공급업체를 위한 재고 관리 전략

Vendor managed inventory

재고 관리는 일반적으로, 리테일 업체가 요구 사항을 예측하면서 이뤄지므로 정확하지 않을 수 있습니다. 제품을 너무 많이 구매하면 과다 지출을 할 수 있고, 너무 적게 주문하면 판매 기회를 놓칠 수 있습니다. ‘공급업체 재고 관리’를 도입하여 판매자 또는 공급업체가 재고를 관리하게 하면 이러한 문제가 해결됩니다.

공급업체 재고 관리의 이점과 성공적인 구현 방법을 살펴봅니다.

공급업체 재고 관리(VMI)란?

‘공급업체 주도형 재고 관리’로도 불리는 공급업체 재고 관리(Vendor Managed Inventory, 이하 VMI)는 공급업체가 리테일 업체의 재고를 관리하는, 공급업체와 리테일 업체 간의 파트너십을 의미합니다. 구매자(리테일 업체)가 아닌, 판매자(공급업체)가 재고를 관리하도록 하는 재고 관리 시스템을 일컫기도 합니다.

즉, 공급업체가 리테일 업체의 재고 수준을 파악하여 재고가 필요한 시기를 결정하므로, 리테일 업체는 선반을 채우기 위해 재고를 적극적으로 주문하지 않아도 됩니다.

VMI의 목표는 양 당사자의 재고 관련 비용을 줄이는 것입니다. 공급업체가 재고를 관리하면 필요한 경우에만 재고가 보충되므로 리테일 업체는 과잉 재고를 예방하고, 관리 비용을 절감할 수 있습니다. 또한, 예측 가능한 비즈니스 패턴이 만들어지므로 공급업체의 운영이 한결 간소해집니다.

VMI 시스템 방식

VMI는 다음과 같은 점에서 일반적인 재고 관리 시스템과 다릅니다.

VMI는 판매자와 구매자 간의 강력한 커뮤니케이션 시스템을 기반으로 합니다. 먼저, 양 당사자는 성공 지표를 설정하고 파트너십 약관에 동의합니다.

그런 다음에 공급업체는 제품을 리테일 업체에 배송합니다. 이 프로세스 전반에서 리테일 업체는 현재의 재고 데이터를 공급업체에 제공하여 공급업체가 재고 수준과 구매 트렌드를 모니터링할 수 있도록 합니다. 이 데이터가 없다면 VMI는 진행할 수 없습니다.

공급업체는 리테일 업체가 공유하는 데이터를 사용하여 필요에 따라 새로운 재고를 배송하므로, 리테일 업체의 부담이 줄어듭니다. 공급업체는 제작 시간, 배송 지연, 예상 리드 타임을 가장 잘 알고 있습니다. 언제 얼마나 재고를 배송해야 하는지 알면 VMI의 잠재적인 비용 절감 효과를 얻게 됩니다.

프로세스의 특정 단계에서 리테일 업체는 새로운 재고에 대한 비용을 지불합니다. 지불 일정은 공급업체와 체결한 계약에 따라 결정됩니다. 계약은 리테일 업체마다 다릅니다. 재고가 도착할 때 지불하는 업체가 있는가 하면, 재고가 판매될 때 지불하는 업체도 있습니다.

반려동물 용품 매장이 VMI를 사용하여 사료 재고를 관리한다고 가정해 보겠습니다. 반려동물 용품 매장은 특정 브랜드의 사료로 선반을 채우고, 해당 사료 회사의 재고 관리자는 반려동물 용품 매장으로부터 정기적인 판매 데이터를 받습니다. 재고 관리자는 양 당사자가 설정한 매개 변수와 목표를 기반으로 해당 매장에 사료를 언제 얼마나 재입고할지 결정합니다.

