Adobe Sign とkintoneの連携で、煩雑な雇用契約業務の効率化を実現

新京成リテーリングネット株式会社

新京成リテーリングネット株式会社

事業内容:駅構内のセブン-イレブン店舗、臨時売店、宅配便ロッカー、自動販売機の運営

従業員数:19名

https://www.shinkeisei.co.jp/corporate/group_list/retailingnet/

京成グループ企業として、新京成線261011カ所構内セブン-イレブン店舗運営。ほか構内ある臨時売店管理行い、菓子服飾・雑貨など物品販売するなど、売上堅調拡大いる。

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課題

駅構内コンビニ11店舗のアルバイトの雇用管理を効率化したい。

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成果

・顧客契約業務の効率化

・人材配置の最適化

・ペーパーレスの実現

・多言語対応の実現


「Adobe Sign導入は、雇用契約業務だけなく、会社業務全般効率役立っいるので、費用効果非常高いです」

 

代表取締役 石川 雄介氏

新京成線構内セブン-イレブン店舗11店舗運営する京成リテーリングネット株式会社自社行っベース雇用契約業務電子着手。Adobe Signクラウドサービスkintone連携せることで、早期全社展開できる業務基盤整備た。作業時間大幅短縮人材配置最適実現ほか書類保管・整理する作業不要なるなど、顕著導入効果表れいる。

駅構内で運営しているコンビニの雇用契約業務の効率化に着手

京成リテーリングネット株式会社千葉ある新京成電鉄グループ会社で、構内セブン-イレブン店舗はじめ宅配便ボックス自動販売運営行っいる。セブン-イレブン店舗2013セブン-イレブンジャパンFC加盟し、1開店以降店舗増やし、現在11店舗展開、鉄道利用のみなら周辺から集客売上着実伸ばしいる。一方で、利益高めるため業務改善積極取り組んおり、その一環として着手セブン-イレブン11店舗雇用契約業務電子だ。

 

「以前は、当社雇用契約業務全てベース行わました。総務作成契約書類印刷て、店舗持参ながらやりとりので、無駄時間非常多かっです」代表取締役石川 雄介語る。

 

そうした中、給与システム導入店舗PC配布それにより、雇用契約業務電子図る準備整っことから、課題解決着手た。

雇用契約書
雇用契約書

総務部からメール送信された雇用契約書。サインが必要な箇所がわかりやすく確認できる。

契約業務の効率化を包括的に実現できるAdobe Signを選定

従来雇用契約業務は、総務毎月11店舗雇用契約更新リストExcel作成し、店舗配布た。それもと店舗店長アルバイト従業契約更新可否確認総務作成雇用契約手渡しサインもらい、それ本社送付た。

 

ところが、アルバイト11店舗260上り、雇用契約更新時期それぞれ異なるため、管理非常煩雑だった。その結果更新契約完了するまでに、1カ月かかっいう

 

雇用契約業務課題について、総務 総務経理 係長 貴子こう語った。「アルバイト雇用契約持ち帰り、出勤提出忘れるケースあっので、なかなかスムーズ処理できませでしそのうえ雇用契約保管ので、必要書類すぐ確認できません。店舗雇用契約状況リアルタイム把握できないこと課題一つでした」

 

そこでグループ会社取引実績あっk&iソリューションズ株式会社相談。提案が、Adobe Signkintone連携業務改善ソリューションだった。まず、業務アプリ自社簡単作成できるkintone先行導入し、操作慣れ段階Adobe Sign連携コネクタAdobe Sign導入。それにより、kintoneクラウドサービス雇用契約書類やりとり電子サイン円滑行える環境整えた。

 

k&iソリューションズ株式会社村上 啓一は、Adobe Sign提案理由こう説明する。Adobe Sign選定理由三つあります一つ雇用契約署名だけなく給与振込口座情報提出など付帯する契約業務電子包括行えることです二つ多言対応いることです外国アルバイト多いため母国署名できる仕組み必須でし三つkintone連携せること文書送信管理まで一貫行えることですほかツール利用する必要ないので学習コスト最小限抑え早期運用できる利点あります」

約1カ月半かかっていた更新契約が10日で完了

実際、システム導入スムーズ運び、早期運用実現いる。新規雇用契約行う場合は、アルバイト採用決定段階で、履歴記載メールアドレスAdobe Sign作成雇用契約送信。そこ電子署名返信すれば、kintoneクラウドデータ登録れる仕組みだ。一方、雇用契約更新する場合は、店長kintone契約更新リスト確認し、仕事継続するアルバイト雇用契約メール送信。新規場合同様処理行っいる。

 

Adobe Sign導入ことにより、雇用契約業務かかるコスト大幅改善た。「これまで更新契約1カ月かかっもの10完了し、業務時間4分の1短縮ました。そのおかげ現在業務専念できるようなっます」(総務 総務経理 主任 望月 玲子氏)

 

「雇用契約業務電子ことで、雇用契約書類印刷封入し、それ店舗配布する作業一切なくなり、望月分担雇用契約業務行えるようなりました。書類保管ファイリングする手間省けペーパーレス貢献ます」(総務 総務経理 事務 三好 亜紀子氏)

 

Adobe Signkintoneいずれ操作シンプル簡単あり、PC操作不慣れ年配店長すぐ使いこなせるようなっいう。従来よう雇用契約アルバイト手渡し回収する必要なく、個々アルバイト雇用契約状況リアルタイム確認できる喜ばいる。

 

「従業からも、メールやりとりによって好き時間サインできるや、スマートフォン撮影本人確認書類PDF添付できるすごく便利なっ好評です。従業外国多いですが、メールメッセージそれぞれ母国変換送れすぐ対応くれるので、雇用契約回収100なりました」(辻氏)

臨時売店の出店申込書や承認申請業務にも有効活用

京成リテーリングネットは、今後構内臨時売店出店申込出店事業請求など、現在発行いる書類電子図っいく考えだ。さらに従業交通など申請承認業務Adobe Sign活用し、効率行うこと検討いる。

 

当社は、従業何役仕事こなしいるので、それぞれ業務負担軽減できる基盤整っ効果大きいです。今後無駄作業なくし利益高めるため積極活用いきます」(石川氏)

新京成リテーリングネット株式会社

(左から)望月 玲子氏、 貴子氏、石川 雄介氏、三好亜紀子氏

k&iソリューションズ株式会社 村上 啓一氏

村上 啓一氏

 

掲載情報20219現在ものです。 


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