Immer mobil bleiben.

Immobilienportal-Betreiber Scout24 digitalisiert Vertrags- und Freigabeprozesse mit Adobe Sign.

Scout24

Scout 24 AG

Gegründet 1998 (ImmobilienScout24)

Beschäftigte: 850 (April 2020)
München, Deutschland

www.scout24.com

5 Stunden

braucht ein Signaturvorgang im Vertragsmanagement im Idealfall nur noch

Products:

Zielsetzung

Durch Digitalisierung Vertragsabschlüsse mit Dienstleistern beschleunigen­

Kompatible Lösung für firmenweiten Single Sign-On und Zwei-Faktor-Authentisierung

Einfache Nutzerführung für hohe Akzeptanz bei Beschäftigten und Vertragspartnern

Ergebnisse

Verbesserte Kommunikation in Lieferkette beschleunigt Time-to-Market

Remote Deployment erleichtert dezentrale Arbeitsorganisation

Pro Signaturvorgang wurde Zeitbedarf auf bis zu fünf Stunden reduziert

Die Scout24 Gruppe digitalisierte bereits Geschäftsprozesse, als noch kaum jemand den Begriff Digitalisierung verwendete. 1998 brachte sie mit dem Online-Marktplatz ImmoScout24 die Immobilienanzeige erfolgreich aus der Zeitung ins Internet. Heute lautet die Vision, Deutschlands führenden Immobilien-Marktplatz zu einem Ökosystem auszubauen, mit dem sich künftig auch sämtliche Transaktionen rund um Miete und Kauf von Immobilien rein online erledigen lassen.

Auch intern möglichst digital aufgestellt zu sein, ist für das im MDAX börsennotierte Unternehmen selbstverständlich. Denn eine kurze Time-to-Market ist entscheidend. „Unser Marktumfeld ändert sich schnell. Damit wir unseren Kunden ohne langen Vorlauf zeitgemäße Services bieten können, halten wir mit Lösungen wie Adobe Sign unsere Prozesse schlank und flexibel“, erklärt Sven Preiss, der als Head of Legal Commercial bei der Scout24 AG den Umstieg auf elektronische Unterschriften betreute.

 

Innovationen per Post dauern zu lange

Als Betreiber eines erfolgreichen und hochinnovativen Internet-Dienstes lag es für die Scout24 AG nahe, auch bei Freigabeprozessen und Vertragsunterschriften auf eine Online-Lösung zurückzugreifen. Der Anlass: Für seine Plattform-Infrastruktur setzt das Unternehmen unter anderem auch auf internationale Dienstleister. Bestimmte innovative Software-Komponenten bezieht es von Entwicklern aus den USA und ganz Europa. Aber weil der Vertragsabschluss mit den Digitalschmieden lange Zeit analog auf dem Postweg erledigt wurde, musste die Scout24 AG mitunter viel länger auf den Einsatz neuer Tools warten als gewünscht.

„Mal abgesehen von der langen Postlaufzeit haben oft umständliche Nachrecherchen den Vorgang verzögert, wenn ein Papierdokument beim Versand verloren gegangen war. Mit den elektronischen Signaturvorgängen in Adobe Sign kann das nicht mehr passieren“, berichtet Sabina Beganović, die im Legal-Team der Scout24 AG für das Vertragsmanagement zuständig ist.


„Unser Marktumfeld ändert sich schnell. Damit wir unseren Kunden ohne langen Vorlauf zeitgemäße Services bieten können, halten wir mit Lösungen wie Adobe Sign unsere Prozesse schlank und flexibel.”
 

Sven Preiss
Head of Legal Commercial, Scout24 AG


Maßgeschneiderte Lösung mit schnellem Onboarding

Als sich die Scout24 AG im Februar 2019 für Adobe Sign entschied, zählte ein Faktor, den der Online-Dienstleister selbst sehr gut beurteilen kann. „Es war sehr schnell klar, dass uns Adobe im Vergleich den bedeutend besseren Support bieten kann“, erinnert sich Sven Preiss. Positiv empfand er, dass die Lösung dank dieser Unterstützung in nur zwei Wochen technisch einsatzfähig war. Die Zeit genügte, um Adobe Sign maßgeschneidert mit dem bei Scout24 verwendenden System für Single Sign-on und Zwei-Faktor-Authentisierung zu verknüpfen – Merkmale, die dem Unternehmen insbesondere aus Sicht der IT-Sicherheit sehr wichtig sind. Auch ein umfassendes aber gleichzeitig kompaktes Onboarding passte in diese kurze Vorlaufzeit.

Damit blieb dem Legal-Team genügend Spielraum, um bis zum geplanten Kick-off im Sommer 2019 alle Funktionen und Abläufe zusammen mit Testnutzern für den Einsatz im Unternehmensalltag optimal vorzubereiten. „Legal kriegt eher selten Lob, weil wir prinzipbedingt die Rolle eines ‚Aufpassers‘ einnehmen müssen. Dass unsere Initiative sofort auf Begeisterung stieß, spricht für die unmittelbar spürbaren Vorteile von Adobe Sign für das Team und das Unternehmen“, betont Sven Preiss.

Mit Adobe Sign sind Backup und Nachverfolgung inklusive

Im Juni 2019 versah das Legal-Team als erste Abteilung der Scout24 AG seinen Signaturvorgängen ein digitales Upgrade. An der Schnittstelle zwischen anderen Unternehmensabteilungen und den Vertragspartnern beschleunigte dies aber auch automatisch deren Dokumentenprozesse.