VMI는 다양한 공급업체의 광범위한 제품을 판매하는 매장에 특히 유용합니다. 다양한 상품을 관리하는 일은 리테일 업체에는 버거울 수 있으므로, 공급업체가 책임지는 것이 두 회사 모두에게 편리합니다.

VMI의 이점

VMI는 공급업체와 리테일 업체 모두에 많은 이점을 제공합니다. 즉시 얻을 수 있는 이점으로는 간접 비용 절감, 정확한 예측, 리테일 업체의 리스크 감소 등이 있습니다.

비용 절감

VMI의 주요 이점은 기업이 공급망의 모든 영역에서 비용을 절감할 수 있다는 것입니다. 공급업체가 재고를 관리하기 때문에 리테일 업체는 재고 계획에 걸리는 시간을 줄일 수 있습니다. 또한 불필요한 주문과 과도한 저장 공간도 줄어듭니다. 재고가 적을수록 운반 비용도 낮아집니다. 대부분의 경우, 리테일 업체는 재고가 판매될 때까지 해당 재고의 비용을 지불하지 않습니다. 따라서 다른 비즈니스 요구 사항에 필요한 더 많은 자금을 확보할 수 있습니다.

여러 리테일 업체의 재고를 관리하면 공급업체도 비용을 절감할 수 있습니다. 공급업체가 재고 배송을 제어하면 공급업체의 일정이 간소해지고 훨씬 잘 예측할 수 있습니다.

리스크 최소화

공급업체와 직접 협력하면 리테일 업체는 재고를 너무 많이 주문하거나 부족해지는 리스크가 줄어듭니다. 또한 공급업체가 재고를 제어하기 때문에 제품이 빠르게 판매되지 않음으로써 발생하는 리스크를 전가할 수 있습니다.

정확한 예측

리테일 업체와 공급업체 간의 지속적인 데이터 흐름을 통해 재고 업데이트와 주문을 일관되고 시기적절하게 처리할 수 있습니다. 다른 공급망 관리 시스템은 대략적인 예측을 기반으로 하지만, VMI는 현재의 판매 현황을 재고 주문을 위한 지침으로 사용합니다.

공급업체는 또한, 여러 리테일 업체의 데이터를 함께 분석하여 지역 트렌드를 파악하고 계획할 수 있습니다.

공급업체와의 관계 강화

VMI는 리테일 업체와 공급업체 간의 윈윈 전략입니다. 모든 것이 원활하게 진행되면 둘 사이의 관계는 더욱 강화됩니다. 리테일 업체는 제품 공급에 대한 부담을 덜어내고, 공급업체는 장기적인 비즈니스 전망을 견고히 할 수 있습니다.

VMI를 시작하려면 신중한 전략이 필요합니다. 많은 리테일 업체는 긴 온보딩 프로세스를 반복하지 않기 위해 VMI 공급업체에 대한 충성도를 높입니다.

재고 수준 관리에서의 자유로움

재고 수준 관리는 리테일 업체를 비롯한 모든 판매자가 끊임없이 챙겨야 하는 작업입니다 . 회사가 판매하는 제품이 많을수록 이는 더욱 복잡합니다.

VMI를 사용하면 리테일 업체는 이에 대해 걱정하지 않아도 됩니다. 재고 수준을 모니터링하고 구매 주문을 발송하는 데 걸리는 시간에 다른 작업을 처리할 수 있습니다. VMI로 재고 수준을 관리하면 팀 업무의 효율성도 높아집니다.

VMI는 판매자가 재고 수준을 유지하는 데도 도움이 됩니다. 공급업체가 데이터를 기반으로 장기적인 계획을 세우고 여러 리테일 업체 간의 배송을 관리할 수 있다면 제품을 보다 효율적으로 전달할 수 있기 때문입니다.

