大塚商会がAdobe Sign の活用で検収書類電子化の促進 

株式会社大塚商会

Pace University

創業

1961年

従業員数:8,912人
所在地:東京
www.otsuka-shokai.co.jp

月600万円

もの経費を節減

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課題

年間6万件にもおよぶ検収書受領とその管理の業務負担を減らしたい

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成果

重要な文書への署名と返送がブラウザー上で2ステップで完了

 一定期間を過ぎても返信の来ていないお客様へ自動的に再通知

 紙書類の郵送や原本を受け取りに赴く時間と移動費を削減

 押印のための出社を必要とせず、お客様と非対面での書類の受け渡しが可能


 「紙の検収書を電子化したことによる 業務負担軽減と経費節減効果は絶大です」

 

 サポート統括部 効率推進課 課長 佐藤 裕司氏


 ITソリューションはじめオフィスサプライ用品提供など多く企業サポートする株式会社大塚商会。同社有償サポート完了お客様から受領する検収受け取り業務効率するため、Adobe Sign 導入検収やり取り要し業務負荷コスト削減すること成功た。

 

 検収書の受け渡しに要する業務負担を軽減したい

オフィスあらゆる困りごとに対し最適解決提案する大塚商会コロナ多く企業リモートワーク実施迫ら際、多彩ソリューションラインアップ提供するなど、企業ニーズタイムリー対応いる。

 

同社システム設定アプリケーションインストール提供する有償サポート完了検収発行お客様押印もらうこと欠かない受け取る検収年間6上りこれまでそのすべて書類として作成た。

 

基本作業完了エンジニアお客様から検収直接受け取りますリモート作業行っ場合作業場所お客様事務所異なる場合など担当別途受け取り訪問たりメール郵送やり取りましこれお客様にとって自社社員にとって業務負荷なるため書類押印電子サイン置き換えほしいという要望現場から出さまし話すサポート統括効率推進課長佐藤裕司そうした挙げ本格働き改革推進れるようなり同社あらゆる業務におけるペーパーレスWeb自動以前増し加速た。

 

全社契約業務電子契約システム導入すること検討ましそのため制度整備するかなり時間要しますそこで早急できること実現しよということまずは部分施策として検収業務効率図ることなり電子サイン用いWeb検収行うこと検討れるようなりましたよれ管理センターサービス管理課長小泉経緯説明する。

使い勝手のよさと社内システムへの連携性に注目

複数電子サイン検討同社Adobe Sign選定シンプル直感操作と、社内システム連携せるため充実インターフェース備えいること加え管理操作ログアドビ管理サイトから取得し、送信署名アクティブディレクトリ連携監査できるセキュリティ評価ことだった。

 

PDF だけなくWord Excel データ署名押印できる便利感じました。アドビによる導入支援充実いるので開発レス運用始められるメリットです既存業務プロセス変更加えることなく、従来検収同様処理できる仕組み構築できる大きな魅力でし(小泉氏)

非対面での受け渡しを可能にしながら経費も大きく削減

こうして同社作業完了エンジニア検収直接受け取ることできなかっお客様対象に、Adobe Sign用いWeb検収実現電子サイン行うため簡単説明添付いる受信メールクリックする検収画面開き必要事項入力返信するだけので、お客様にとって使い勝手申し分ないいう。

 

「折しもAdobe Sign運用開始コロナ重なっため、在宅勤務切り替えるお客様急増ました。そうしたお客様から、押印するためわざわざ出社することなく検収受け渡しできるありがたいという評価いただいます」(佐藤氏)

佐藤 裕司氏

サポート統括部効率推進課 課長 佐藤裕司氏

小泉 博氏

たよれーる管理センター サービス管理課 課長 小泉博氏

月におよそ600 万円もの経費を節減

従来メール郵便検収送信署名捺印お客様返送いただくまたは後日エンジニア営業担当検収持参署名・捺印いただくため赴くケース多かっが、Web検収その必要ない202011同社全体1,000検収Adobe Signやり取りが、仮にその1,000後日担当回収ためお客様赴いたら人件などおよそ600経費要し推測れる。発行れる検収枚数多いだけに、その経費節減効果また非常大きなものなっいる。

 

また、以前検収依頼お送りなかなか反応られないお客様に対し、電話によるフォローなさた。検収集中する月末担当その作業追われるだっが、Adobe Sign一定期間過ぎ署名ないお客様に対して、自動的通知する機能備えいる確認電話かける業務負担軽減こと大きな導入効果佐藤話す。

多くのお客様の電子サインに対する関心を喚起

Adobe Sign同社にとって有力一つあるWeb検収利用お客様電子サイン興味寄せ、「この仕組み?」という問い合わせから商談発展するケース増えいるいう。

 

デモ体験なく実務電子サイン使いいただくことで、お客様より強い関心抱かれるようです当社社員自らAdobe Signユーザーとして利用効果実感いるので、お客様に対して説得ある提案すること可能です」(小泉氏)

電子サインを利用する業務範囲をさらに拡大する

検収Web 業務生産大きな向上同社は、Adobe Sign適用範囲徐々に広げよいる

 

「お客様押印必要する書類できるだけAdobe Sign移行いく方針既に作業内容確認いただくため書面お客様打ち合わせ議事など導入進めつつあります」(佐藤氏)

 

最近全面電子契約採用する企業増えつつあり、それに対応する契約関連領域運用検討。そのため社内システム開発着手将来基幹業務システム連携検収自動取得する仕組み構築視野入れる意向ある。

 

現在利用技術部門中心ですが、いずれ契約含め全社多様業務Adobe Sign使われるようなるだろ思います今後ソリューションプロバイダーとして電子サインもたらす業務効率恩恵自社享受するだけなく、多くお客様そのメリット提供することいっそう入れるつもりです」(小泉

 

※掲載された情報は、2020年12月現在のものです。

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