Digitaler Wissensvorsprung.

Bildungsmedienverlag Cornelsen gestaltet Vertragsprozesse mit Acrobat Sign transparenter und günstiger.

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Gegründet

1946

 

Beschäftigte: 1300

Berlin, Deutschland

www.cornelsen.de

30 Prozent Kostenersparnis

erzielt Cornelsen durch den Wechsel zu digitalen Unterschriften.

Produkte:

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Ziele

Höhere Prozesseffizienz für Vertragsunterschriften.

Einfache Kombination mit vorhandenen Office-Tools von Microsoft.

Intuitive Workflows ohne nennenswerten Schulungsbedarf.

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Ergebnisse

50% Zeit und 30% Kosten gespart durch digitales Signieren und Versenden.

Standard-Schnittstellen für Büro-IT ermöglichen nahtlose Integration.

Zugängliches Bedienkonzept für alle mit einfacher PC- und Smartphone-Erfahrung.

Cornelsen verlegt die Bildung in die digitale Ära

Der Cornelsen Verlag ist einer der führenden Anbieter von crossmedialen Bildungsmedien im deutschsprachigen Raum. Er ist Vorreiter darin, immer wieder neue technologische Möglichkeiten auszuloten, mit denen Menschen ihr Wissen erweitern und teilen können. Das betrifft nicht nur das klassische Schulbuch, das das Unternehmen durch die Verzahnung etwa mit E-Books, Apps und Video-Tutorials zu einem hybriden Unterrichtsmittel weiterentwickelt hat. Außer für das Produktsortiment ergreift das Unternehmen auch für die Prozesse im eigenen Haus die Chancen der Digitalisierung. Mit elektronischen Signaturen von Adobe Acrobat Sign gestaltet der Verlag die Geschäftskommunikation viel transparenter und kostengünstiger.

Auch im Büro braucht Wissensvermittlung kein Papier mehr

„Schon lange vor der Digitalisierung verstanden wir uns als technologiefreundliches Unternehmen, das alle Möglichkeiten nutzt, die die neuen Medien und Endgeräte jeder Ära mit sich bringen. Unsere Kommunikation mithilfe von Acrobat Sign auf das papierlose Büro auszurichten, war der nächste logische Schritt“, erinnert sich Andreas Jäkel, der als Team Lead Back Office in der Verlags-IT speziell diese cloud-basierte Arbeitsplatzinfrastruktur verantwortet. 

 

Das Vertragswesen identifizierte das Unternehmen im Jahr 2019 als Bereich, in dem der Wechsel zu elektronischen Signaturen einen besonders wertvollen Wissensvorsprung verspricht. Das Ziel: umständliche Papierprozesse in einen effizienten digitalen Informationsfluss verwandeln

 

Für Adobe entschied sich Cornelsen nicht nur wegen der guten Erfahrung mit der Creative Cloud, die ein fester Bestandteil in der Bildungsmedienproduktion des Hauses ist. Auch als eigenständiges Angebot erfüllte Acrobat Sign alle Anforderungen an die gesuchte Lösung.

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Ein auschlaggebendes Kriterium war die einfache Integrationsmöglichkeit in Büroanwendungen von Microsoft. „Acrobat Sign lässt sich leicht in vorhandene Systeme einbinden und entspricht damit voll unserem Digitalisierungsanspruch. Die Verzahnung verschiedener Applikationen ist genau das, was eine effiziente Büro-IT von heute voranbringt“, betont IT-Fachmann Jäkel.

 

Darüber hinaus überzeugte das moderne Nutzungserlebnis. „Was uns besonders gefallen hat: Acrobat Sign ist ein ‚Produkt für alle“, so Andreas Jäkel. „Es ist kein nennenswerter Schulungsaufwand nötig. Wer ein Grundverständnis von Technik und digitalen Abläufen hat, kann damit umgehen.“ Das erleichterte die Akzeptanz unter den Anwender:innen und die Implementation in die Verlags-IT erheblich. In nur drei Monaten war die Signaturlösung von Adobe einsatzbereit.

 

 


„Acrobat Sign lässt sich leicht in vorhandene Systeme einbinden und entspricht damit voll unserem Digitalisierungsanspruch. Die Verzahnung verschiedener Applikationen ist genau das, was eine effiziente Büro-IT von heute voranbringt.“

 

Andreas Jäkel
Team Lead Back Office, Cloud & Workspace Solutions, Cornelsen Verlag GmbH


Klasse Arbeitserleichterung macht schnell Schule

Seit Januar 2020 ersetzt der Cornelsen Verlag immer mehr Unterschriften auf Papier durch elektronische Signaturen mit Acrobat Sign. Zunächst dienten Kaufverträge in der IT als Pilottest. Mit Erfolg. Zusätzlich angetrieben durch den Corona-Schub, machte die Arbeitserleichterung schnell im ganzen Unternehmen Schule. 

