Documentación del futuro de la sanidad sostenible.
Roche Diagnostics supera las expectativas de los profesionales sanitarios y a los investigadores en documentación de productos.
50 %
de aumento de la velocidad de la producción de documentación en PDF
Productos:
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Añadir elementos visuales a la documentación para responder a la demanda de los clientes
Automatizar la conversión de documentos en XML sin estructurar a XML estructurado
Crear contenidos que puedan migrarse fácilmente a un nuevo CMS de componentes
Resultados
Aumento de la velocidad de la producción de documentación en PDF en un 50 %
Conversión eficaz de la edición sin estructurar a la estructurada
Satisfacción de los clientes respecto a la maquetación y el diseño visual
Simplificación de la creación gracias al marco XML personalizado
“Automatizar la producción de la documentación con Adobe FrameMaker hizo que todo el proceso cambiara, lo que nos permitirá reducir el plazo de comercialización de aquí en adelante”.
Thomas Risi
Jefe de departamento de Roche Diagnostics
El poder del conocimiento
En el sector sanitario, el diagnóstico in vitro, locución de origen latino que significa “en vidrio”, se conoce como el “campeón silencioso”. Las pruebas que se llevan a cabo al margen del paciente, con portaobjetos de vidrio, placas de Petri, tubos de ensayo y otros medios, influyen en más del 60 % de la toma de decisiones médicas y tan solo suponen el 2 % del coste. Los diagnósticos permiten a los laboratorios proporcionar a los profesionales sanitarios la información fiable necesaria para que tomen las decisiones correctas para sus pacientes en el momento adecuado, así como para que estos se mantengan al tanto de su salud y bienestar.
Roche Diagnostics, una división de la empresa sanitaria global Roche Group, ofrece a los clientes de todo el ámbito sanitario (desde instituciones de investigación, hospitales y laboratorios comerciales hasta médicos y pacientes) el poder del conocimiento. Desarrolla y fabrica cientos de productos y tecnologías de gran complejidad y con una alta regulación, como las pruebas rápidas de detección de enfermedades y la instrumentación para el procesamiento automatizado de tubos de gran volumen.
Disponer de una documentación técnica de alta calidad es de vital importancia para la seguridad de los pacientes, ya que contribuye a garantizar el uso adecuado de los suministros y dispositivos. Sin embargo, los departamentos de documentación técnica de empresas como Roche Diagnostics se enfrentan constantemente al desafío de mantener el ritmo de la rápida innovación tecnológica, el crecimiento del sector y la expansión de una clientela internacional que habla docenas de idiomas y procede de países con requisitos normativos muy variados.
Añadir estructura y atractivo visual
Los expertos en documentación de Commatec, un partner de Roche Diagnostics, llevan más de 25 años ayudando a la empresa a desarrollar su documentación técnica. En función del dispositivo, un único manual del operario puede tener hasta 1500 páginas, y los manuales de formación y de servicio, otras 1500. Además de desarrollar contenido, Commatec ofrece servicios de asesoramiento para los ámbitos de la creación y las herramientas.
Hace unos años, Roche Diagnostics se dio cuenta de que debía dar un lavado de cara a sus manuales. Los clientes pedían más imágenes y menos texto, por lo que la empresa elaboró un prototipo de manual de formación y recurrió a Commatec para que le ayudara a realizar la transición de los documentos.
“Después de mantener el mismo diseño durante varios años, queríamos adentrarnos en una era completamente nueva. Desde el punto de vista estético, esto suponía adoptar un nuevo enfoque para los gráficos. También aprovechamos la oportunidad para pasar de la edición sin estructura a la estructurada utilizando Adobe FrameMaker como editor XML”, comenta Thomas Risi, responsable del Laboratorio Central de Documentación de Roche Diagnostics.
En un principio, Roche y Commatec se plantearon utilizar la Arquitectura Darwin para Transcribir Información (DITA, por sus siglas en inglés) como Definición de Tipo de Documento (DTD), es decir, la “gramática” de los archivos. La DTD de un archivo de Lenguaje de Marcado Extensible (XML) incluye los elementos, entidades, notaciones y atributos utilizados. Sin embargo, la DITA resultaba demasiado compleja para lo que Roche Diagnostics quería conseguir. Por tanto, con la ayuda de Commatec, Roche Diagnostics creó automatizaciones para convertir documentos sin estructura en un marco XML personalizado.
“Nuestro punto de partida fue un documento creativo y lleno de información, pero que no tenía reglas de estandarización”, señala Martin Schlicksupp, director ejecutivo de Commatec. “Así que creamos la estructura por nuestra cuenta con la combinación adecuada de reglas de contenido y flexibilidad de diseño utilizando Adobe FrameMaker. Esta herramienta lleva siendo nuestra favorita desde hace casi 20 años, ya que siempre nos ofrece una solución para cualquier reto de documentación que se nos presente”, añade.
