Jai Gulati氏は、人、プロセス、テクノロジーの3つに情熱を注いでいます。「プロセスとテクノロジーが重要である理由は、結局のところ、人々に影響を与えるからです。私たちは最良のテクノロジーを活用し、最良のプロセスを構築したいと考えていますが、その目的はあらゆる人々を支援することです」とJai Gulati氏hあ述べています。

Gulati氏は、ハイテク業界、金融業界、通信業界での経験を経て、革新的なバイオテクノロジー企業であるRegeneronに参画し、当初はグローバルITオペレーション責任者として、現在はグローバルアプリケーションサービス&インテリジェントオートメーション責任者として活躍しています。Regeneronは、がん、失明を引き起こす疾患、エボラウイルスなど、深刻な疾患や症状の治療法研究と新薬開発分野の先駆者として知られています。近年、同社はCOVID-19の治療と予防に関する研究で注目を集めました。

「Regeneronの従業員全員が、患者を支援し、病気の治療法を探求し、正しいことを行う情熱を持っていることが気に入っています。それが私がこの会社で長く働いてきた理由です」とGulatiu氏は述べています。

Adobe Acrobat Signによる標準化

Gulati氏は、ITインフラの変革を指揮監督した後、アプリケーションの再考を任されました。「テクノロジーとプロセスは患者に大きな影響を与える可能性があります。サイエンティストが重要な発見を行う段階から、その結果得られた治験薬の研究、製造、薬を必要とする人への配送まで、多くのツールが利用されるからです」とGulati氏は述べています。

同氏は、持続可能でスケーラブルかつ信頼性の高いアプリケーションとプロセスを社内提供することを目的としたアプリケーションサービスチームを設立し、堅固かつ柔軟な基盤からスタートすることで、ITサービスを数カ月ではなく数週間で提供することを目指しました。アプリケーションサービスチームは、社内で利用されているアプリケーションを調査する中で、複数の部門がデジタル文書ワークフローにAdobe Acrobat Signを利用していることを確認しました。

製薬や医療分野では文書管理が極めて重要であり、多くの文書に署名が必要です。例えば、製造チームはFDAなどの規制機関の要件を満たすため、詳細な記録を保持する必要があります。また、ほかの分野の多くの企業と同様に、新規ベンダー契約、雇用契約書、サーバーアクセス権限承認などの日常的な署名要件も存在します。

複数の部門が独自にAdobe Acrobat Signを導入し、署名とドキュメントの効率化を図っていました。しかし、Gulati氏は社内に数十の潜在的な活用ケースが存在することに気付きました。そこで、アプリケーションサービスチームは、Adobe Acrobat Signをエンタープライズサービスとして展開することを決定しました。

「Adobe Acrobat Signのエンタープライズアプローチを導入することで、シングルサインオン機能を活用し、標準アーキテクチャでデータプライバシーとセキュリティを強化できました。新しいテクノロジーは、その導入段階が重要です。Adobe Acrobatが社内で広く使用されているため、馴染みがあって信頼できるベンダーの電子サインソリューションを導入する可能性が高いと確信していました」

パンデミック下でのリモート署名

Gulati氏は、どこでも従業員が働ける柔軟な働き方を促進する大規模なデジタルイニシアチブの一環として、Adobe Acrobat Signを取り入れました。パイロットプログラムを開始してからわずか2週間後に、COVID-19のパンデミックにより従業員は在宅勤務を余儀なくされました。社内のAdobe Acrobat Signへのアクセス需要が急増しました。

「新しいグループへのAdobe Acrobat Signの展開は2週間あれば終わります。迅速な展開を実現するには、適切な期待値を設定し、適切なパートナーと協力することが重要です。テクノロジーは計画通りに機能するとは限りませんが、アドビのような優れたプロバイダーはイノベーションを推進し、目標達成を支援してくれます。また、柔軟性を保つことも重要です。なぜなら、展開途中でこれまで考慮していなかった新たなユースケースを発見する可能性があるからです」とGulati氏は述べています。

迅速な書類処理で治療を短期化

Adobe Acrobat Signは現在、Regeneron全体で利用されています。法務部門と製造部門が最も頻繁に利用しています。法務部門は、機密保持契約書、業務委託契約書、外部弁護士との契約書など、あらゆる種類の法的文書への署名にAdobe Acrobat Signを利用しています。製造部門は、厳格なコンプライアンス規制に準拠するために、医薬品の製造プロセスにおける全ステップの文書を管理しています。

アプリケーションサービスチームは、Regeneronの各チームと協力して、Adobe Acrobat Signのテンプレートとwebフォームを作成し、文書ワークフローのデジタル化と自動化を行っています。Adobe Acrobat Signを活用することで、文書の作成、署名や承認の担当者への送信、署名の進捗状況の追跡を自動的に行うことができます。署名者が文書をスキャンしたり印刷したりする手間が省かれるので、署名プロセスはより迅速かつ効率的になります。

「Adobe Acrobat Signは社内効率を向上させるだけでなく、署名者とのやり取りを改善する、迅速かつ容易でタッチレスの文書処理方法を提供することで、当社の業務を強化しています」とRegeneronのサービスデリバリーシニアマネージャーのAnand Shah氏は述べています。

「自動化されたAdobe Acrobat Signのwebフォームに切り替えることで、あるチームではプロセスの効率化により、年間$633,000および4,608時間のコスト削減を実現しています。紙の廃棄物を削減することで、約2,600ガロンの水使用量を節約しています」ともShah氏は述べています。

パートナーと統合を通じてアクセスを拡大

アプリケーションサービスチームは、アドビのエコシステム内のテクノロジーパートナーとの統合を優先することで、Adobe Acrobat Signを企業全体に迅速に展開し、Veeva、Microsoft 365、Teamsなどのアプリケーションに統合しています。iCertisとの統合により、人事チームと採用担当者は、iCertisインターフェイスを通じて契約書を自動的に生成し、署名のために送信することができます。このプロセスの自動化により、契約書の処理時間が、2時間から4.8分に96%短縮されました。年間数千件の契約書を処理している同社の場合、非常に大きな節約になります。

人事チームはWorkdayとの統合機能を活用して、社内外の候補者に対する年間数千件の雇用オファーを処理しています。手動プロセスの自動化により、年間約$3.2百万ドルのコスト削減が見込まれます。印刷代と紙代はほぼゼロになり、23,000時間の処理時間の節約になります。

「テクノロジーは急速に変化しているため、5年後を予測するのは難しいことです私たちは、Adobe Acrobat Signを適用できる新たなプロセスを今なお発見し続けています。社内プロセスの改善、製造の効率化、研究支援などを通じて、『科学を患者のための医療につなげる』という企業ミッションを効率的に進展させることができます」とGulati氏は述べています。

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