建設現場のICT 化に伴い、現場事務所におけるICT 機器のニーズも日増しに高まっている。三井住友建設グループ企業の現場事務所を中心に、複合機やPC・周辺機器を調達し提供するSMCコスモソリューションズ株式会社は、年間でおよそ1,000 件におよぶ受注処理の手間が以前から大きな課題になっていた。この課題を同社は、Adobe Acrobat Sign による電子サインとkintoneとの連携による商談管理システムの構築によって解決した。
PC物販事業の伸長で受注管理の簡素化を目指す
SMC コスモソリューションズ株式会社は、三井住友建設グループのアウトソーシング企業の1 つだ。今日の事業内容は、システム開発、導入支援、運用保守を担うICT 事業と、ドキュメント印刷や総務事業委託などを担うコーポレートサービス事業の大きく2つに分けられる。
元々は建設現場で多く利用されるA0、A1 といった大判サイズの図面出力サービスを主に行ってきた。同社がICT 事業を手掛けるようになった背景には、グループの業務体制見直しに伴う、親会社である三井住友建設のICT部門の吸収があった。その後、同社はグループ内のシステム開発や運用といった従来の業務に加え、PC物販や複合機リースなどの新事業も開始。建設現場におけるペーパーレス化の進展もあり、ICT 事業の比重は年々高まり、同社の売り上げの大半を占めるようになっている。こうした中、新たな課題として浮上したのが受注処理の手間だった。同社の取締役であり ICT 事業部長の結城 陽治氏はこう説明する。
「当社は現場事務所の通信インフラ整備からPC、複合機の納品まで一括で請け負うビジネスを行っています。顧客はグループ企業が中心ですが、PCやその周辺機器に限っても、年間で約1,000 件もの注文が入ります。
それらの見積書、注文書、注文請書の発行をはじめとする受注処理を僅か3 名の社員が担当しているため、効率よく業務を行うことが以前から求められていました」
帳票発行と進捗管理にAdobe Acrobat Signとkintoneを活用
同社は大きく分けて2つの業務課題を抱えていた。1つは、帳票の発行に必要な工数の多さである。
「当社は、既にクラウド型のワークフローシステムを導入し、帳票の社内承認をテレワーク時においても行える体制を整備していました。しかし最終的には、見積書などを一度紙に出力し、出社して社判を総務の担当者に押印してもらった後、PDF化してからお客様にメールで送信する必要がありました。総務の担当者と出社日が合わないと、社内承認が済んでいてもすぐお客様に送付できず、承認からお客様への送付まで一週間以上空いてしまうこともあったため、その改善が急務でした」
もう1つの課題は、受注案件の効率的な進捗管理だ。これまで商談の進展状況はワークフローシステムやメールで個別に確認するほかなく、案件の進捗状況を可視化する仕組みが強く求められていた。
受注処理作業の効率化と進捗管理の強化を図るため、同社は電子サインソリューションの導入を検討。サイボウズ社のkintoneとAcrobat Signを連携させた仕組みの構築に踏み切った。
kintoneはブラウザ上で業務に必要なシステムを構築できるクラウドサービスで、プログラミングの知識がなくても簡単に扱えるのが特長だ。同社は、まずkintone上で見積書などを作成できる業務アプリを6つ開発。Acrobat Signは、そのアプリに組み込む形で設計した。ワークフローシステムで社内決裁が完了した受注データがkintoneに自動反映され、担当者は顧客へ送る帳票をkintoneの業務アプリで作成。アプリ内のボタンを押すだけで、連携したAcrobat SignからPDF文書が添付されたメールが送られる仕組みを構築した。顧客が署名すると、PDF文書がkintone内に自動保存される仕様のため、以前のように紙の帳票をスキャンしてデータ化する手間も省略された。
電子サインソリューションにAcrobat Signを採用した理由を、結城氏はこう説明する。
「帳票の真正性を担保する上で、認証局などのサービスが継続されることが大きな意味を持ちます。そのような意味でAcrobat Signは信頼に値すると判断したことや、他のソリューションと比べてリーズナブルな価格だったことも選定理由の1つでした」
kintoneアプリの要件定義には約1年かけ、試行錯誤の末に2022年1月から本格的な運用を開始。元々利用していたワークフローシステムとkintone、そしてAcrobat Signの一体化を実現させた。
