Jai Gulati는 사람, 프로세스, 기술을 중요하게 생각합니다. 그는 "프로세스와 기술은 결국 사람을 위한 것입니다. 우리는 사람을 지원하는 최고의 기술과 최고의 프로세스를 만들려고 노력합니다”라고 말합니다.

IT, 금융 서비스, 통신 기업을 다년간 두루 경험한 Gulati는 혁신을 주도하는 생명공학 기업 Regeneron에 IT 운영 부문 글로벌 총책으로 합류했고, 지금은 애플리케이션 서비스 및 인텔리전트 자동화 부문 글로벌 총책을 맡고 있습니다. Regeneron은 암, 중증 안과 질환, 에볼라 바이러스와 같은 중증질환 치료제의 연구 및 신약 개발에 집중하고 있습니다. 최근 이 회사는 코로나19 치료 및 예방에 관한 연구로 기사의 헤드라인을 장식한 바 있습니다.

“Regeneron의 직원은 환자를 돕고, 치료제를 찾고, 올바른 일을 하는 데 열정적입니다. 제가 오랫동안 이 회사에서 근무하는 이유이기도 하죠”라고 Gulati는 말합니다.

Adobe Acrobat Sign을 통한 표준화

Gulati는 IT 인프라의 대대적인 혁신과 함께 애플리케이션을 전면 재검토했습니다. “기술과 프로세스는 환자에게 큰 영향을 줍니다. 과학자가 중대한 발견을 하고, 임상시험용 의약품을 연구 및 제조하고, 이를 필요한 환자들에게 전달하기까지 모든 과정에서 많은 기술이 활용되기 때문입니다”라고 Gulati는 설명합니다.

Gulati는 지속 가능하고, 확장성과 안정성이 뛰어난 애플리케이션과 프로세스를 전사적으로 전달하는 일을 주 업무로 하는 애플리케이션 서비스 팀을 구성했습니다. 강력하고 민첩한 기반을 구축해 몇 달이 아니라 몇 주 안에 IT 서비스를 제공하는 것이 목표입니다. 이 팀은 회사 전반에 사용 중이던 애플리케이션을 검토하면서 여러 그룹이 디지털 문서 워크플로우를 위해 Adobe Acrobat Sign을 이용하고 있다는 사실을 알게 되었습니다.

제약 및 의료 분야에서 문서화는 매우 중요하며, 대부분 문서에 서명이 필요합니다. 예를 들어, 제조 팀은 FDA 및 규제 당국의 요구 사항에 따라 세부 기록을 표시해야 합니다. 다른 기업과 마찬가지로, 새로운 계약서, 채용 제안서, 서버 액세스 인증 등 다양한 서명이 필요합니다.

일부 그룹은 서명 및 문서화 과정을 간소화하기 위해 독자적으로 Adobe Acrobat Sign을 사용하기도 했습니다. 하지만 조직마다 다양한 활용 사례가 있는 만큼, 애플리케이션 서비스 팀은 Adobe Acrobat Sign을 엔터프라이즈 서비스로 배포하기로 했습니다.

“Adobe Acrobat Sign의 엔터프라이즈 접근 방식을 통해 SSO(Single Sign-On) 등의 기능을 이용하고 표준 아키텍처로 개인정보 보호 및 보안을 강화했습니다. Adobe Acrobat은 회사 전체에서 이미 사용되고 있었기 때문에 직원들이 친숙하고 신뢰할 수 있는 공급업체로부터 e서명 솔루션을 도입할 가능성이 높다는 것을 잘 알고 있었습니다”라고 Gulati는 말합니다.

원격 서명으로 팬데믹에 대응

Gulati는 직원들이 어디서나 효율적으로 작업하도록 하기 위해 디지털 전략에 Adobe Acrobat Sign을 포함했습니다. 이 시범 프로그램을 시작한 지 2주 만에 코로나19 팬데믹이 시작되었고, 직원들은 재택근무 체계로 전환했습니다. 더불어 Adobe Acrobat Sign의 사용량이 급증했습니다.

