高等教育機関の成功をサポート
ペース大学はAdobe SignとAdobe Acrobat Pro DCを使用した効率的なペーパーレスのワークフローにより、事務作業の時間と大量の紙を削減しています。
20,000
個のフォームをAdobe Acrobatで簡単に作成
課題
最大10件の署名を必要とする書類の署名ワークフローを効率的に管理
廃棄物を削減し、ペーパーレス環境へ移行して、スマートで環境に配慮したソリューションをサポート
効率化により解放された時間を使って、学生や教職員へより良いサービスを提供
成果
10件の署名にかかったフォームの回覧期間は1週間未満
2万個のフォームをAdobe Acrobatで簡単に作成
10万ページを削減して環境保全目標の実現に貢献
信頼性の高い監査証跡で説明責任を強化
「Adobe Acrobat Pro DCとAdobe Signは、とても使いやすいだけでなく、よりスマートな作業と、環境に配慮した効率的なペーパーレス環境への移行に役立ちます」
Dyson College of Arts and Sciences、教育技術担当アソシエイトディレクター、Richard Miller氏
学生の活躍をサポート
ペース大学は1906年の創立以来、学生の夢と学業の達成を支援してきました。同大学はニューヨークに拠点を置く私立大学で、教職員の専門性を活かして実践と理論のバランスの取れた教育をおこない、社会で活躍する人材を育成しています。
トップレベルの大学として質の高い授業は重要ですが、一方、裏で働く管理部門も、教職員と学生にスムーズなサービスを提供するため大学に欠かせない役割を担っています。学生は授業のスケジュール計画、アドバイザーの変更、成績証明書の発行などに支援を必要とします。教職員は管理部門の職員と連携して、必需品を揃えたり、コースを変更したり、会議での発表の承認を得たりします。
ペース大学では、これらの書類の多くで2、3 名の関係者の承認を必要とします。その多くは、紙のフォームにペンで署名して実施されるものでした。そこに変化が起きたのは、同大学の6つの専科スクールの1 つ、Dyson College of Arts and Sciencesが10名分の署名を要する新規コースのフォームに対処するため、Adobe Signを導入したときでした。
Dyson College of Arts and Sciences教育技術担当アソシエイトディレクターのRichard Miller氏は次のように話します。「新規コースを開設するには不確定な要素が多く、学科長や様々な学部長から承認を得ることが必要になります。しかしその時は、 それが管理部門にどう影響するのか考えていませんでした」
ある日Miller氏が管理職員のオフィスに行くと、紙の山に囲まれていることに気がつきました。新規コースの承認フォームには、1コース当たり合計、最低5ページから10ページのシラバスが添付されます。職員は、書類のセットごとに10部のコピーを作成して、各署名者のオフィスに郵送します。署名が終わると、各オフィスがその書類を郵便で返送しなければなりませんでした。職員はその後、署名された書類をすべてスキャンして、マスターファイルを作成していました。
Miller氏はこう話します。「管理職員の時間を大幅に無駄にしていただけでなく、大量の紙の無駄も招いていたことに気がつきました。それは、高等教育機関の環境保全活動に対するペース大学の取り組みに反することでした。もっと良い方法があるはずだと考えたのです」
Miller氏は、電子サインを使用したペーパーレスのワークフローへ移行する利点を調べ、いくつもの選択肢を見比べた後に、Adobe Document Cloudの電子サインソリューションであるAdobe Signを選択しました。他のソリューションとは異なり、Adobe Signは非常に使いやすく、ペース大学が信頼に足るブランドのソリューションだったからです。Adobe Signを使って、職員はすばやく簡単に、電子文書を送信して署名を依頼し、進捗状況を確認できます。Adobe SignとAdobe Acrobat Pro DCとの連携により、職員は使い慣れた操作のしやすいソフトウェアを使って、Adobe Signに使用するPDFフォームを作成することもできます。
