迅速に行動し、未来を切り開く

世界情勢はかつてないほどのスピードで変化しています。動き続ける企業だけが、現状に素早く対応し、明日を切り開くことができます。世界有数のスポーツおよびライフスタイルブランドであるPUMAは、このことを長い間認識してきました。継続的な変化と環境に配慮した行動は、”Forever Faster” のモットーに基づき、戦略的な優先事項として位置づけられています。これは持続可能な製品の割合が増加していることに加え、超近代的なITとコミュニケーションプロセスの活用にも反映されています。紙と郵送のプロセスから電子署名への変更により、このスポーツ企業は未来へ向けた次のハードルに挑戦しようとしています。Adobe Acrobat Signによる電子署名は、その一助となっています。

デジタルで共に成長

本社の人事部門では、COVID以前からデジタルドキュメントプロセスの可能性を認識しており、このような時代でも仕事をしやすくするソリューションを導入できたことに大きな喜びを感じています。ヘルツォーゲンアウラッハのPUMA本社人事・組織責任者のStefanie Decker氏は次のように述べています。

「ペーパーレス化は、長い間私の頭の中にあった問題です。多くの文書を印刷し、送信し、スキャンし続けることは、効率的でも持続可能でもありません。このことは、これまで以上に大きな事実になっています。Adobe Acrobat Signは、まさに署名プロセスを未来に導くために探していたソリューションでした」

Stefanie Decker氏のチームは、ドイツ全土の1,200人の従業員を担当し、年間約500件の契約プロセスを処理しています。これまでは大量の紙が使われ、なかには文字通り地球の裏側まで移動するものもありました。例えば、チリからの新入社員の雇用契約は、少なくとも5営業日は掛かっていました。現在では、120カ国にまたがるグローバルな組織が電子メールによって数秒で結ばれています。

デジタルコミュニケーションと法的拘束力のある署名によってPUMAは迅速に成長できるのではないだろうか？Stefanie Decker氏のチームと、同じくヘルツォーゲンアウラッハに拠点を置くグローバル法務部門は、2019年秋にITチームとソリューション案について話し合った際、自問自答していました。彼らは、既存のシステムと効率的かつ実用的に統合でき、直感的に操作でき、契約ステータスを確認してフォローアップできるツールを探していました。標準的なテンプレートがすぐに設定できることも重要だが、人間味も失われてはならないのです。人事のエキスパートであるStefanie Decker氏は、デジタルで送信される雇用契約書のウェルカムメッセージも重要視しています。

「Adobe Acrobat Signを選んだのは、最も実用的でユーザーフレンドリーなソリューションだったからだけでなく、アドビが最高の顧客体験を提供してくれるからです」とStefanie Decker氏は述べています。顧客志向の強いPUMAにとって、アドビの丁寧な対応は、機能そのものと同じくらい重要なものでした。

届いた時の心地よさ

3ヶ月の試験段階を経て、2020年6月からヘルツォーゲンアウラッハでAdobe Acrobat Signが活用されています。毎日約15人分の契約書類を応募者、従業員、インターンに送っており、すべて電子署名ソリューションを使って署名することができています。

COVIDのパンデミック後、Adobe Acrobat Signは他の署名プロセスにも拡大されました。ホームオフィスでは、このデジタルツールがさらなる付加価値を生み出しています。「以前のように常に出社することはできませんが、Adobe Acrobat Signのおかげで社内の署名プロセスが複雑化することはありませんでした。特に海外からの候補者にとっては、安心感を与える上で迅速な契約締結は有利に働きます」とStefanie Decker氏は説明する。

従業員や環境にとって素晴らしい体験

Adobe Acrobat Signを導入して1年以上が経過し、電子署名ソリューションは欠かせないものとなりました。以前は国際郵便で何か問題が発生した場合、署名のプロセスに6週間かかることがありました。それが今では半日もかからずに完了します。Stefanie Decker氏は次のように述べています。「候補者から承諾の申し出があれば、数時間以内にAdobe Acrobat Signで署名した契約書を送付するのが普通です。多くの人が、”こんなに早く契約書が届いたのは初めてだ”と言ってくれます。私たちも同じようにわくわくしています。これは、私たちが考える “Forever Faster”に完全に合致するものです」

このスポーツ企業のモットーは、単に速く進むことだけではなく、将来のために資源を節約するということも表しています。ヘルツォーゲンアウラッハの人事部では、Adobe Acrobat Signを使うことで毎年数千枚の紙と大量の交通排出量を削減しています。25ページを超える契約書や添付書類を印刷して郵送する必要がなくなったからです。グループ内での「ベストプラクティスの共有」の精神に基づき、スピードとサステナビリティを向上させるこのシンプルな方法は、すぐに評判になりました。「PUMAの他のチームにAdobe Acrobat Signのことを話すと、必ずと言っていいほど、『ぜひうちのチームでも使いたい！』と言われます」

目標を達成し、また新たな目標を設定する

ヘルツォーゲンアウラッハの人事部門と法務部門に加えて、PUMAの子会社でもアドビの署名ソリューションが利用されるようになりました。グループ12拠点、40以上のチームが、Adobe Acrobat Signによるペーパーレス署名プロセスの付加価値を享受しています。そしてさらに多くのチームが導入に着手しています。Stefanie Decker氏は、自分の部署でもこのデジタルツールのさらなる可能性を感じています。彼女は現在、より高度なセキュリティが要求される契約分野での適格電子署名の利用を検討しています。これは、PUMAがより迅速に変化を起こし、持続可能な方法で未来を形作るためのものです。

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