“Adobe Acrobat Sign을 새로운 그룹에 배포하는 데 2주밖에 걸리지 않습니다. 역량 있는 파트너와 협업했기에 가능한 일이죠. 정확한 예측을 통해 모든 기술은 계획한 대로 완벽하게 작동했으며, 새로운 사용 사례에 대한 민첩성도 확보했습니다. 이를 통해 목표를 빠르게 달성하고 있습니다”라고 Gulati는 말합니다.

빠른 서류 작업으로 연구 가속화

Adobe Acrobat Sign은 이제 Regeneron의 모든 부서에서 사용되고 있습니다. 가장 많이 사용하는 부서가 법무 팀과 제조 팀입니다. 법무 팀은 비밀유지 협약서, 업무 기술 협약서, 외부 변호인과의 업무 계약서 등 모든 유형의 법률 문서에 들어가는 서명에 Adobe Acrobat Sign을 사용합니다. 제조 팀은 엄격한 규정 준수를 위한 의약품 개발 과정의 모든 단계를 Adobe 솔루션으로 문서화합니다.

애플리케이션 서비스 팀은 Regeneron의 모든 팀과 협력하여 문서 워크플로우를 디지털화하고 자동화하기 위해 Adobe Acrobat Sign 템플릿과 웹 양식을 만들었습니다. Adobe Acrobat Sign으로 작업하면서 각 팀은 자동으로 문서를 작성하고, 서명과 승인을 받아야 하는 이해관계자에게 해당 문서를 전송하고, 각 문서의 서명 상태를 추적합니다. 서명자가 문서를 일일이 인쇄하고 스캔할 필요가 없으므로 빠르고 간편하게 서명합니다.

“Adobe Acrobat Sign을 이용하면서 팀 효율성이 향상되었고, 서로 연결된 상태에서 쉽고 빠르게 문서를 처리할 수 있게 되었습니다”라고 Regeneron의 서비스 전달 선임 관리자 Anand Shah는 말합니다.

그는 또한 “자동화된 Adobe Acrobat Sign 웹 양식으로 전환한 이후 일부 팀은 효율적인 프로세스로 $633,000의 비용과 4,608시간을 절약했습니다. 종이 사용률이 현저히 낮아지면서 물 소비량도 9,842L 절약하고 있죠”라고 덧붙입니다.

기술 파트너와 통합으로 액세스 확장

애플리케이션 서비스 팀은 Adobe 에코시스템의 기술 파트너와 통합을 우선으로 수행하여 Adobe Acrobat Sign을 Veeva, Microsoft 365, Teams 등 다양한 애플리케이션으로 빠르게 확장하고 있습니다. iCertis와의 통합으로 HR 팀과 인재발굴 팀은 채용 계약서를 자동으로 생성해 iCertis 인터페이스를 사용하여 서명을 위해 전송할 수 있습니다. 이 프로세스를 자동화하면서 계약서 처리 시간을 2시간에서 4.8분으로 96%나 단축했습니다. 매년 수천 건의 계약서를 처리해야 하는 팀에는 엄청난 절감 효과입니다.

HR 팀은 Workday 통합을 활용해 매년 수천 건의 내외부 채용 제안서를 처리합니다. 수동 프로세스를 자동화하면 연간 320만 달러를 절약하고, 인쇄 및 종이 비용이 거의 들지 않으며, 2만 3,000시간을 절약할 수 있습니다.

“5년 후를 예측하기 힘들만큼 기술이 빠르게 변화하고 있습니다. 우리는 Adobe Acrobat Sign을 통해 개선이 가능한 업무 프로세스를 계속해서 발굴하고 있습니다. 이를 통해 내부 프로세스를 개선하고, 제조 팀의 업무를 간소화하고, 연구 팀을 지원하여 ‘과학으로 환자를 살린다’는 우리의 미션을 보다 효율적으로 달성할 수 있을 것입니다”라고 Gulati는 말합니다.

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