 

E-Signaturen von Adobe beschleunigen inzwischen den Abschluss von Vereinbarungen mit Autor:innen und von Lieferverträgen in der Medienproduktion ebenso wie Bestätigungen von Gehaltsmitteilungen oder Inventurauskünften der Beschäftigten. Weil Acrobat Sign für ein höheres Sicherheitsniveau auch die qualifizierte elektronische Signatur mit Zertifikaten von D-Trust anbietet, kann der Bildungsmedienanbieter sogar Personalverträge sicher und rechtsgültig digital erledigen.

 

„Vor allem für unser Arbeitsmodell des Mobile Office hat Acrobat Sign viel bessere Voraussetzungen dafür geschaffen, bei der Abstimmung von Vertragsprozessen sehr schnell reagieren zu können, etwa durch das Unterzeichnen auf Smartphone und Tablet“, berichtet Andreas Jäkel.

 

Davon profitieren zwar natürlich alle Beteiligten, die Unterschriften leisten oder die für ihre nächste Aufgabe auf grünes Licht durch einen Vertragsabschluss warten. Vor allem aber erleichtert dies die Workflows von derzeit 250 Vertragsmanager:innen, also Beschäftigten, die Vereinbarungen verhandeln, erstellen und verschicken. „Früher verursachten die Medienbrüche und der Postversand lange Laufzeiten. Stockte ein Vorgang, war es für unsere Vertragsmanager:innen sehr aufwendig, den aktuellen Aufenthaltsort und Status eines Vertragsentwurfs zu erfahren“, erläutert Andreas Jäkel.

 

Nach dem Wechsel zu Acrobat Sign läuft der Prozess nun deutlich effizienter. „Mit der Lösung lässt sich mühelos nachvollziehen und gegebenenfalls durch die Erinnerungsfunktion gegensteuern, wenn es irgendwo hakt. Damit ist Acrobat Sign eine deutliche Erleichterung für unsere Vertragsmanager:innen, erst recht, wenn sie gerade 20 bis 30 Vertragsvorgänge parallel vorantreiben“, so Jäkel.


„Weil Acrobat Sign nicht nur auf Prozessebene, sondern durch eine echte Schnittstelle auf technischer Ebene in unsere Microsoft-Umgebung integrierbar ist, fällt es besonders leicht, die Vertragskommunikation durchgängig zu digitalisieren.“

 

Andreas Jäkel
Team Lead Back Office, Cloud & Workspace Solutions, Cornelsen Verlag GmbH


Digitales Aha-Erlebnis: E-Signaturen bringen viel und sparen viel

Alles geht viel schneller, weil alle immer Bescheid wissen: Mit Acrobat Sign hat der Cornelsen Verlag seine Büro- und Geschäftskommunikation in der Bildungsmedienbranche messbar effizienter gestaltet. Während die Durchlaufzeit früher inklusive Versand und Zwangspausen für Nachrecherchen oft zehn bis 14 Tage dauerte, ist ein Unterschriftsvorgang jetzt im Normalfall nach einem Kalendertag vollständig erledigt.

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„Dank Acrobat Sign reduziert sich die Prozessdauer pro Vertrag durchschnittlich um die Hälfte auf acht Stunden Arbeitszeit“, resümiert Andreas Jäkel. „Mit weiter zunehmender Routine sind bis zu 85 Prozent Zeitersparnis möglich. Bei einem Aufkommen zwischen jährlich 8.000 bis 10.000 Verträgen summiert sich das zu einem riesigen Mehrwert“, rechnet der IT-Experte vor. 

 

Darüber hinaus spart Cornelsen erhebliche Kosten allein wegen des geringeren Papierverbrauchs ein. „Alle Arbeits-, Prozess-, Papier- und Versandkosten addiert, konnte die Bildungsmedienbranche durch Acrobat Sign die Betriebsausgaben im Vertragswesen bisher um 30 Prozent senken“, stellt Andreas Jäkel der Lösung ein sehr gutes Zeugnis aus.

Zusammen schlauer: Noch mehr Tempo durch Microsoft-Integration

Noch mehr Effizienzpotenzial will Cornelsen durch die zeitnah geplante Verzahnung von Acrobat Sign mit Microsoft Teams heben. Dann lassen sich Unterschriftsprozesse direkt aus dem Chat anstoßen, in dem Beteiligte zuvor den Inhalt des Vertragsdokuments abgestimmt haben. In einer nächsten Ausbaustufe können sie dafür Mustertexte aus einer SharePoint-Bibliothek abrufen und die fertigen Dokumente automatisch im Medienmanagement ablegen.  Ein-Klick-Workflows mit Microsoft Power Automate machen das möglich.

 

„Weil Acrobat Sign nicht nur auf Prozessebene, sondern durch eine echte Schnittstelle auf technischer Ebene in unsere Microsoft-Umgebung integrierbar ist, fällt es besonders leicht, die Vertragskommunikation durchgängig zu digitalisieren“, erklärt Andreas Jäkel. Wegen des einfach zugänglichen technischen Unterbaus prognostiziert der IT-Fachmann, dass die Integration schon in Kürze einsetzbar ist. Und nicht erst nach Jahren, wie bei Software-Projekten sonst mitunter üblich. So schnell lässt sich digitaler Wissensvorsprung heutzutage erzielen.

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