過ぎると自動的に注釈が入れられなくなるので、皆さん決められた期日までにレビューを完了するようになりました。もちろん原稿の行方不明に悩まされることもありません」(古賀氏)

株式会社 MonotaRO

 

 

業務全体の作業時間が30% 以上短縮、コストも大幅に削減

 

Acrobatの導入効果は、レビュー以外の部分でも現れているという。Acrobatは「PDFを見るだけのもの」という社内の認識が大きく変わり始めた。

「コストの面が大きいですね。紙でやっていた頃は、大量の紙を使って、1日かけて印刷することもありました。紙の消費量と、そこにかかる人件費がなくなっただけでも、かなりのコストダウンになったと思います。それと確認作業がすごく楽になりました。以前は原稿に間違った表記があった場合、同じ間違いが他にもないか何ページにもわたって探していましたが、Acrobatの検索機能を使えばPDF内の該当箇所を自動で全て表示してくれます。それから紙の場合、こちらがせっかく訂正した文字を制作側が打ち間違えて、結局手戻りになることもよくありました。今はPDFに入れた注釈をコピーアンドペーストして原稿修正しているので、そうしたミスはなくなりましたね。AcrobatとPDFを使うようになってからは、私の部署では紙でやっていた頃と比べて作業時間が30%以上短縮できています」(古賀氏)

Acrobatの利用範囲を広げ、あらゆる業務の電子化を推進

 

今後どのような機能を使ってみたいかという問いに、古賀氏は「アクションウィザード」をあげた。

「何十ページ、何百ページもある原稿をPDFに書き出すと、ファイルサイズもかなり大きくなるので、スペックの低いPCを使っている人などはファイルを開くのでさえ時間がかかってしまいます。そのため、私がその都度『PDFを最適化』機能を使ってサイズを極力小さくしているのですが、これを標準的に皆ができるようになればいいなと思っています。ただ、わりと細かい設定をしなければならないので、操作をアクションとして登録し、それを皆で共有すれば各自が1クリックで最適化できるようになる。ファイル最適化に限らず、様々な操作手順をアクションを使って共有していけば、Acrobatの利用範囲ももっと広がるでしょう。まだまだ社内には紙が根強く残っている部分がありますが、積極的に電子化を推進していきたいと考えています」

 

※掲載された情報は、2020年3月現在のものです。

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