Durch den neuen Prozess gehörte die Hängepartie des physischen Postversands auf einen Schlag der Vergangenheit an. Denn das vormarkierte Vertragsdokument laden die Beschäftigten des Legal-Teams per Webbrowser bei Adobe Sign hoch, tragen dort die E-Mail-Adressen der Zeichnungsberichtigen ein und schicken das Dokument mit einem Mausklick direkt in deren elektronisches Postfach. „Wir brauchen kein Dokument mehr vorsorglich als Backup zu scannen. Denn mit Adobe Sign kann nichts verloren gehen. Schließlich lässt sich online nachverfolgen, bei welchem Unterzeichner das Dokument in der Inbox auf eine Unterschrift wartet“, so Sabina Beganović.

Auch im eigenen Hause verkürzt Adobe Sign den Unterschriftsprozess erheblich, denn die Abteilungs- und Geschäftsleitung bei Scout24 erhalten das Dokument ebenfalls direkt per E-Mail. Niemand muss sie mehr mit der Umlaufmappe in der Hand aufsuchen und womöglich wiederkommen, weil sie in Meetings sind.

Sven Preiss möchte als Zeichnungsberechtigter vor allem die mobile Signatur nicht mehr missen: „Ich unterschreibe dank Adobe Sign alles nur noch per Smartphone. Das geht überall, schnell und erlaubt mir sogar eine persönliche Note, weil ich richtig mit dem Finger statt mit einer stilisierten Schriftart unterzeichnen kann.“

Wegen der guten Erfahrungen im Legal-Team haben im September 2019 auch die Personal- und die Finanzabteilung der Scout24 AG begonnen, Dokumente mit Adobe Sign zu zeichnen. Derzeit können 27 Personen im Unternehmen elektronische Signaturvorgänge anstoßen. Weil aber bei Scout24 stets zwei Zeichnungsberechtigte unterschreiben und beim Vertragspartner zumindest einer, profitiert mindestens die dreifache Anzahl an Unterzeichnern von den Vorteilen des digitalisierten Verfahrens.


„Mit Adobe Sign ist es zum Normalfall geworden, dass wir die Dokumente von unseren Vertragspartnern noch am selben Tag unterschrieben zurückerhalten.”
 

Sabina Beganović
Vertragsmanagement, Scout24 AG


Vieles ist noch am selben Tag erledigt

Wie viel Zeit Adobe Sign der Scout24 AG im Vergleich zur analogen Vergangenheit spart, verrät Sabina Beganović ein Blick in die Account-Statistik. 2019 halbierte sich die Zeit für sämtliche Signatur- und Ablagevorgänge in der Legal-Abteilung über alle Aufgabenbereiche hinweg. Statt früher oft erst nach zwölf Tagen konnte sie dank Adobe Sign von allen Seiten unterschriebene Dokumente schon nach sechseinhalb Tagen zu den Akten legen. Im bisherigen Jahr 2020, in dem die Umstellung viel stärker greift, bedarf es im Schnitt nur noch zwei Tage bis ein Signaturprozess abgeschlossen werden kann.

Im Bereich des Vertragsmanagements, wo im Legal-Team alles begann, sorgt Adobe Sign sogar für noch mehr Tempo. Im Jahr 2020 liegt der bisherige Schnitt für eine Unterzeichnung eines Lieferantenvertrages bei nur fünf Stunden. „Mit Adobe Sign ist es zum Normalfall geworden, dass wir die Dokumente von unseren Vertragspartnern noch am selben Tag unterschrieben zurückerhalten“, berichtet Sabina Beganović.

Hohe Akzeptanz bei Lieferanten und Beschäftigten

Es gehört zu einer so weitreichenden Prozessänderung, dass man viele Beteiligte abholt. Das fiel und fällt der Scout24 AG leicht. IT-Lieferanten begrüßten den digitalisierten Vertragsabschluss von Beginn an. Bei weniger technikaffinen Vertragspartnern stellt sich die Akzeptanz spätestens dann ein, wenn sie die Vorteile persönlich erleben und eine rechtsgültig unterschriebene Vertragskopie direkt im E-Mail-Postfach erhalten. Sven Preiss: „Wir leisten gerne Aufklärungsarbeit im Markt, weil wir von Adobe Sign überzeugt sind.“

Im eigenen Haus kommen mittlerweile Beschäftigte anderer Abteilungen aus eigener Initiative auf das Legal-Team zu, weil sie die elektronische Signatur ebenfalls verwenden möchten. „Da derzeit keine Präsenzarbeit möglich ist, sind viele Abteilungen sehr interessiert daran, ihre internen Freigabeprozesse zu digitalisieren. Gerade im Finance-Bereich ist es von Vorteil, dass sich Unterlagen mit Adobe Sign schnell und sicher speichern lassen“, erklärt Sven Preiss.

Adobe Sign zu skalieren ist einfach – sogar im Homeoffice

Daher steht schon jetzt fest, dass die Scout24 AG den Einsatz von Adobe Sign ausweiten wird. Dabei sind das flexible Preismodell und die Verwaltung aus der Ferne von Vorteil. Denn dadurch lässt sich die Lösung auch unter den aktuellen Rahmenbedingungen der Corona-Pandemie leicht skalieren und auf die Endgeräte der Nutzer bringen. Das ist ideal für eine zunehmend dezentrale Arbeitsorganisation. „Mit Adobe Sign sind wir gut auf diese Entwicklung vorbereitet. Alle, die derzeit im Homeoffice arbeiten, sind sehr glücklich, dass wir diese Lösung haben“, lautet das Fazit von Sven Preiss.


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