“Adobe FrameMaker Publishing Server y Miramo permiten a nuestros equipos globales publicar contenidos en varios formatos (como PDF, CHM, HTML, HTML5 y XML) mediante nuestro sistema de gestión de contenido, TCToolbox”.
Silke Köhler
Responsable de procesos, publicación técnica y traducción de Schneider Electric Automation GmbH.
Personalización y automatización
La solución XML personalizada que diseñó Commatec junto con Roche Diagnostics se basa en automatizaciones de FrameMaker creadas con FrameScript, una herramienta de automatización y personalización de scripts orientada a los objetos. Al iniciarse, FrameMaker carga los scripts que amplían la funcionalidad de FrameMaker.
“Nuestro personal ha adquirido una gran destreza en el entorno de creación WYSIWYG, de ahí que hayamos mantenido la misma DTD y que Adobe FrameMaker siga siendo nuestro editor XML. Queremos poner las cosas lo más fácil posible a nuestros creadores”, afirma Thomas Risi, responsable del Laboratorio Central de Documentación de Roche Diagnostics.
Los scripts facilitaron la automatización de la conversión de los documentos existentes a XML estructurado, pero los equipos también tuvieron que modificar la DTD. Los cambios editoriales y de maquetación consistieron en un intercambio iterativo entre la adición de imágenes y la supresión de texto, seguidos de actualizaciones de la DTD para admitir futuros documentos. La DTD, creada con la ayuda de Commatec, se ha convertido en el estándar que emplea el equipo de documentación de Roche Diagnostics, compuesto por 80 miembros, así como otros tres proveedores de documentación de terceros de Roche.
Reconocimiento de los clientes y la crítica
Los manuales actualizados de Roche Diagnostics recibieron críticas muy favorables por parte de los clientes, que apreciaron de inmediato el mayor énfasis puesto en los elementos visuales. Los manuales también llamaron la atención de la Asociación Europea para la Comunicación Técnica (tekom, por sus siglas en inglés).
Tekom concede premios todos los años a las empresas que producen una documentación técnica sobresaliente. Un jurado formado por expertos en comunicación técnica evalúa las candidaturas en función de la estructura, la calidad del texto, la maquetación y el diseño. Las versiones en PDF y formato electrónico de los manuales actualizados de Roche Diagnostics recibieron el prestigioso galardón tekom-Dokupreis en octubre de 2016. Además, el formato propio de ayuda online de los sistemas de Roche, denominado “User Assistance” (Asistencia al usuario), que se genera a partir de la misma estructura en FrameMaker, ganó el recién estrenado premio tekom-Dokupreis a la documentación electrónica.
“Fuimos muy metódicos a la hora de realizar las mejoras con Adobe FrameMaker. Nos sentimos muy orgullosos de haber cumplido las expectativas de nuestros clientes y de haber dejado impresionados a nuestros compañeros”, reconoce Risi.
Temas y ahorro de tiempo
El siguiente paso para el equipo de documentación de Roche Diagnostics consiste en implementar el nuevo sistema de gestión de contenidos (CMS) de componentes, SCHEMA. Este CMS permitirá a Roche Diagnostics pasar de la edición basada en archivos a la edición basada en temas.
“En la actualidad, nuestra base de datos de DTD contiene temas, pero todos ellos están agrupados en archivos. Cuando tengamos el CMS, la edición se basará únicamente en temas en Adobe FrameMaker, por lo que no tendremos que gestionar capítulos enteros en un único archivo”, explica Risi.
A partir de los contenidos editados en FrameMaker, Roche Diagnostics podrá gestionar las variantes y traducciones en SCHEMA y, a continuación, publicar y distribuir los documentos. Los planes previstos para el futuro incluyen la optimización para dispositivos móviles, lo que mejorará la experiencia de los clientes gracias a la comodidad que supone la movilidad.
Según las estimaciones de Roche Diagnostics, desde la conversión a XML estructurado, el tiempo de producción de un PDF se ha reducido a la mitad. Asimismo, una vez que puedan cargar el contenido en el CMS, la empresa calcula que también podrá reducir el tiempo de traducción a la mitad.
“Automatizar la producción de la documentación con Adobe FrameMaker hizo que todo el proceso cambiara, lo que nos permitirá reducir el plazo de comercialización de aquí en adelante”, asegura Risi. “Pero la cosa no queda en el ahorro de tiempo: como los documentos son mucho más sofisticados, no solo hemos mejorado la tecnología que se oculta tras la producción, sino también la experiencia del usuario final”, añade.