Für Jai Gulati geht es um drei Dinge: Personen, Prozesse und Technologie. „Am Ende sind Prozesse und Technologie sehr wichtig, da beide mit Menschen in Berührung kommen“, so Gulati. „Wir wollen die besten Technologien nutzen und die besten Prozesse entwickeln. Das Ziel besteht jedoch stets darin, Personen optimal zu unterstützen.“

Gulati war jahrelang in den Bereichen Hightech, Finanzdienstleistungen und Telekommunikation tätig. Dann wechselte er zum innovativen Biotechnologieunternehmen Regeneron, zunächst als Global Head of IT Operations und nun als Global Head of Application Services & Intelligent Automation. Regeneron ist bekannt als wissenschaftlicher Pionier, der Therapien erforscht und neue Arzneimittel für schwere Erkrankungen wie Krebs, Blindheit verursachende Krankheiten und das Ebola-Virus entwickelt. In den letzten Jahren war das Unternehmen wegen seiner Arbeit zur Behandlung und Prävention von Covid-19 in den Schlagzeilen.

„Ich mag es, dass alle, die bei Regeneron arbeiten, Patientinnen und Patienten mit Leidenschaft dabei unterstützen, die richtigen Behandlungen für ihre Krankheiten zu finden“, so Gulati. „Aus dem Grund bin ich schon so lange bei der Firma.“

Umstellung auf Adobe Acrobat Sign.

Nach der Beaufsichtigung einer Transformation der IT-Infrastruktur erhielt Gulati den Auftrag, den Programmbestand zu überdenken. „Technologie und Prozesse können Auswirkungen auf Patientinnen und Patienten haben, da verschiedene Tools zum Einsatz kommen. Das reicht von Forschenden, die eine wichtige Entdeckung machen, über die Untersuchung der entwickelten Prüfpräparate bis zur Herstellung und Lieferung an bedürftige Menschen“, so Gulati.

Gulati stellte ein Team für Programmdienste zusammen, das für die Entwicklung nachhaltiger, skalierbarer und zuverlässiger Programme und Prozesse im ganzen Unternehmen zuständig sein sollte. Nach der Entwicklung eines zuverlässigen und agilen Fundaments bestand das Ziel von Gulati darin, IT-Dienste innerhalb von Wochen anstelle von Monaten bereitzustellen. Als das für Programmdienste zuständige Team die im Unternehmen verwendeten Programme prüfte, fand es verschiedene Gruppen, die für digitale Dokumenten-Workflows Adobe Acrobat Sign nutzten.

Dokumentation ist in den Bereichen Pharmazie und Medizin sehr wichtig – und viele der Dokumente müssen signiert werden. Teams in der Fertigung müssen zum Beispiel detaillierte Datensätze pflegen, um Vorschriften der amerikanischen Gesundheitsbehörde FDA und anderer Regulierungsbehörden gerecht zu werden. Wie in vielen anderen Unternehmen gibt es auch täglichen Unterzeichnungsbedarf. Dazu gehören beispielsweise Verträge mit neuen Anbietern, Briefe mit Anstellungsangeboten und Autorisierungen für Server-Zugriff.

Mehrere Gruppen hatten unabhängig voneinander entschieden, zur Vereinfachung des Signatur- und Dokumentationsverfahrens Adobe Acrobat Sign zu nutzen. Gulati erkannte, dass es Dutzende weiterer potenzieller Use Cases im Unternehmen gab. Das für Programmdienste zuständige Team traf die Entscheidung, Adobe Acrobat Sign als Enterprise-Dienst zu implementieren.

„Mit einem Unternehmensansatz für Adobe Acrobat Sign konnten wir Funktionen wie Single Sign-on nutzen und den Datenschutz sowie die Sicherheit auf Grundlage einer Standardarchitektur deutlich verbessern“, so Gulati. „Akzeptanz ist der Schlüssel jeder neuen Technologie. Da Adobe Acrobat im Unternehmen bereits genutzt wurde, wussten wir, dass Angestellte eine E-Signatur-Lösung von einem vertrauten und zuverlässigen Anbieter eher verwenden würden.“

Bewältigung der Pandemie mithilfe von Remote-Signaturen.

Gulati integrierte Adobe Acrobat Sign in eine übergeordnete Digital-Initiative, mit der ermöglicht werden sollte, dass Angestellte von jedem Ort aus arbeiten können. Gerade einmal zwei Wochen nach dem Start des Pilotprogramms zwang die Covid-19-Pandemie die Belegschaft dazu, von zu Hause aus zu arbeiten. Die Nachfrage nach Adobe Acrobat Sign nahm im gesamten Unternehmen zu.