실수로 인한 오류 감소

오입력과 같은 의도하지 않은 휴먼 에러는 여러 면에서 재고 관리를 복잡하게 만듭니다. 한 부서가 특정 제품 주문을 누락하거나, 계산을 잘못할 수도 있습니다. 이와 같은 크고 작은 실수는 때로 엄청난 비용 손실로 이어집니다. 실제로, 리테일 업체에서 주문 수량을 입력할 때 ‘0’을 여러 번 입력하는 경우가 종종 있습니다.

VMI는 공급업체가 주문을 책임지기 때문에 팀이 제품을 잘못 주문할까 봐 걱정하지 않아도 됩니다. 공급업체가 범한 오류는 그들이 해결할 일입니다.

잠재적인 문제 예방 가이드

아무리 완벽한 시스템이라도 새로운 시스템을 도입하면 초기에 몇몇 문제가 발생하기 마련입니다. 잠재적인 문제를 조기에 파악하면 이후 발생할 복잡한 문제에 대비할 수 있습니다.

공급업체의 데이터 처리 능력 파악

공급업체는 재고 데이터를 제대로 파악해야 합니다. 그렇지 않으면 전반적인 운영이 즉시 중단될 수 있습니다. 공급업체가 리테일 업체의 데이터를 분석하고 새로운 재고를 주문할 시기를 파악하는 능력은 성공적인 VMI에 필수입니다. 이 책임은 공급업체에 있으므로, 리테일 업체는 VMI 파트너를 선택할 때 공급업체의 데이터 처리 능력을 살펴봐야 합니다.

재고 변경 시 명확한 소통

리테일 업체가 신제품을 판매하거나 기존 제품을 판매하지 않기로 결정할 때마다 공급업체와 명확히 소통해야 합니다.

신제품의 경우, 공급업체가 예측해야 하는 항목에 해당 데이터가 없기 때문에 다소 어려울 수 있습니다. 따라서 기업은 공급업체와 지속적으로 연락하여 신제품이 얼마나 잘 판매되고 있는지 알려야 합니다.

마찬가지로, 제품 판매가 단계적으로 중단되는 경우 공급업체에 알려 추가 주문이 이뤄지지 않도록 해야 합니다. 오래된 재고를 쌓아두거나 재고를 너무 많이 보유하면 비용이 많이 들며, 이를 보관하느라 공간을 차지하게 됩니다.

판매율이 저조한 재고의 전략적 조정

재고 판매 속도가 느린 제품의 경우, 공급업체 재고 관리 데이터에 해당 재고를 포함하면 과잉 재고에 대해 비용을 지불해야 할 수 있습니다. VMI 사용 시 이러한 상황이 발생하지 않도록 해야 합니다. 타겟 시장과 판매 내역을 주의 깊게 살펴보면서 배송하려는 제품을 전략적으로 조정하세요.

수요 급증에 대응하는 유연한 관리

수요가 예기치 않게 급증하면 많은 공급업체는 재입고 시기와 수량을 정확히 예측하기 어렵습니다. 그렇게 되면 리테일 업체에는 한동안 재고가 부족할 수 있습니다. 공급업체가 재고를 유연하게 관리할수록 리테일 업체는 더 많은 재고를 빠르게 받을 수 있습니다.

가끔 수요가 급증한다고 해서 전반적인 세일즈 목표에 큰 영향을 미치는 것은 아니지만, 공급업체를 검토할 때 수요 급증에 대응할 수 있는 유연성에 대해서도 논의하세요.

정확한 커뮤니케이션

VMI가 실패하는 원인 중 하나는 공급업체와 리테일 업체가 제대로 소통하지 않기 때문입니다. 모든 잠재적인 문제는 공급업체와 리테일 업체가 열린 마음으로 소통하고 서로를 도우면 해결할 수 있습니다.

공급업체가 주로 책임을 지지만, 그렇다고 해서 리테일 업체에 책임이 없는 것은 아닙니다. 자주 소통하고, 정확히 업데이트된 데이터를 제공하세요.