Miller氏はこのように話します。「Adobe Acrobat Pro DCとAdobe Signはとても使いやすいだけでなく、よりスマートな作業と、環境に配慮した効率的なペーパーレス環境への移行に役立っています。アドビのような有力なパートナーであれば、これらのソリューションがこの先も向上し続けると信じることができるため、自信を持って業務を遂行することができます」
10万枚の紙を削減
Dyson College of Arts and Sciencesは、現在Adobe Signを使用して、評点の変更、スケジュール、学生へのアドバイス、教職員の出張届など、学内の書類や学生に直接対応する幅広い書類のワークフローを効率化しています。中でも、職員は新規コース開設の承認フローに最大の変化を感じています。紙を郵送し、ペンで署名する方法では、10部すべてが署名され、返却されるまでに数週間かかります。忙しい署名者が机の上に置き忘れていたり、誰かが休暇から戻るまで署名を待っている場合もあります。
Miller氏はこう話します。「Adobe Signを使用して、新規コース開設関連の書類が1週間もかからずに返却されるようになりました。人にも環境にも優しく、ストレスが減り、時間が節約されました」
3年程前にAdobe Signを初めて導入して以来、ペース大学ではこのシステムで40,000以上のフォームを処理してきました。この期間、Dyson College of Arts and Sciencesだけで20,000以上を占めています。郵送料や印刷コストを省いただけでなく、100,000枚以上の紙を削減しました。これは、約43,000リットルの水と約435キロの廃棄物の削減に相当します。*
Miller氏はAdobe Signを推進した役割により、2015年にGreenPace Awardを受賞しました。同大学のGreenPace環境保全委員会は、Miller氏が信頼性の高いペーパーレスのプロセスを構築して、紙ベースのフォームに変革を起こしたことを殊に称賛しました。
手動プロセスの自動化
ペース大学ではまた、Adobe SignのMega Sign一括署名機能を利用しています。ドラフトの作成、送信、承認の取得が、メールの一括処理機能により簡単におこなえます。例えば、Dyson College of Arts and Sciencesの1つの学部は、教職員に学期のスケジュールを送信するのにMega Signを使用しています。Adobe Signの導入前は、職員が個々のスケジュールを編集して処理しなければなりませんでした。今ではAdobe Signで表計算シートからデータを抽出してスケジュールを作成し、教職員ごとのスケジュールを自動的に送信できます。教職員は受け取った自分のスケジュールにデジタルで承認の署名をします。
Miller氏はこのように話します。「Adobe SignのMega Sign機能はスケジュールを自動的に生成して送付するという、非常に手間のかかる作業をすべてやってくれます。時間のかかるプロセスが排除され、履歴管理が向上したため、職員の書類業務が非常に捗っています」
職員はAdobe Signの信頼性の高い監査証跡によって、ワークフローの履歴管理が向上したことも高く評価しています。Adobe Signを利用する前は、書類の進捗状況をあちこちに電話で確認しなければなりませんでした。今では職員がAdobe Signにログインすればリアルタイムで状況を確認できます。書類が閲覧されたか、署名されたか、いつどこで署名されたかなどの情報がわかります。職員が数クリックで署名者にリマインダーを送信することも、毎日、毎週、または指定した間隔で自動的にリマインダーを送信するよう設定することもできます。
Adobe Signで署名ワークフローが自動化され、効率化したため、職員がサービスの向上に費やせる時間が増えました。同僚とプロジェクトで共同作業したり、プロフェッショナルデベロップメントに取り組んだり、学生との対面のやり取りにこれまで以上の時間を使ったりすることができます。
Miller氏はこのように話します。「Adobe Signは今ではペース大学のワークフローに欠かせないものとなりました。学生、教職員に以前よりもスムーズなサービスを提供し、さらに、卒業後の活躍と実績に寄与する役目も果たしています。
*Adobe Document Cloudのアドビの環境資源保護計算ツールを使用して計算した環境資源の節約量