„Es dauert lediglich zwei Wochen, um Adobe Acrobat Sign für eine neue Gruppe bereitzustellen“, so Gulati. „Ein erfolgreicher, schneller Rollout erfordert die Festlegung der richtigen Erwartungen sowie das Arbeiten mit den richtigen Partnern. Keine Technologie funktioniert genauso wie erwartet. Gute Anbieter wie Adobe entwickeln jedoch Innovationen und arbeiten mit euch zusammen, damit ihr eure Ziele erreichen könnt. Außerdem ist es wichtig, agil zu bleiben, da vielleicht neue Use Cases entdeckt werden, an die noch niemand gedacht hatte.“

Schnellere Behandlung dank beschleunigter Formalitäten.

Adobe Acrobat Sign kommt inzwischen im ganzen Unternehmen zum Einsatz. Das Rechts- und das Herstellungs-Team gehören zu den fleißigsten Nutzenden. Die Rechtsabteilung nutzt Adobe Acrobat Sign für das Signieren aller Arten von Rechtsdokumenten (einschließlich Vertraulichkeitsvereinbarungen, Leistungsbeschreibungen sowie Verträgen mit externer Rechtsberatung). Anfertigung von Dokumenten in jeder Phase der Herstellung von Arzneimitteln zur Einhaltung strenger Compliance-Anforderungen.

Das für Programmdienste zuständige Team arbeitete mit anderen Teams von Regeneron zusammen, um Adobe Acrobat Sign-Vorlagen und Web-Formulare einzurichten, die Dokumentations-Workflows digitalisieren und automatisieren. Mit Adobe Acrobat Sign können Teams automatisch Dokumente erstellen und zur Unterzeichnung und Genehmigung an die entsprechenden Personen weiterleiten. Zudem können sie den Fortschritt der einzelnen zu signierenden Dokumente nachverfolgen. Da Unterzeichnende Dokumente nicht mehr ausdrucken und einscannen müssen, lassen sich benötigte Dokumente deutlich schneller und einfacher signieren.

„Adobe Acrobat Sign steigert die interne Effizienz. Außerdem können wir die Interaktion mit Unterzeichnenden erleichtern, weil sich Dokumente schnell, bequem und kontaktlos bearbeiten lassen“, so Anand Shah, Senior Manager of Service Delivery bei Regeneron.

„Unseren Schätzungen nach kann ein Team durch die Umstellung auf ein automatisiertes Web-Formular in Adobe Acrobat Sign dank effizienterer Prozesse 633.000 Dollar und 4.608 Arbeitsstunden im Jahr sparen. Neben der Vermeidung von Papierabfällen sparen wir auch fast 10.000 Liter Wasser“, so Shah.

Skalierter Zugriff dank Partnern und Integrationen.

Indem Integrationen mit Technologiepartnern aus dem Adobe-Ökosystem Priorität eingeräumt wird, kann das für Programmdienste zuständige Team Adobe Acrobat Sign im ganzen Unternehmen rasch skalieren (in Programmen wie Veeva, Microsoft 365 und Teams). Eine Integration mit iCertis erlaubt es dem HR- und Recruiting-Team, Vertragsangebote über die Oberfläche von iCertis automatisch zu erstellen und zur Unterzeichnung zu versenden. Durch die Automatisierung dieses Prozesses ist das Bearbeiten von Verträgen jetzt 96 % schneller: statt 2 Stunden nur noch 4,8 Minuten. Das sind enorme Einsparungen, da im Jahr Tausende von Verträgen geprüft werden.

Zudem nutzt das HR-Team Workday-Integrationen, um jährlich Tausende von Beschäftigungsangeboten für interne und externe Kandidatinnen und Kandidaten zu verarbeiten. Das Automatisieren dieses bislang manuellen Prozesses wird zu geschätzten Einsparungen in Höhe von 3,2 Millionen Dollar im Jahr führen. Zudem lassen sich die Ausgaben für Druck und Papier fast ganz eliminieren, während 23.000 Bearbeitungsstunden wegfallen.

„Technologie verändert sich so schnell, dass man nur schwer vorhersagen kann, wo wir in fünf Jahren sein werden“, so Gulati. „Wir sind noch immer dabei, weitere Prozesse zu erkunden, für die wir Adobe Acrobat Sign einsetzen können. Durch die Optimierung interner Prozesse, die Vereinfachung von Fertigungsabläufen sowie die Unterstützung von Forschungsaktivitäten können wir unser Ziel, Forschungsergebnisse in Medikamente für Patientinnen und Patienten zu verwandeln, viel leichter erreichen.“

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