VMI software dashboard

VMI 성공 비법

커뮤니케이션은 성공적인 VMI를 위한 가장 중요한 노력이지만, 다른 성공 비결도 있습니다. 한계치와 수수료를 미리 설정하고, 목표와 성공 지표를 명확히 하고, 공급업체에 풍부한 데이터를 자주 제공하고, 공급업체가 모든 변경 사항을 최신 데이터로 유지하도록 하세요.

1. 한계치와 수수료를 설정합니다

먼저, 적절한 한계치를 서면으로 설정합니다. 주어진 시간에 보유할 수 있는 재고의 양과 보관할 수 있는 공간에 대한 제한선을 정하는 것이 중요합니다. 리테일 업체는 재고 비용 지불 시점(도착 시 또는 판매 시)과 판매되지 않은 재고에 대한 반품 정책을 설정해야 합니다.

공급업체는 관리할 것으로 예상되는 재고에 대해 잘 알아야 합니다. 그리고 모든 비용은 계약을 체결하기 전에 결정해야 합니다. 그렇지 않으면 양 당사자에게 원치 않는 수수료가 발생할 수 있습니다.

2. 목표와 성공 지표를 정합니다

장기적인 목표를 설정하고 이를 측정하는 데 사용할 지표를 정합니다. 양 당사자 모두 달성하려는 목표가 있어야 합니다. 그러면 단기적인 문제가 발생할 때 공급업체와 리테일 업체 모두 원활하게 해결할 수 있습니다.

양측은 계약을 통해 얻을 수 있는 이점을 잘 알고 있어야 하며, 이를 뒷받침할 데이터가 있으면 모두가 만족할 것입니다.

3. 풍부한 데이터를 자주 제공합니다

VMI는 양 당사자 간의 데이터 흐름 없이는 이뤄질 수 없습니다. 여기에는 재고 수준, 판매량 등 공급업체가 기업의 재고를 잘 관리하는 데 도움이 되는 다양한 정보가 포함됩니다.

공유할 수 있는 데이터가 많을수록 좋습니다. 하지만, 데이터 유출이나 공급업체 관리 부실에 대비하여 데이터를 안전하게 보호해야 합니다. 공급업체와의 계약에 기밀 유지 계약을 추가하여 원치 않는 문제를 방지하세요. 독점 데이터가 있다면 공급업체의 업무 수행 능력에 방해되지 않는 선에서 해당 데이터를 공유하지 않도록 할 수 있습니다.

4. 공급업체가 최신 데이터를 유지하도록 합니다

자동화된 실시간 데이터는 공급업체가 최신 데이터를 유지하는 최고의 방식입니다. VMI 시스템은 실시간 데이터를 전달할 수 있어야 합니다. 이러한 시스템을 도입할 예산이 없다면 데이터가 자주 전송될 수 있도록 업데이트 일정을 예약하세요.

업데이트된 데이터를 제공할 뿐만 아니라, 기업의 매출 또는 재고 수준에 영향을 미칠 수 있는 변경 사항에 대해서도 공급업체와 논의합니다. 계절적 요인, 수요 급증, 판매율이 저조한 제품, 새로운 경쟁, 신규 세일즈 채널 등 이 모든 것이 재고 요구 사항에 영향을 줄 수 있습니다. 이러한 변경 사항에 공급업체가 미리 대비할수록 좋습니다.

시작하기

VMI는 비용과 리스크를 줄이고, 재고 수준을 정확히 예측 및 관리하고, 공급업체와 리테일 업체 간의 관계를 강화하고, 실수로 인한 입력 오류를 최소화할 수 있습니다.

성공적인 VMI를 위한 첫 단계는 서드파티 물류 제공업체의 시스템과 원활하게 통합할 수 있는 e커머스 솔루션을 확보하는 것입니다. 또한, 원활한 재고 관리를 위해 들어오고 나가는 모든 데이터를 완벽하게 제어할 수 있어야 합니다.

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