誰もが使いやすいAdobe Signで、契約書類の電子化が大きく前進

SB C&S株式会社

SB C&S

創業

2014年

所在地:東京都

従業員数:1,865人(2020年4月)

https://cas.softbank.jp/

80%

電子契約の割合が伸長

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課題

「場所にとらわれない働き方」を全社的に推進するため、契約手続きを完全電子化したい。

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成果

  • 電子契約への移行促進
  • 契約手続きのコスト削減
  • コンプライアンスの強化
  • 効率的なリモートワークを 可能に

 「直感的な操作でスムーズに契約業務が進められるので、 現場の社員からも高評価を得ています」

 

 コーポレート管理本部 総務部 部長 制度管理室室長 小笹 浩司氏


SB C&S株式会社は、ICT流通事業、クラウド、AIなどの最新テクノロジーを持つ4,000社以上の商材取り扱いとコンシューマ事業を中心に展開するITディストリビューターだ。10年以上前からペーパーレスに取り組んできた同社だが、50%まで紙の使用は減ったものの、契約書に関しては紙のやり取りが未だに多かった。その課題の解決と、さらなる働き方改革の一環として2020年、社内での緻密なテストを経てAdobe Signを導入。契約手続きの全面電子化に踏み切った。

 場所にとらわれない働き方を検討し電子サイン= Adobe Signが浮上

SB C&S株式会社は、ソフトバンクグループ創業者の 正義氏が1981年に立ち上げたソフトウェア卸売業を引き継ぐITディストリビューターだ。主力である法人ICT事業において、現在取引がある販売パートナーは約1万社。当然その契約に至る業務も膨大なものとなっている。社内では「場所にとらわれない働き方」を推進していたが、業務内容を精査する中で、さらなるペーパーレスの推進と契約業務の完全な電子化を検討。その有力候補としてAdobe Signの名前が上がった。

 働き方改革の一環として契約手続きの電子化を推進

同社は、環境マネジメントシステムの国際認証である「ISO14001」を取得した15年前に“環境負荷低減”という観点から、紙ではなく電子契約への移行を進めていた。しかし、契約書作成から社内承認までのワークフローに留まり、以降の取引先と交わす契約業務は紙をベースとしたものも多かった。その経緯について、コーポレート管理本部総務部部長兼制度管理室室長の小笹浩司氏はこう振り返る。

 

「紙ベースの契約手続きは人手が関わる部分が多く、業務効率化という点でも、コンプライアンスという点でも制約が少なくありません。契約手続きの完全な電子化は当初から目標としていたのですが、15年前には電子契約の正当性を担保する仕組みの選択肢も少なく、現状では難しいとの判断となっていました」

 

自社内でのユーザーテストを経てAdobe Signを選定

 

その後、働き方改革の一環として、“場所にとらわれない働き方への移行”を全社的に推進する中、再浮上したのが契約手続きの完全な電子化だった。同社では他の電子印鑑システムにより契約手続きの電子化を図っていたが、利用率は5割に留まっていた。再びチャレンジするにあたり、まず行ったのは主要な電子契約サービスを評価し、検証する作業だった。

 

「具体的には、ガバナンス、ユーザビリティ、コストの三つの要素がありました。いくつかの電子サインソリューションを実際に社内でユーザーテストを行ったうえで評価をもらい、最終的にAdobe Signを選定しました」とコーポレート管理本部総務部総務企画課課長の川村美穂氏は振り返る。

 

テストは用意した契約手続きのシナリオに沿って、総務部門と技術部門の一部社員が実際に契約手続きを行う形で進められた。

 

「検証したかったのは、迷うことなく手続きが行えるかという点です。社員から使用感に関するAdobe SignのUIへの評価が高かったことに加え、マニュアルを用意しなくても多くの社員が戸惑うことなく手続きを完了できた点も高評価でした。これは導入時の教育コスト削減という観点でも大きな意味を持ちます」(小笹氏)

 

段階を踏んだ入念な準備でスムーズな導入を実現

 

Adobe Signの導入に向けた準備は1年をかけ、社内でのテスト等を経て、4段階に分けて行われた。第1段階は、経理・法務部門との事前調整。この段階では、従来の契約書の雛形をベースに、電子契約へ移行可能な契約書の確認が行われた。第2段階は、取引先のマスター登録等を含む、関連するトランズアクションとの運用の連携構築。第3段階は、社内ユーザーへの説明資料、マニュアルの作成と説明会の実施。第4段階では、イントラサイトや、社内向けのブログやメルマガ配信を通じAdobe Signの利用促進を図っていった。

 

電子契約への移行促進は作業工数の大幅削減に貢献

Adobe Sign導入により、2019年上期時点で53%だった全契約手続き中の電子契約の割合は2020年下期には75%に伸長。単月では80%以上に達した月もあった。ペーパーレスに加えコストと工数の削減効果も大きい。

 

「電子契約移行の効果として挙げられるのが、印紙税や郵送費用が不要になる点と、時間を要していた印刷や製本、封入・発送、保管の手間が不要になったことです。我々の試算では、電子化の進展により処理工数は半減すると考えられます」(小笹氏)

 

また、発送から返信までの郵送に要する期間も不要となった。

 

「これまでは発送してお客様から返送いただくまで、少なくとも4日間はかかっていましたが、このタイムラグがなくなったことで契約までの日数はかなり短くなっています。それに加え、紙をやり取りする上で起こりうる紛失リスクもなくなりました。これはコンプライアンスの面でも大きな効果と捉えています。また、在宅勤務や輪番出勤が定着した現在、契約書原本が戻ってくるまで1カ月以上かかるケースも少なくないため、今後はこうした面の効果も感じられるようになると思います」(川村氏)

 

導入によって得られたコスト削減効果に加え、社内テストと導入準備で得た知見から、同社の顧客へAdobe Signを自信をもって薦めていけるファクターになっている。ICT事業本部MD本部ビジネスソフトウェア統括部第1BSWマーケティング部1課の井上康介氏は語る。

 

「アドビというブランドの信頼性に注目されるお客様は多く、中でも世界標準で使用されているAcrobat、ひいてはPDFとの連携という観点で選ばれるお客様が多数いらっしゃいます。電子契約ドキュメントはPDF形式で保存することになりますが、その見読性が長期にわたり日本国内のクラウド環境で確実に管理・担保されます。Acrobatを開発したアドビならではということもあり、お薦めする際も重要なポイントになります」

さらなる業務効率化を目指しAdobe Signの機能活用も検討

同社では、グローバルソフトウェアやクラウドサービスとAdobe Signの連携性に着目し、今後はCRMやSFAといった社内システムとの連携も検討したいという。

 

「Adobe Signはさまざまなシステムとの連携性が充実していることもあり、今後は社内システムとの連携も検討していこうと考えています。直近で活用したいと思っている機能は『Megaサイン』です。同じフォーマット書類を一斉送信し署名捺印を収集できるこの機能は、何百・何千と回収しなければならない書類が出てきた場合、紙とは全く違い、非常に効率的に回収できるのではと期待しています」

 

緻密なテストで得たノウハウとともに実践導入されたAdobe Signが、同社が進めてきたペーパーレス、働き方改革をさらに加速させるのは間違いない。

 

 

※掲載された情報は、2021年1月現在のものです。

小笹 浩司 氏

コーポレート管理本部 総務部 部長 小笹 浩司氏

井上 康介 氏

ICT事業本部 MD本部 ビジネスソフトウェア統括部 第1BSWマーケティング部1課 井上 康介

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